Kaikilla yrityksillä on prosesseja, onko tuote koottu, käsitellä luottokorttimaksua, työntekijää aluksella tai tarkistaa laadunvarmistus. Joskus nämä prosessit toimivat saumattomasti ja toisinaan ne eivät. Liiketoimintaprosessien hallinta on järjestelmä, joka pitää hallussaan prosessejasi ja piiskaa ne Olympic-uimarin muotoon. Hyvä BPM-toteutus parantaa prosessien näkyvyyttä, helpottaa pullonkaulojen poistamista ja estää päällekkäisyyden.
vinkkejä
-
Liiketoimintaprosessien hallinta on menetelmä, jolla tehostetaan yrityksen toimintatapoja suorituskyvyn parantamiseksi.
Mikä on esimerkki liiketoimintaprosessista?
Liiketoimintaprosessi on joukko vaiheita, joita organisaatiosi ihmiset suorittavat tietyn tavoitteen saavuttamiseksi. Nämä vaiheet toistuvat monta kertaa, usein monet ihmiset, ja tyypillisesti standardoidulla tavalla. Lähes kaikesta - luvan saamisesta lupahakemuksen ja lääkärin henkilökunnan suorittaman hätätilanteessa tapahtuvan arvioinnin perusteella - voidaan pitää liiketoimintaprosessia.
Otetaan esimerkiksi esimerkki lainahakemuksesta pankille. Tämän prosessin aloittamiseksi asiakas täyttää sähköisen hakemuslomakkeen pankin verkkosivuilla. Nyt pankin pyörät alkavat kääntyä. Ensinnäkin pankki tarkistaa, että asiakas on täyttänyt lomakkeen oikein. Sitten sovellus käy läpi luottotarkastuksen. Joku muu voi suorittaa tulotarkastuksen, toinen joukkue voi pyytää lisätietoja ja saattaa olla muita toimia, joiden avulla pankki voi päättää lainan hyväksymisestä.
Tärkeintä on, että prosessi on monipuolinen. Kuten useimmat liiketoimintaprosessit, se sisältää useita vaiheita ja useita ihmisiä, ja nämä ihmiset käyttävät erilaisia työkaluja ja järjestelmiä saadakseen asioita. Kokonaisuutena koko järjestelmä on suunniteltu muuttamaan syötteitä (lainahakemus ja tukiasiakirjat) halutuksi tuotokseksi (hyväksymispäätös, joka toimitetaan asiakkaalle).
Mikä on liiketoimintaprosessien hallinta?
Kun yrityksesi on hyvin pieni, liiketoimintaprosesseja on suhteellisen helppo hallita. Toimistossa voi olla vain kourallinen henkilö, joka suorittaa jokapäiväisiä tehtäviä, ja jokaisella on vankka yleiskuva suuresta kuvasta. Tämä tilanne muuttuu, kun kasvaa. Tehtävät, joita yksi henkilö oli käsitellyt yhtäkkiä, saavat yhtäkkiä useita osastoja. Ihmiset kaksinkertaistavat toistensa ponnistelut, tehtävät putoavat halkeamien läpi ja ihmisillä on enemmän mahdollisuuksia tehdä virheitä.
Liiketoimintaprosessien hallinnan ensisijaisena tarkoituksena on asettaa nämä kaoottiset prosessit mikroskoopin alle ja selvittää, miten ne voidaan tehdä paremmin. Helpoin tapa ymmärtää tämä on visualisoida kaikki prosessin toiminnot vaiheiden vuokaaviona. BPM on näiden vaiheiden virallistaminen loogisemmaksi ja johdonmukaisemmaksi työnkuluksi.
Mitkä ovat liiketoimintaprosessien hallinnan edut?
BPM: n tärkein tavoite on säästää aikaa ja rahaa leikkaamalla prosessin rasvaa, kuten pullonkaulojen poistaminen, irtisanomisen poistaminen ja tarpeettoman työn päällekkäisyyden lopettaminen. BPM ei kuitenkaan tarkoita alemman rivin lisäämistä, ja on muitakin myönteisiä tuloksia, joista yritykset voivat hyötyä:
-
Sekä työntekijät että johtajat hyötyvät rooliensa ja vastuidensa selkeämmästä määrittelystä, sillä ne kaikki noudattavat systemaattista putkea, jotta asiat saadaan aikaan.
-
Joukkueet vetävät yhteen ja kommunikoivat paremmin, kun kaikki ovat samalla sivulla tulosten ja määräaikojen osalta.
- On vähemmän stressiä, koska ylikuormitetut työntekijät eivät enää tarvitse osallistua seurantakokouksiin tai jongleeraamaan useita kilpailevia tehtäviä kerralla.
- BPM sovittaa prosessit organisatorisiin painopisteisiin, joten et tuhlaa aikaa prosesseille, jotka lisäävät vähiten arvoa yritykselle.
- Johtajat saavat paremman näkyvyyden työnkulkuun, joka tarjoaa hyödyllisen jäljen tilintarkastukseen ja sääntöjen noudattamiseen.
- Asiakkaat hyötyvät paremmista toimitusajoista, mikä lisää asiakastyytyväisyyttä.
Miten BPM toimii?
BPM on ennen kaikkea menetelmä. Se koostuu selkeästä joukosta vaiheita ja tekniikoita, jotka auttavat virallistamaan BPM-prosessin niin, että jätteet ja muut tehottomuudet voidaan tunnistaa ja parantaa. Monista vakiintuneista BPM-menetelmistä jotkut, kuten Lean tai Six Sigma, ovat päässeet suosituimpaan sanastoon. Yleiset menetelmät noudattavat monia samoja periaatteita. Riippumatta siitä, mitä menetelmiä valitset, voit odottaa sen keskittyvän BPM: n kolmeen pilariin: prosessiin, ihmisiin ja teknologiaan.
Käsitellä asiaa
BPM: n ytimessä on optimoida liiketoimintaprosessit, jotta ne sopivat tarkoitukseen ja saavuttavat oikeat tulokset oikeaan aikaan.
Ihmiset
Onnistuneen prosessin kannalta on tärkeää varmistaa, että ihmiset tekevät oikeat asiat oikealla tavalla. BPM tarkastelee tehtäviä, joita ihmiset tekevät, ja kysyy seuraavia kysymyksiä: Kenen tehtävänä on suorittaa tehtävä A ja missä aikataulussa? Mitä tapahtuu, jos asianomainen henkilö jättää ongelman huomiotta? Kuka saa hälytyksen, kun prosessi on jumissa? Tämä näkyvyyden taso on välttämätön, jos aiot rakentaa tehokkuutta järjestelmään.
tekniikka
Jotta prosessisi toimisivat sujuvasti, tehtävien siirtymisen on oltava saumatonta koko ajan. Liiketoimintaprosessien hallintaohjelmisto on työkalu, joka auttaa valvomaan prosessia. Jos siis suoritat BPM-harjoituksen ja määrität paremman prosessin, tekniikka voi auttaa varmistamaan, että prosessi toimii tarkasti määritellyllä tavalla. Tärkein teknologian piirre on kerätä suorituskykyä koskevia tietoja, jotta voit seurata prosessin onnistumisen kannalta välttämättömiä mittareita.
Miten suunnittelet BPM-metodologiaa?
BPM toimii eri tavalla riippuen siitä, millaista liiketoimintaa sinulla on. Ennen kuin aloitat BPM-menetelmän suunnittelun, sinun on arvioitava, mitä haluat parantaa toteuttamalla sen. Jos olet esimerkiksi palveluorganisaatio, saatat haluta BPM: n parantaa vastausaikasi asiakkaille. Yritykset, jotka valmistavat tai rakentavat tuotteita, voivat toisaalta etsiä parempaa tehokkuutta ja suorituskykyä kokoonpanolinjalla tai synkronoida muiden järjestelmien ja prosessien kanssa.
Käyttämällä näitä kaupallisia kuljettajia oppaaksi jokainen BPM-menetelmä noudattaa vaiheiden elinkaarta, joista jokaisella on oma tehtävänsä, jotka on toteutettava. Yleisin BPM-menetelmä, DMEMO, seuraa viittä vaihetta: suunnittelu, malli, toteutus, seuranta ja optimointi.
Ensimmäinen vaihe: Suunnittelu
Suunnitteluvaiheessa käytetään BPM-tekniikkaa kartoittamaan prosessi nyt, ennen kuin työnkulku suunnitellaan uudelleen niin, että prosessi toimii paljon tehokkaammin. Näyttöön tulee visuaalinen kuva työnkulusta, jolloin näet yhdellä silmäyksellä, missä pullonkaulat ja päällekkäisyydet saattavat sijaita. Ajatuksena on luoda yksinkertaisin ja yksinkertaisin työnkulku, jotta prosessi voidaan suorittaa vähiten aikaa tekemällä vähiten virheitä.
Toinen vaihe: Mallinnus
Tässä vaiheessa testataan prosessia, jotta näet, miten se toimii eri olosuhteissa. Ajattele sitä "mitä jos" -harjoituksena. Entä jos annoimme kaksi henkilöä tähän tehtävään? Entä jos tämä työntekijä on myöhässä tuottamaan tuotettaan? Entä jos tämä tehtävä tehtiin eri tavalla? Voimmeko tehdä lisäparannuksia?
Kolmas vaihe: Suoritus
Kun olet simuloinut työnkulun, seuraava askel on testata parannettua prosessia maassa käyttämällä BPM-ohjelmiston työnkulun moottoria, jotta jokainen prosessi-tehtävä tehtäisiin yhdelle tai useammalle henkilölle.
Neljäs vaihe: Seuranta
Seuranta on prosessi, jossa kerätään tietoja varmistaaksesi, että prosessi toimii odotetusti. Tekniikan avulla voit seurata yhtä prosessia yhdellä prosessilla - samalla tavalla kuin seurata FedEx-pakettia - tai voit yhdistää tiedot ja nähdä, miten teet koko työnkulun. Tässä vaiheessa käyttöön otettuja työkaluja ovat liiketoiminnan seuranta, kojelaudat, raportointi- ja tarkastustyökalut.
Viides vaihe: optimointi
Tässä vaiheessa prosessi voi olla kaukana täydellisestä. Nyt sinun on harkittava, mitä voit tehdä prosessin optimoimiseksi. Tarvitsetko esimerkiksi toisen resurssin lisäämisen tietyille alueille, joilla usein esiintyy pullonkauloja? Pidä mielessä, että optimointi ei ole yksi ja yksi tapahtuma. Sen sijaan sinun täytyy kuunnella työntekijöiden ja asiakkaiden palautetta ja tehdä muutoksia aina, kun ongelmia ilmenee. Jos uusi prosessi ei paranna sidosryhmien kokemusta palvelusta, sitä ei voida sanoa menestykseksi.
Kuka suorittaa liiketoimintaprosessien hallintaa?
BPM-hankkeen toteuttamiseen kuluu usein tietotekniikka- ja yritystuntemusta omaava asiantuntijaryhmä, mutta se riippuu todella projektin laajuudesta. Jos haluat saavuttaa muutaman nopean voiton parantamalla joitakin pieniriskisiä, korkean paluuprosessin omassa pienyrityksessäsi, BPM-hankkeen pitäisi olla suhteellisen helppoa saada pienen sisäisen tiimin ja eräiden muiden toimijoiden avulla. laadukkaita ohjelmistoja prosessien kartoittamiseksi.
Hyvä tapa aloittaa on osallistua BPM-kurssiin. Nopean Google-haun pitäisi sisältää joitakin paikallisia vaihtoehtoja tai online-ohjelma. Monet yritykset valitsevat työntekijöidensä liiketoimintaprosessien hallinnan sertifiointiohjelman avulla, jonka avulla avainhenkilöt voivat saada virallisen koulutuksen asianmukaisista menetelmistä. Business Process Management Institute tarjoaa tällä hetkellä 30 ohjelmaa ja seitsemän sertifikaattia BPM: ään liittyvissä eri tieteenaloissa ja menetelmissä. Tarkista niiden verkkosivuilta lisätietoja.
Mikä on BPM-työkalu?
Yksinkertaisesti, BPM-työkalu on ohjelmisto, jota käytät automatisoimaan BPM-toteutusta. Sen tehtävänä on mahdollistaa yrityksesi muuntaminen, jotta voit ottaa prosessit uusiin korkeuksiin. Vaihtoehdot ovat niin laajoja, että ne ovat pitkiä, mutta yleensä etsit järjestelmää, jossa on ainakin seuraavat ominaisuudet:
- Visuaalisen käsittelyn kaaviotyökalu: Tämän avulla voit muokata prosesseja ja luoda uusia työnkulkuja. Jotkin työkalut edellyttävät koodaustaitoja mallin toteuttamiseksi; muut toimittajat tarjoavat matalan koodin mukaisen lähestymistavan, jossa käytetään "vedä ja pudota" -järjestelmää. Jälkimmäinen voi toimia hyvin, jos et ole saanut kovaa ohjelmoijaa joukkueessa.
- Hallintapaneelit ja kulunvalvonta: Tämä antaa päätöksentekijöille näkyvyyden seurata edistystä ja tarjoaa turvallisuutta rajoittamalla tiedon saantia tietyille ihmisille.
- Virheenkäsittely: On hyödyllistä, että on olemassa varmentamismoduuli, joka löytää ja ratkaisee virheet ja häiriöt.
- Integrointi olemassa olevaan ohjelmistoon: BPM-ratkaisu on rajallinen, jos se ei kommunikoi muiden keskeisten ERP / CRM-järjestelmien kanssa.
- Raportit ja analytiikka: Hyvä BPM-ratkaisu näyttää raportit tällaisista avainmittareista avoimina kohteina, keskimääräisen ajan, joka kuluu tehtävän suorittamiseen ja kuinka usein kohde siirtyy uudelleen.
Liiketoimintaprosessien hallintatyökalujen kannalta se on melko täynnä markkinoita. Joitakin suuria pelaajia ovat Pegasystems, bpm'online studio, Nintex, KiSSFLOW, Zoho Creator, Appian ja Process Street. Arviot ovat helposti saatavilla internetissä, ja useimmat työkalut sisältävät ilmaisen 14+ päivän kokeilun, joten voit tarkastella toimintoja ennen lopullisen oston tekemistä.
