Kirjanpitotietojärjestelmät (AIS) ovat mullistaneet tapaa, jolla liiketoiminta tehdään maailmanlaajuisesti. Kun taloudelliset tiedot on kirjattu AIS-järjestelmään, taloudelliset raportit ja selvitykset voidaan tuottaa useilla liiketoimintatasoilla kannattavuuden varmistamiseksi.
Jotta AIS-ohjelmisto voi esittää tarkkoja taloudellisia raportteja ja selvityksiä, kirjanpitotiedot on syötettävä AIS-järjestelmään oikein ja tehokkaasti.
Faktat
Kirjanpitotietojärjestelmät (AIS) ovat vain yhtä hyviä kuin järjestelmään syötetyt tiedot. Vaikka tietokoneistettu AIS-ohjelmisto on vähentänyt huomattavasti kirjanpitotietojen tallennukseen ja taulukkoon tarvittavia ihmisen tunteja, ohjelmistoa on edelleen tarkastettava ja ylläpidettävä päivittäin rahoitustapahtumien tallentamiseksi.
Kaikilla taloudellisilla liiketoimilla on kolme päävaatimusta liiketoiminnan asianmukaisen kirjanpidon varmistamiseksi: oikea-aikaisuus, tarkkuus ja pätevyys. Jos rahoitustapahtumat eivät täytä näitä ohjeita, AIS-ohjelmistoon syötetyt tiedot johtivat väärin laadittuihin tilinpäätöksiin ja AIS-virheisiin.
ajantasaisuus
Kaikkien rahoitustapahtumien pitäisi olla ajankohtaisia; tulot ja niihin liittyvät menot tapahtuvat samana ajanjaksona, laskut kirjataan vastaanotettuun kuukauteen, ja kuukausittaiset erittelyt tehdään ennen tilinpäätösjakson päättymistä AIS: ssä.
AIS-järjestelmän taloudellisten tietojen antaminen eri tilikausilla tai kalenterikuukausina vääristää AIS: n laatimia taloudellisia raportteja. Se luo myös tilinpäätöksen, joka ei vastaa asianmukaisesti tilikauden aikana syntyneitä tuloja ja kuluja.
tarkkuus
Kun rahoitustapahtumat vastaanotetaan ajoissa, ne on tarkastettava tarkkuudella. Työkustannusraportit, käteisvarojen maksut ja käteisvarat on tarkistettava, jotta varmistetaan, että paperityössä luetellut määrät ovat tarkkoja. Rahoitustapahtumien tarkistaminen voi johtaa muiden kirjanpitotoimintojen tarkistamiseen, jos johdonmukaisia virheitä tehdään.
Jos AIS-järjestelmään on lähetetty virheellisiä tietoja, on suoritettava tilien yhteensovittaminen virheiden löytämiseksi rahoitustapahtumissa.
voimassaolo
Rahoitustapahtumien mittaaminen pätevyyteen on tärkeä askel tietojen tallentamisessa AIS-järjestelmään. Voimassaolovaatimukset täyttyvät, kun liiketoimi on määritetty tarkaksi, luotettavaksi ja liiketoimintaan liittyväksi. Ulkopuolisten tilitoimistojen tarkastukset keskittyvät yleensä AIS-järjestelmään tallennettujen taloudellisten tietojen pätevyyteen; virheellisten tietojen tallentaminen on kriittinen virhe, ja se luetellaan tilintarkastuskertomusten kirjanpidon puutteena.
Kirjanpidon työnkulku
Taloudellisissa tiedoissa on noudatettava asianmukaisia ohjeita, jotta ne täyttävät ajantasaisuuden, tarkkuuden ja pätevyyden vaatimukset. Jokaisella tilinpitäjällä olisi oltava työnkulku, jolla varmistetaan, että kaikki rahoitustapahtumat voidaan kirjata AIS- ja taloudellisiin raportteihin ennen tilinpitojakson päättymistä. Tehokkaiden työnkulkujen avulla jokainen asiakirja käsitellään vain kerran jokaisen prosessin aikana.
Vilpitön petos
Vaikka rahoitustapahtumat voivat täyttää ajantasaisuuden, tarkkuuden ja pätevyyden kirjanpitovaatimukset, jotkin yritykset harjoittavat tahallista petosta edistääkseen yrityksen taloudellista terveyttä. AIS-ohjelmisto on tarkoitettu tietokonepohjaiseksi tietueeksi, jota on vaikea käsitellä, mutta sitä voidaan silti tehdä. Käyttämällä erityisiä tilejä, jotka piilottavat liiketoimia, luovat erilliset yksiköt piilottamaan velkaa ja käyttävät entisiä tilintarkastajia suunnittelemaan yritystä AIS, on kaikki keinot luoda vilpillistä tietoa AIS: llä.
