Tehtävien erottaminen käteisvaroista on taktiikka työntekijöiden tahattoman ja tahallisen rahan menetyksen riskin vähentämiseksi. Henkilö, joka todennäköisesti varastaa käteistä yhtiöstä, on pitkäaikainen työntekijä sellaisessa työympäristössä, jossa ei ole eroja tehtävistä. Tehtävien erottaminen käteisellä on yleisimpiä suurissa yrityksissä, mutta myös pienyritykset voivat hyötyä tehtävien vähimmäiserottelusta tai johtajan huolellisesta valvonnasta ja tarkistamisesta. Tehtävien asianmukainen erottaminen käteisliiketoiminnassa edellyttää lupaa, huoltoa, kirjaamista ja sovittelua.
valtuutus
Valtuutus on ensimmäinen vaihe säilytysketjussa. Vain yksi henkilö on valtuutettu suorittamaan tehtävän. Esimerkiksi henkilö voi vastaanottaa postia ja tarkistaa, mutta hänen ei pidä säilyttää säilöönotettuja tarkastuksia, tallentaa niitä tai sovittaa yhteen kirjanpidon, johon tarkastukset on tehty. Lisäksi hän voi valtuuttaa tai valmistaa talletuksia, mutta hän ei voi mennä pankkiin tallettamaan rahaa. Joskus pienemmässä yrityksessä tarkastuksen valtuutettu henkilö voi sovittaa sen yhteen vain, jos toinen työntekijä tai johtaja on tallentanut ja tallentanut sen.
huolto
Huoltajuus riippuu velvollisuudesta. Esimerkiksi kahdeksan tunnin muutoksen rahan hoitaja ei useimmissa tapauksissa saisi sovittaa yhteen omaa kassalaatikkoa. Olisi hyväksyttävää, että hän laskisi ja tallentaa päivän lopun kokonaissummansa, mutta esimiehen olisi sovitettava yhteen kaikki summat varmentamaan käteisvarat vastaan. Näin varmistetaan, että kaikki rahat otetaan huomioon, eikä kukaan ole puuttuu.
Äänite
Tallentaminen on käteismaksu, joka edellyttää, että johtaja tai työntekijä kirjaa fyysisesti tai sähköisesti käteisvarat yhtiön kirjanpitoon. Tämä käteismaksu takaa rahan jälkeisen paperiradan. Edellisessä esimerkissämme käteisvarustajan sovittelijan pitäisi saada toinen johtaja tallentamaan talletuksen tai käteisen rahat. Kun useita henkilöitä käsittelee käteistä, on välttämätöntä erottaa tehtävät koko säilytysketjussa.
sovinto
Sovittelu on viimeinen vaihe käteisvelvoitteiden ja säilytysketjun erottamisessa. Se varmistaa, että jokainen, joka käsitteli rahat, on kirjannut käteistä, sekit tai talletukset oikein. Kun johtaja tai työntekijä sovittaa yhteen päivän tai viikon rahasummat, se antaa yritykselle mahdollisuuden saada virheitä kirjanpitoon tai löytää mahdollisen sisäisen varkauden. Yrityksellä tulisi aina olla erilainen henkilö, joka sovittaa yhteen sen, joka on saanut, käsitellyt tai tallentanut rahaa.
