Kuittauksen kirjoittaminen käsin voi tuntua vanhanaikaiselta tai jopa teeskentelevältä, mutta asiakkaat arvostavat sitä, että otit ylimääräisiä ponnisteluja varmistaaksesi, että heillä on kirjaa kuluistaan. Jopa yritykset, joilla on automatisoitu kassalle, kokevat joskus sähkökatkoksia ja internet-palvelun epäonnistumisia. Liiketoiminnan menettämisen sijaan voit kirjoittaa kuitin myyntiin käsin, jos et käsittele suuria ostoja.
Miksi tarjota kuitit?
Tarkkojen kuittien tarjoamisessa on monia etuja asiakkaillesi ja kauppiaillesi. Käytäntö suojaa mainetta kauppiaana tai palveluntarjoajana. Myymäläseloste, jonka annat, näyttää asiakkaalle, että he ovat saaneet kaikki ostamansa tavarat ja palvelut oikeaan hintaan. Kuitti myös dokumentoi kyseisen asiakkaan mieltymykset. Asiakkaiden mieltymysten ja ostokuvioiden seuranta auttaa seuraamaan varastosi ja suunnitelmasi uudelleen.
IRS: n ja alan standardien noudattamisen lisäksi tarkkojen kuittien tarjoaminen tekee myös seuraavat:
- Se suojaa työntekijöitäsi vääristä syytöksistä epärehellisissä tai epärehellisissä käytännöissä.
- Käytäntö tekee riidanratkaisun helpommaksi.
- Kuittien tarjoaminen auttaa määrittämään takuun alkamis- ja päättymispäivät.
Maksujen vastaanottaminen
IRS-tarkoituksiin jokaisen liiketoimintakulujen maksukuitin on sisällettävä tapahtuman tapahtumapäivä, kuukausi ja vuosi, luettelo kaikista ostetuista tuotteista tai palveluista ja maksettu kokonaismäärä. Yritysten teollisuusstandardit edellyttävät, että sisällytät yrityksesi nimen ja yhteystiedot myös käytetyn maksutavan, joko käteisellä, sekillä, maksumääräyksellä, luottokortilla tai sähköisellä varainsiirrolla.
Onko tulot oikeudellinen vaatimus?
Monissa osavaltioissa vuokranantajien on toimitettava vuokrasopimus kirjallisesti, jos vuokralainen pyytää sitä, riippumatta siitä, mitä maksuvälineitä vuokralainen käyttää. Joissakin valtioissa vaaditaan vain ostot, jotka koskevat tietyn dollarin suuruisia ostoksia. Jopa sellaisessa kaupungissa, jolla ei ole tällaisia lakisääteisiä vaatimuksia, paras alan käytäntö sanoo, että annat kuitin jokaisesta tapahtumasta. Yksinkertainen "Haluaisitko kuitti?" täyttää kaikki oikeudelliset tai alan velvoitteet niissä valtioissa, jotka eivät vaadi sinua antamaan niitä.
Mikä on maksutodistuksen merkitys?
Todistus maksusta sisältää alkuperäisen ostokuitin, peruutetut sekit, pankkiselvitykset ja luottokorttitiedotteet. Tapahtuman vahvistussivu tai vahvistusviesti voi myös olla maksun todiste, jos siihen sisältyy päivämäärä, luettelo kaikista ostetuista kohteista tai palveluista ja erityinen maksutapa, jota käytettiin oston suorittamiseen.
Miten käsin kirjoita maksun vastaanotto
Käytätkö kuitin mallia vai ei, kirjoita yhteensopiva kuitti seuraavasti:
- Kirjoita kuitin numero oikean oikean yläkulman kohdalle. Jotta vältytään antamasta asiakkaalle samaa tapahtumanumeroa, aloita numerosta 001 ja jatka sieltä. Niin kauan kuin sinulla on myös nykyinen päivämäärä, voit käyttää näitä samoja numeroita seuraavana päivänä.
- Kirjoita yrityksen nimi ja yhteystiedot vasempaan yläkulmaan. Sisällytä yrityksesi puhelin, faksi, sähköpostiosoite ja verkkosivusto sekä työaikasi. Tämä tieto ei ainoastaan auta asiakasta selvittämään, oliko hankinta liiketoimintakustannuksia, vaan asiakas voi siirtää osoitteen ja käyttötunnit ystävillesi ja perheellesi.
- Ohita rivi ja aloita listaaminen kaikista ostetuista kohteista sekä lyhyt kuvaus jokaisesta ja päättyy kohteen ostohintaan oikeassa reunassa.
- Anna kokonaishinta, ennen kuin vähennät kupongit. Sen jälkeen ota alennukset ja anna uusi kokonaismäärä. Lisää myyntivero. Lisää myös kuljetus- ja käsittelykuluja, jos tämä ei ole ostoksia kaupassa.
- Kirjoita lopuksi maksutapa ja asiakkaan nimi kuitin viimeiselle riville tai missä se sanotaan "vastaanotettu." Anna asiakkaalle yksi kopio ja säilytä toinen tietosi.
