Liiketoimintaprosessien kartoittaminen antaa yrityksille johtajille mahdollisuuden selvittää, miten prosessit todella toteutetaan. Se paljastaa ongelmia, kuten pullonkauloja ja vaihtelua siinä, miten eri ryhmät tai yksilöt suorittavat prosessin. Johtajat voivat myös selvittää, miten tapa, jolla prosessi todella tapahtuu, poikkeaa siitä, miten se olisi tehtävä. Prosessikartan luominen, jota kutsutaan myös vuokaavaksi, on tärkeä osa Six Sigma -prosessin hallintaa ja parantamista, mutta se voi olla hyödyllinen jopa ilman Six Sigman täydellistä kehystä.
Kerää tietoja henkilöiltä, jotka todella suorittavat prosessin siitä, miten se tehdään. Varmista, että vaiheet vaihtelevat eri olosuhteissa tai eri ihmisille. Keskity siihen, miten prosessi on parhaillaan käynnissä, ei siitä, miten se on tarkoitus tehdä.
Päätä, minkä tyyppinen prosessikartta luodaan. Perusaktiviteetin vuokaavio kuvaa prosessin vaiheiden kulkua, mukaan lukien päätöksentekopisteet, kun taas käyttöönotto-vuokaavio kuvaa selkeästi eri ryhmien tai ihmisten osallistumista. Jälkimmäisen osalta luo sarakkeet jokaiselle yksilölle tai ryhmälle ja piirrä jokainen vaihe oikeaan sarakkeeseen osoittaaksesi, kuka suorittaa vaiheen.
Aloita liiketoimintaprosessikartta vetämällä soikea tai pyöristetty suorakulmio, joka on aloituspisteen vakiomerkki. Piirrä aktiviteetin vuokaavio paperin tai ohjelmistosivun sivun vasemmassa yläkulmassa. Piirrä käyttöönottokaavio sopivan sarakkeen yläosaan.
Merkitse aloituskohta lauseella, joka osoittaa, että se on lähtökohta, kuten "Puhelu tulee" tai jopa "Käynnistä". Kukin vaiheesi merkitään tällä tavalla, ja sen tulee sisältää verbi, joka edustaa toteutettua toimintaa.
Luo jokainen prosessivaihe vetämällä suorakulmio ja merkitsemällä se. Jokaisella askeleella tulisi olla oma edustuksensa. Älä yhdistä vaiheita yhdellä tavalla sanalla "ja", jos haluat liittää useamman kuin yhden verbin tai toiminnon.
Kytke vaiheet nuolilla, jotka osoittavat prosessivirran suunnan. On kunnossa, jos kartta käärii useita rivejä, jotta se mahtuu sivulle; nuolet tekevät virtauksen näkyväksi vaiheiden fyysisestä järjestelystä riippumatta.
Käytä timanttimuotoa edustamaan päätöksentekopistettä milloin tahansa seuraava vaihe riippuu tietystä tilanteesta. Esimerkiksi verkkokaupan prosessikartalla olisi päätöspiste, joka edustaa asiakkaan valintaa maksaa luottokortilla tai PayPalin avulla.
Ilmoita vaiheet, jotka seuraavat päätöksentekopistettä luomalla suorakulmaiset symbolit ja merkitsemällä ne ja lisäämällä nuolet prosessivirran näyttämiseksi. Merkitse jokainen päätöksentekopisteestä johtava nuoli, jotta voit selvittää tilanteen, joka johtaa tämän polun seuraamiseen. Käytä nykyisessä esimerkissä otsikkoa "PayPal" yhdelle nuolelle ja "luottokortille" toiselle.
Lisää lopullinen soikea tai pyöristetty suorakulmion muoto, jossa on merkintä "Lopeta" viimeisenä vaiheena prosessin lopettamiseksi.
Tarkista prosessikartta varmistaaksesi, että se lukee oikein. On myös muutamia henkilöitä, jotka suorittavat prosessin, tarkistaakseen, että se kuvaa tarkasti, mitä he tekevät.
vinkkejä
-
Microsoft Vision kaltaisilla ohjelmilla on erityispiirteitä prosessikarttojen luomiseksi, mutta myös muita grafiikkaohjelmia tai PowerPointia voidaan käyttää. Kun ensin kerätään tietoja prosessista, kirjoita jokainen vaihe pieneen muistiinpanoon ja järjestä sitten ne näyttämään prosessivirta. Tämä menetelmä voi olla helpompaa kuin yrittää luoda prosessikartta kerralla alusta. Jos prosessi sisältää paljon luovutuksia ryhmien tai yksilöiden välillä, voit halutessasi käyttää käyttöönottoa koskevaa kaaviota havainnollistamaan selkeästi eri osapuolten osallistumista.
