Dokumenttien valvontamenettelyjen ei tarvitse olla monimutkaisia. Itse asiassa monimutkaisuus lisää todennäköisyyttä, että asiakirjaa ei viitata riittävästi. Tietojen hallinta on kuitenkin yksi tärkeimmistä prosesseista missä tahansa organisaatiossa. Luottamus sähköiseen tiedonvaihtoon lisää tarvetta päivittää jatkuvasti tietojenkäsittely- ja tallennusmenettelyjä. Riittämättömien asiakirjojen valvontamenettelyjen säilyttäminen voi johtaa suuriin taloudellisiin riskeihin. Onneksi parannukset asiakirjavalvontateknologiassa ja ohjelmistosovelluksissa ovat luoneet uuden maailman parhaita käytäntöjä.
Tunnista kriittiset prosessit
Määritä rajat ylittävien johtajien tiimi tunnistamaan kriittisimmät tietojenkäsittelyyn ja tiedonsiirtoon liittyvät prosessit. Seuraa, miten tiedot (sähköposti, asiakastutkimukset, IRS-lomake jne.) Kulkevat asiakkaasi tietokantatiedostoihin. Vertaa jokaisen tietovirran prosessia ja tunnista yhteiset tai tarpeettomat tehtävät. Kartoitetaan kaikki informaatioprosessit sähköpostitse yritysvastuuseen käyttämällä perustiedot.
Luo menettelyohjeet
Menettelyissä - sekä ohjelmiston että paperin osalta - on määriteltävä, miten asiakirjat hyväksytään ennen päivitystä ja sen jälkeen. Niiden tulisi myös tarkentaa, miten päivität ja vahvistat asiakirjoja. Osoita, miten järjestelmä tunnistaa muutokset, eli julkaisupäivämäärän tai fontin muutokset. Muista tarkistaa asiakirjojen vanhentumisen päättämisprosessi. Ymmärrä, miten estetään vanhentuneet asiakirjat.
Varmista toiminnallisuus
Varmista, että asiakirjat ovat oikeiden ihmisten saatavilla, kun he tarvitsevat niitä. Jos siirryt virtuaaliseen järjestelmään, varmista, että alkuperäinen asiakirja tallennetaan huolellisesti. Lopuksi, varmuuskopiointiratkaisu. Jos vaihdat automaattiseen järjestelmään, käytä pilotin käyttöönottostrategiaa. Odota kolme kuukautta ennen täydellisen muuntamisen aloittamista, ennen kuin hävität tai arkistoi paperiasiakirjat.
