Tehokkaan liiketoimintaprosessin tarkastelun varmistaminen varmistaa, että yrityksesi toiminnot tuottavat halutut tulokset tehokkaimmin. Voit esimerkiksi tehdä liiketoimintaprosessin tarkistuksen ennen uuden laitteiston tai ohjelmiston ostamista. Liiketoimintaprosessin tarkastelun suorittamiseksi koota joukko ihmisiä, jotka edustavat organisaation kaikkia tasoja, joihin vaikuttavat nykyisen liiketoimintaprosessin muutokset. Oikeiden ihmisten kokoaminen voi auttaa sinua tunnistamaan ongelmat, määrittämään mahdolliset parannukset, määrittelemään projektipäälliköt, toteuttamaan nopeita korjauksia ja kehittämään pitkän aikavälin suunnitelman.
Kartta nykyinen prosessi. Luettele kriittiset liiketoimintaprosessit, joita käytetään tuotteiden ja palveluiden tuottamiseen. Keskustele nykyisen ympäristön ongelmista, kuten toimitusten viivästymisestä tai toimittajan laatuongelmista. Pidä joukko kokouksia, jotta joukkue voi ajatella, miksi ongelmat ovat olemassa ja miten niitä käsitellään. Tutki tutkimusta, miten muut yritykset käsittelevät samanlaisia ongelmia. Käytä maksuttomia liiketoimintaprosessien kartoitustyökaluja, kuten Gliffy, Bonita Open Solution tai Questetra BPM, dokumentoimaan nykyinen prosessi.
Tarkista dokumentoidut liiketoimintaprosessit varmistaaksesi, että tiedot heijastavat tarkasti tapaa, jolla liiketoiminta toimii. Voit esimerkiksi jakaa vianmääritysmenettelyt kaikille henkilöille, jotka käsittelevät asiakaspalvelupyyntöjä. Noudata henkilöstöä menettelyjen avulla ja huomaa mahdolliset poikkeamat, jotta voidaan selvittää, tarvitsevatko henkilöt lisätaitoja, tietoa, koulutusta tai kokemusta, jotta liiketoimintaprosessi toimisi tehokkaasti.
Tunnista mahdolliset muutokset. Määritä, miten muutokset voivat vaikuttaa nykyisiin menettelyihin. Huomioi henkilöstön tehtävät, jotta oletukset voidaan vahvistaa. Haastattele työntekijöitä keräämään panoksensa organisaatiosi ongelmiin. Tee kysely tai suorita kohderyhmät keräämään heidän ideoitaan parannusta varten. Älä oleta, että tiedät oikean ratkaisun, kuten uuden laitteiston tai ohjelmiston ostamisen, ymmärtämättä, miten uusi järjestelmä vaikuttaa organisaatioon.
Suunnittele uusi prosessi. Liiketoimintaprosessien uudelleensuunnittelussa varmistetaan, että kaikki yrityksen toimintojen prosessit vastaavat nykyisiä strategisia tavoitteita. Hienosäätää prosessia liiketoimintaprosessin tarkastelun yhteydessä tehdyn analyysin perusteella. Tarkista uusi prosessi tiimin kanssa organisaatioiden ja mahdollisten ongelmien välisten riippuvuuksien määrittämiseksi. Dokumentoi kaikki liiketoimintaprosessien tarkasteluryhmän suosittelemat muutokset ja julkaise johtopäätökset uutiskirjeen, sähköpostin tai muun yrityksen viestintämekanismiin.
Arvioi toteutuksesi. Mittaa operatiiviset toiminnot, kuten asiakastyytyväisyys, tuoteviat tai kustannukset, jotta voit selvittää, ovatko tarkistuksesi aiheuttamat parannukset vaikuttaneet. Suorita seuraavat tarkistukset ja muokkaa prosessejasi vastaavasti, jos parannuksia ei ole tapahtunut odotetussa aikataulussa.
