Kirjanpitäjät työskentelevät päivittäin erilaisilla tiedoilla, taloudellisista tiedoista varastomäärään ja työaikaan. Tietojen käyttämiseksi tilinpitäjällä on oltava paikka varastoida tietoja. Sijainti, jossa yritys tallentaa kirjanpitotietonsa, on nimeltään kirjanpitotietojärjestelmä. Useimmat yritykset käyttävät tietotekniikkaa tallentamaan nämä tietueet ja antavat käyttäjille mahdollisuuden käyttää näitä tietueita.
Kirjanpitotiedot
Kirjanpitotiedot koostuvat taloudellisista ja muista kuin taloudellisista tiedoista. Taloudelliset tiedot antavat yksityiskohtaiset tiedot tilinpäätöksistä, tilinpäätöksistä ja julkisista pyynnöistä. Raporttien lisäksi kirjanpitäjät ylläpitävät varmuuskopiotietoja, joita voidaan käyttää ilmoitettujen numeroiden tarkistamiseen. Muut kuin taloudelliset tiedot koostuvat myyntimääristä, tuotantomääristä, työtunnista ja omaisuuserien kuvauksista. Ei-taloudelliset tiedot tukevat raportoituja taloudellisia lukuja. Myyntimäärät antavat yksityiskohtaiset tiedot kokonaismyynnistä. Tuotannon volyymi sisältää yksityiskohtaiset tiedot varastojen määristä. Työtuntien tiedot antavat tietoja palkanlaskennasta. Varojen kuvaukset antavat tietoja raportoidusta omaisuudesta ja laitteista.
Tietojärjestelmä
Tietojärjestelmä tarjoaa varastolle koko yrityksen tarvitsemien tietojen kokoamisen. Tietojärjestelmät tarvitsevat vahvan organisaation, jotta käyttäjät voivat käyttää tarvitsemiaan tietoja tarjoamatta pääsyä luottamuksellisiin tietoihin niiden tarpeiden ulkopuolella. Monet yritykset ostavat ohjelmistoja tietojärjestelmän tarpeiden hallintaan. Muut yritykset käyttävät tietokoneohjelmoijia rakentamaan tietojärjestelmän, joka vastaa heidän erityistarpeitaan.
Kirjanpitotietojärjestelmä
Kirjanpitotietojärjestelmä on tietojärjestelmä, joka on rakennettu vastaamaan tilinpäätösosaston erityistarpeita. Kirjanpito-osasto hallinnoi erilaisia luottamuksellisia tietoja. Tuntimäärät ja vuosipalkat sekä yksityisen henkilöstön tiedot edellyttävät rajoitettua pääsyä osastolle. Asiakkaiden myyntihintojen on pysyttävä luottamuksellisina, varsinkin silloin, kun eri asiakkaat maksavat saman verran erilaisia hintoja. Tuotantokustannusten tuntemuksen on pysyttävä sisäisenä, jotta kilpailijat eivät yrittäisi aliarvioida yhtiötä. Näiden esimerkkien avulla vain tietyt työntekijät tarvitsevat tietoja. Kirjanpitotietojärjestelmän on tarjottava mekanismi, jonka avulla tietyt työntekijät voivat hakea tiettyjä tietoja, joita heidän on työskenneltävä, mutta ei niiden vastuualueen ulkopuolista tietoa.
käyttötarkoitukset
Luottamuksellisuuden ylläpitämisen lisäksi kirjanpitotietojärjestelmät tarjoavat käyttäjille raportteja, jotka on luotu heidän erityistarpeisiinsa. Kirjanpitotietojärjestelmät sallivat myös käyttäjien ladata tietoja laskentataulukoihin. Taulukossa käyttäjä voi valita tietyt tiedot, jotka vastaavat heidän omia tarpeitaan.
