Organisaatiot ja kaikenkokoiset yritykset voivat hyötyä puhelinlokijärjestelmästä, jotta voit seurata tärkeitä puheluita ja yhteystietoja. Esimerkiksi asianajajat ja kirjanpitäjät, kuten esimerkiksi lakimiehet ja kirjanpitäjät, luottavat puhelinluetteloon pitääkseen kirjaa asiakkaista ja tallentamalla laskutettavan ajan, joka kuluu jokaiselle.
Puhelimen lokitavat
Voit seurata saapuvien ja lähtevien puhelujen puhelinnumeroita. Tietojen tallentaminen asiakkaista, kuten yritys- ja matkapuhelinnumerot, sähköposti- ja verkkosivuston tiedot. Säilytä perinteiset puhelinlokit tallentamalla tiedot turvalliseen paikkaan, joka ei ole julkisessa käytössä. Pidä viestit turvallisina sähköisessä järjestelmässä rajoittamalla tietojen altistumista ja asentamalla salasana. Jos toimistossa on vastaanottovirkailija, integroi puhelimen loki hänen kanssaan niin, että puhelut palautetaan ajoissa ja tehokkaasti. Anna hänelle pääsy käyttäjien postilaatikoihin, jotta he voivat helposti tarkistaa viestit.
Lisäominaisuudet
Järjestä puhelinlokin etäkäyttö ja siirto matkapuhelimesta tai tietokoneesta. Integroi tekstiviestit ja sähköpostiviestit puhelinlokijärjestelmään joustavuuden lisäämiseksi. Järjestä puhelimen viestit henkilökohtaisiin kansioihin, jotta pääset helposti. Määritä julkiset kansiot, jos haluat jakaa tiedot muiden toimistojen kanssa. Määritä ilmoitukset, jotta saat viestejä heti, kun ne saapuvat. Sijoita ei-kiireelliset puhelut kansioon parhaimman ajanhallinnan aikaansaamiseksi. Luo järjestelmä kaikkien puheluiden palauttamiseksi kohtuullisessa ajassa ja perustaa muistutuksia, joten mitään tärkeää puhelua ei unohdeta. Tehokas varmuuskopiointijärjestelmä järjestää jakeluryhmiä vastaanottamaan ilmoituksia.
Perinteiset puhelinlokit
Käytä perinteistä puhelinlokijärjestelmää kirjoittamalla alas tiedot, jotka on suunniteltu seuraamaan soittajia ja heidän tietojaan. Joissakin puhelimen lokityynyissä on hiili, joka tekee automaattisesti kaksoiskappaleen tallennusta varten. Ennen sähköistä ikää johtajat, toimistotyöntekijät ja yksityishenkilöt seurasivat puheluita kirjoittamalla nimiä, numeroita ja muita tietoja tähän tarkoitukseen suunnitelluista yksittäisistä papereista tai tyynyistä.
MyWorkTools
Harkitse MyWorkToolsin käyttöä, joka tarjoaa Word-malliasiakirjan puhelulokina saapuvia ja lähteviä puheluita varten. Työkalua voidaan käyttää ajanhallinta- ja tuottavuusmittausjärjestelmänä, joka seuraa kunkin puhelun päivämäärää ja kellonaikaa, soitettua numeroa ja puhelun pituutta sekä puhelun tarkoitusta. Työkalu voi säästää aikaa, koska se poistaa tarpeen kuluttaa keskimäärin kaksi tuntia tai enemmän samanlaisen puhelinlokin tekemiseen manuaalisesti.
PhonePad Electronic System
Lataa FreePad-järjestelmän ilmainen kokeiluversio, jossa Windows-sovellus tallentaa kaikki puhelutiedot yhteen postilaatikkoon. Värilliset kuvakkeet ja koodaus antavat pikaviestien tilan tunnistuksen, ja viestit on järjestetty osoittamaan, ovatko ne uudet, luetut tai tarvitsevat seurantaa. PhonePad näyttää paperin sanomalehdiltä intuitiivisen käyttöliittymän. Viestejä tuetaan tekstimuodossa eri fonteissa, väreissä, tyyleissä ja koossa. Useita viestejä voidaan avata samanaikaisesti, ja myös tekstiviestejä tuetaan. Sisäänrakennettu osoitekirja tallentaa aiemmat soittajan tiedot.
PDA- tai matkapuhelinlokit
Käytä PalmPilot-matkapuhelinlaitteeseen puhelintunnusta, joka on suunniteltu PDA: lle tai matkapuhelimellesi, kuten PhoneLog 2.0. PhoneLog seuraa kaikkia vastaanotettuja ja muille lähetettyjä puhelinviestejä. Lisäksi voidaan luoda helposti luettelo, joka voidaan nopeasti käyttää palautuspuheluihin. PhoneLog tarjoaa täydellisen keskustelun. Järjestelmä on myös muokattavissa ja se voidaan helposti integroida.
