Varaston käyttöä ylläpitävät yritykset käyttävät varaston järjestelmiä varaston ja tehtaan varastotasojen hallintaan. Tällaisten yritysten on päätettävä ajanjakson inventointijärjestelmien ja pysyvien inventaariojärjestelmien välillä. Kummassakin järjestelmässä yrityksen on vielä otettava varasto vähintään kerran vuodessa. Fyysinen inventaario tarjoaa pari etua yrityksen johtamiselle.
Varastojärjestelmät
Varastojärjestelmät täyttävät yrityksen tarpeet antamalla tietoja varastomääristä ja dollarin arvoista. Monet inventaarijärjestelmät antavat tietoa varaston erityisestä varastopaikasta ja kyseisessä paikassa pidetystä määrästä. Laitoksen työntekijät ja johtajat käyttävät näitä tietoja etsimään tiettyjä kohteita asiakkaille toimitettaviksi tai määrittämään, tarvitseeko yritys järjestää tietty inventaario, koska käytettävissä oleva varasto on vähentynyt. Varastojärjestelmät antavat myös tilinpäätösosastolle tietoja yhtiön omistamasta kokonaisvaraston arvosta.
Perpetual Inventory
Jatkuva inventaarijärjestelmä päivittyy aina, kun varasto saa varastoja myyjiltä sekä aina, kun varasto toimittaa varastoja asiakkaalle. Jatkuva inventaariojärjestelmä tarjoaa varaston saldon milloin tahansa. Tämä saldo päivittyy jatkuvasti. Monet yritykset käyttävät skannereita ja viivakoodeja tallentaakseen varastojen saldojen muutokset helposti. Nämä yritykset skannaa varastot, kun ne lähetetään tai vastaanotetaan, mikä päivittää automaattisesti varastojärjestelmän saldon.
Fyysinen inventaario
Fyysinen inventaario koostuu kunkin varaston kohteen manuaalisesta laskemisesta ja sen vertaamisesta varastojärjestelmään kirjattuun määrään. Jotkut yritykset erottavat työntekijät kahteen ryhmään, ja yksi ryhmä laskee jokaisen kohteen ja toinen ryhmä kertoo jokaisen kohteen. Tämä antaa yritykselle mahdollisuuden verrata kahta laskua järjestelmään tallennettuun määrään ja tunnistaa mahdolliset inventaarioongelmat. Fyysisen inventaariluvun avulla yritys pystyy määrittämään varastonmäärät oikein, tunnistamaan tarvittavat varastomuutokset ja tutkimaan variaatioita.
Varaston säätö
Joskus yritykset havaitsevat eroja varaston todellisten määrien ja tallennetun varaston välillä. Kun näin tapahtuu, yhtiö tallentaa varaston oikaisun korjaamaan järjestelmän varastojen tasapainon. Säätömäärät johtuvat todellisen määrän vertailusta järjestelmän määrään. Varaston oikaisun tarkoituksena on tehdä varastosysteemistä yhtä suuri kuin yrityksen omistama varasto.
Varaston varianssi
Kun fyysinen inventaario on suoritettu, yritys tutkii havaitut poikkeavuuksien määrää koskevat vaihtelut. Vaihtelut johtuvat tyypillisesti työntekijöiden virheistä, varkauksista tai tuhoamisesta.
