Yritysten omistajien on saatava maksua, jotta he pysyisivät liiketoiminnassa, mutta erilaiset yritykset pyytävät maksua eri tavoin. Myynnin sulkeminen tapahtuu usein henkilökohtaisesti tai puhelimitse. Palveluntarjoajat lähettävät laskuja yleensä postitse tai sähköpostitse. Välineestä riippumatta maksun pyytäminen kohteliaasti parantaa myyntiä ja lisää asiakastyytyväisyyttä.
Myyntiprosessin sulkeminen puhelimitse tai henkilökohtaisesti
Myyntiedustajat myyvät yleensä myyntiä joko henkilökohtaisesti tai puhelimitse. Jotkin myyntisopimukset kestävät kauemmin kuin toiset. Esimerkiksi henkivakuutusmyynti vaatii enemmän selitystä kuin kenkien ostaminen.
Kohteliaisuus alkaa alussa ottamalla asiakkaita vastaan ja kiittämällä heitä ajastaan. Käytä aktiivisia kuuntelutekniikoita ja vastaa kysymyksiin helposti ymmärrettävällä kielellä. Jos koko prosessi on kohtelias, maksupyyntö on luonnollinen. Esimerkiksi "Haluatko maksaa käteisellä tai luottokortilla?" on yleinen tapa pyytää maksua. Tämä antaa ostajalle vaihtoehtoja ja ei ole voimakas. Kysyy: "Miten haluaisit maksaa?" on toinen suora tapa pyytää rahaa, mutta sitä pidetään edelleen kohteliaana niin kauan kuin se tehdään ystävällisesti.
Päättele aina kiittämällä asiakkaita heidän liiketoiminnastaan ja kysy sitten: "Onko jotain muuta voin tehdä sinulle?" Tämä viittaa siihen, että asiakkaiden auttaminen on sinulle tärkeää.
Kirjalliset maksupyynnöt
Monet yritykset laskuttavat asiakkaita tavaroiden luovutuksen tai työn tekemisen jälkeen, odottavat odotettuja maksuja. Yritykset joutuvat menettämään 20–50 prosenttia saamisista perintätoimistolle, jos asiakas ei maksa ajoissa, joten maksupalvelun pyytäminen kohteliaasti auttaa välttämään tätä.
Ääni on erittäin tärkeä, kun pyydät rahaa sekä sähköpostissa että perinteisessä liiketoiminnassa. Muista, että lukijat eivät aina tulkitse sanojasi tarkoitetulla tavalla. Kohtelias kirjeenvaihto kiittää asiakasta heidän liiketoiminnastaan ja käyttää sellaisia johdantolauseita kuin "Toivon, että kaikki on hyvin." Aikaisemmin maksetut laskut maksupyynnöt ovat vahvempia ja vähemmän ystävällisiä, mutta voivat silti olla kohteliaita.
Alkuperäiset pyynnöt: Ensimmäinen kirje vahvistaa, että lasku on vastaanotettu, ja kysyy, onko kysymyksiä. Tämä lähetetään noin viikkoa ennen maksujen myöhästymistä. Pidä se lyhyt ja informatiivinen, muistuttamalla asiakasta siitä, että maksu on tulossa ja että odotatte palvelevasi niitä tulevaisuudessa.
Toinen kirje lähetetään eräpäivänä. Pyynnön esittäminen "muistutuksena siitä, että laskun numero on maksettava" viittaa siihen, että maksamatta jättäminen on valvonta tai että maksu olisi voinut ylittää postissa. Anna laskutiedot ja eräpäivä maksumahdollisuuksien kanssa. Esitä saatavuus ja tarjoa vastauksia kaikkiin mahdollisiin kysymyksiin.
Aikaisemmat pyynnöt: Aikaisemmin lähetetyt kirjeet lähetetään viikosta 90 päivään eräpäivän jälkeen. Pidä maksupyynnöt kohteliaita viittaamalla laskuun ja huomaa, että maksua ei ole vastaanotettu kirjeenvaihtopäivästä alkaen. Pyydä asiakkaita tarkistamaan omia tietueitaan. Tämä lähestymistapa poistaa vastakkainasettelun antamalla asiakkaalle mahdollisuuden tekosyyn, kuten: "Luulin, että kirjanpitäjäni lähetti sen jo." Sulje kirjeet "Kiitos" tai "Ystävällisin terveisin" pitääkseen kohtelias ja ystävällinen sävy. Lisää jokaisen kirjeen mukana kopio laskusta.
Myöhemmät kirjaimet tulevat tiukemmiksi, koska asiakas ei ole vielä käsitellyt ongelmaa. Näissä kirjoissa käytetään edelleen monia aikaisempien kirjainten tekniikoita, mutta esikokouksen kirjaimissa on huomioitava, että maksua ei vastaanoteta.
