Kirjanpitotietojärjestelmä ottaa kaikki organisaation taloudellisen kirjanpidon tiedot ja tiedot ja järjestää ne asianmukaisesti. Kirjanpitotietojärjestelmä palvelee kolmea perustoimintoa: kerätä ja käsitellä tietoja, antaa tietoa organisaation päätöksentekijöille ja varmistaa, että kirjanpitohenkilöstö tallentaa tiedot tarkasti ja suojaa tietoja.
Keräys ja käsittely
Kirjanpitotietojärjestelmän keräysvaiheessa kirjanpitäjät tai kirjanpitäjät keräävät ja kirjaavat tietoja muun muassa käteismyynnistä, saamisista, käteisostoksista, veloista ja palkkasummasta. Tietokoneistetuissa järjestelmissä ohjelmisto käsittelee kaikki debitit ja hyvitykset täydelliseksi tietohallintatietokannaksi.
Raportit hallintaan
Tilinpitäjät jakavat raportteja organisaation päätöksentekijöille, kuten myynti- ja markkinointipäälliköille, tuotantojohtajille, talousjohtajille ja kaikille osastopäälliköille. Johto käyttää kirjanpitotietojärjestelmästä saatuja tietoja organisaation nykyisen toiminnan ja taloudellisen tilanteen analysointiin sekä suunnitelmien ja tavoitteiden asettamiseen tulevaisuutta varten. Esimerkiksi järjestelmästä luotu tase voi osoittaa johdolle, omistajille, velkojille ja sijoittajille, missä organisaatio on taloudellisesti tietyssä ajassa.
Tarkkuus ja turvallisuus
Järjestelmään pääsevien henkilöiden määrän rajoittaminen parhaiten saavuttaa kirjanpitotietojärjestelmän kolmannen toiminnon - varmistaa, että yritys ylläpitää oikeita tietoja turvallisesti. Organisaation johtajien on päätettävä, kuka se tulee. Esimerkiksi koulutetut toimihenkilöt, kirjanpitäjät tai kirjanpitäjät vaativat pääsyn tietojen tarkistamiseen ja syöttämiseen järjestelmään ja raporttien luomiseen. Muut organisaation yhteistyökumppanit, sekä sisäiset että ulkoiset, eivät yleensä tarvitse käsitellä tietoja.
Järjestelmien tyypit ja asiat
Yritykset tietokoneistavat yleensä kirjanpitotietojärjestelmän kaikissa pienimmissä organisaatioissa. Tietokoneen käyttäjät syöttävät tietoja ohjelmistoihin, jotka täydentävät laskutoimitukset ja luokittelevat ja tallentavat merkinnät asianmukaisiin luokkiin. Järjestelmä voi sitten luoda erilaisia raportteja käyttäjän pyynnöstä riippuen. Tietojärjestelmä sisältää kaikki kirjanpitoprosessin vaiheet, ja tapahtumia osoittavat paperikopiot, kuten työmääräykset, laskut ja tilinpäätökset, ovat osa järjestelmää. Pienissä yrityksissä, kuten äiti- ja pop-operaatiossa, jossa tapahtuu vain vähän tapahtumia, yritys voi pitää kirjanpitotietojärjestelmän manuaalisesti. Kirjanpitäjä käyttää jälleen koko kirjanpitosykliä ja rakentaa tuloksista manuaalisia raportteja.
