Yrityksen perustana osto-osasto vastaa kaikesta, joka liittyy materiaalien tilaamiseen ja myyjien kanssa. Hyvä osto-osasto minimoi ostettujen tavaroiden kustannukset, näytön myyjät laadusta ja seurata tilauksia aloittamisesta vastaanottoon. Hankintaosaston laatu voi vaikuttaa merkittävästi yrityksen voittomarginaaliin.
Estä pulaa
Ostotoimisto vastaa liiketoimintasi valmistukseen ja käyttämiseen tarvittavien materiaalien hankkimisesta. Jotta voidaan varmistaa, että materiaalipula ei vaikuta tuottavuuteen, osto-osastot käyttävät tekniikoita, kuten useita hankintoja. Useiden hankintojen ansiosta useita tavarantoimittajia käytetään tarjoamaan samoja tavaroita. Tällä tavalla, jos yhden toimittajan kanssa ilmenee ongelma, tilauksia toiselle voidaan lisätä korvaamaan.
Minimoi kulut
Hankintaosastolla on tärkeä rooli yrityksesi voittojen maksimoinnissa. Se vertaa hintoja ja neuvottelee toimittajien kanssa saadaksesi yrityksellesi parhaan mahdollisen hinnan tarvittavista tavaroista.
Hyväksy myyjät
Ennakkovahvistajat voivat nopeuttaa hankintaprosessia asioihin, joita yrityksesi usein tarvitsee. Hankintaosasto arvioi myyjiä hinnan, laadun, asiakasarvostelujen ja tilausten täyttämisaikojen suhteen ja tuottaa luettelon hyväksytyistä myyjistä.
Seuraa tilauksia
Tilaukset dokumentoidaan ostotilauslomakkeilla, joissa määritetään tärkeät tunnistetut tiedot tilatuista materiaaleista sekä tilattu määrä. Näitä lomakkeita käytetään sen varmistamiseksi, että tilatut tavarat vastaanotetaan, ja seurata tilausten täyttämiseen kuluvaa aikaa.
Tarkista laskut
Osto-osasto tarkistaa laskut, kun ne saapuvat tarkkuuteen, ennen kuin ne luovutetaan kirjanpitoon. Siinä verrataan laskua ostotilauslomakkeeseen ja tosiasiallisesti vastaanotettuihin tavaroihin. Lisäksi tarkastellaan ylimääräisiä maksuja. Näin varmistetaan, että yritys maksaa vain tosiasiallisesti vastaanotetuista tavaroista.
