Kyllä, olet oppinut tekemään tämän peruskoulussa - vai teitkö? Todellisessa maailmassa on nimiä, joihin on syytä pohtia etukäteen, yritysten nimiä ja muita yrityksiä, jotka tunnetaan vain niiden aikaisempien nimien lyhenteillä. Yhtäkkiä arkistointi alkaa hieman monimutkaisemmaksi. Jotta "menettäisit" tiedostoa, joka on jonnekin, mutta ei missä olet ajatellut, tarvitset järjestelmän. Jos jaat nämä tiedostot muiden kanssa, järjestelmän on oltava yksinkertainen ja helposti välitettävä. Arkistointi tehdään yksiköillä. Ensimmäinen yksikkö on yleensä henkilön sukunimi. Jos kahdella henkilöllä on sama sukunimi, siirryt toiseen yksikköön, joka on heidän etunimensä. Jos he jakavat molemmat, siirryt kolmannelle yksikölle, kuten keskimmäiselle nimelle tai alkuperäiselle.
Siirrä henkilöiden nimet hakemuksen yhteydessä seuraavalla järjestelmällä: sukunimi, etunimi tai alku-, keski- tai alkunimi. Esimerkiksi John Q. Public julkistettaisiin nimellä "Public, John Q."
Lisää etunimet sukunimiin sukunimeen, jotta saat yhden sanan ja tiedoston aakkosjärjestyksessä. Esimerkiksi John Q. De Public esitettäisiin nimellä "DePublic, John Q."
Syötä sekava nimi, koska se on kirjoitettu, kun et voi erottaa etu- tai sukunimeä. Esimerkiksi Jon Q. John esitettäisiin nimellä "John, Jon Q."
Yhdistä yhdysviivat ja yhdistetyt sukunimet muodostamaan yksi yksikkö ja tiedosto asianmukaisesti. Esimerkiksi John Q. Doe-Public esitettäisiin nimellä "Doe-Public, John Q."
Tiedostojen nimikkeet, jotka ovat luontainen osa nimeä ja jossa ei ole sukunimeä ensimmäisenä yksikkönä. Esimerkiksi Pyhän Johanneksen Q: n pitäisi olla "Saint, John Q."
Tiedostojen täydelliset nimet ja otsikot, joiden otsikko on viimeinen yksikkö. Niinpä isä John Q. Public julkistettaisiin nimellä "Public, John Q., Isä."
Tiedä muita nimikkeitä ja nimiä, kuten Sr, Jr., Mrs. tai Ph.D. viimeisenä yksikkönä. Esimerkiksi John Q. Public, Jr. jätettäisiin nimellä "Public, John Q. Jr."
Tiedostojen nimi alkaa kirjoittamalla otsikolla. Esimerkiksi “Dr. Pepper Bottling Company "pitäisi ensin jättää" tohtori ", sitten" Pepper ", jne.
Tiedostoa kaikki lyhenteet nimillä kuin ne olisi kirjoitettu. Esimerkkejä ovat "Saint" St., "Fort" for Ft. ja "Valmistus" Mfg: lle.
Tiedosto kirjoitetaan kirjallisesti kahdella poikkeuksella: Jos nimi on yksilön nimi, lähetä ensin sukunimi tai jos yrityksen nimi on niin tunnettu, että säännön noudattaminen aiheuttaa sekaannusta. Näin ollen John Q. Public Company -yhtiö jätettäisiin nimellä "Public, John Q. Company". Marshall Fields Company kuitenkin jätetään nimellä "Marshall, Fields, Company".
Tiedosto, joka on tehty kahdesta tai useammasta sukunimestä kirjoitettuna, ja jokainen nimi on erillinen yksikkö. Näin ollen yritys "Julkinen, Doe & Jones" jätettäisiin nimellä "Julkinen", sitten "Doe" ja lopulta "Jones".
Tiedostojen nimi, joka on muodostettu aluksi kirjaimilla, jokainen kirjain eri yksikkönä. Esimerkiksi "WOW Fun" esitettäisiin järjestyksessä "W", sitten "O" ja sitten "W". "Fun" olisi viimeinen yksikkö.
Tiedostokaa jokaiselle yritykselle, jolla on hallitsevia tai monikielisiä apostrofeja kuin jos he olisivat poissa. Esimerkiksi "Miesten klubi" esitettäisiin nimellä "Mens" ja sitten "Club".
Hylkää artikkeleita, yhteyksiä ja esiohjelmia hakemuksen yhteydessä, paitsi jos artikkeli, yhdistelmä tai esiasetus on olennainen osa nimeä. Esimerkiksi Pitkän päivän loppu olisi "End", "Long" ja Day. "Stanford Cardinals kuitenkin asetettaisiin" The "," Stanford "ja lopulta" Cardinals ". Kun etukäteen asiat alkavat nimen, kappale "Under the Boardwalk" jätettäisiin ensin kohtaan "Under" ja sitten "Boardwalk".
Tiedostolomakkeet merkitään sellaisiksi, kuin ne olisi täsmennetty, ja antavat numerot, jotka ovat enemmän kuin kaksi numeroa, niiden oikea arvo. Esimerkiksi "The 900 Club" esitettäisiin ensin kohdassa "Yhdeksän", sitten "Sata" ja lopulta "Klubi".
vinkkejä
-
Jos tiedoston sijainti on jonkin verran sekava - kuten esim. Kahden etunimen tilanteessa - lisää toinen nukke tiedosto tai värillinen paperiarkki.
Varoitus
Jos et halua viettää tuntikausia tai etsiä väärin asetettua tiedostoa, käännä tiedostot oikein. Mikä tahansa arkistointijärjestelmä on hyödytön, jos sitä ei käytetä johdonmukaisesti.
