"Haluan, että raportti pöydälläni ensimmäinen asia maanantaiaamuna!" vihainen pomo huutaa hänen ravistellulle alisteelle elokuvissa, TV-ohjelmissa, kirjoissa ja luultavasti enemmän kuin muutamassa todellisessa liiketoimintaympäristössä. Sen sijaan, että mietinnön laatimisen ajatuksesta olisi peloteltu, toivotan sen tervetulleeksi tilaisuuteen esitellä työsi. Liiketoimintaraportit ovat tärkeitä asiakirjoja, koska ne selittävät usein monimutkaisia kohtia, ongelmia tai tutkimusta selkeästi ja lyhyesti. Raportit ohjaavat huomiota, koska he ovat virallisia. Ja koska kirjoitat raportin, voit päättää, mitä sen pitää laittaa.
Mikä on yritysraportti?
Aineellinen asiakirja. Businessdictionary.com määrittää a raportti "asiakirja, joka sisältää kerrottuun, graafiseen tai taulukkomuotoon perustuvaa tietoa, joka on laadittu tapauskohtaisesti, määräajoin, toistuvasti, säännöllisesti tai tarpeen mukaan."
Se, että yritysraportti on asiakirja, korostaa vain sen merkitystä. Vaikka voisitte olla kokouksen asialistalla, jotta voit antaa raportin vuosineljänneksen aikana, esityksen aikana ja sen jälkeen hankitusta omaisuudesta, sinun tulee mainita liiketoimintaraportti, ja voit myös jakaa kopion osallistuville. Muista kauhean kirjan raportit, jotka joudut tekemään koulussa? Kirjan lukeminen oli ensimmäinen askel, sitten sinun oli kirjoitettava yhteenveto siitä, mitä olet lukenut. Joskus sinun täytyi esittää raporttisi koko luokalle. Mutta auttaaksenne sinua, sinulla oli kädessäsi konkreettinen raportti, jossa viitattiin. Näin on tärkeää mietintö.
Tilannekuva ajoissa. Liiketoimintaraportti on kokoelma tietoja ja tilastoja yrityksen tietystä näkökulmasta. Se on yleensä tilannekuva ajoissa ja raportoi tietystä ajanjaksosta. Esimerkiksi vuosikertomus kattaa tärkeät taloudelliset tiedot ja tapahtumat, jotka antavat taloudellisen tilannekuvan kyseiselle vuodelle, kun taas neljännesvuosittainen raportti kattaa tietyn vuosineljänneksen.
Useimmat raportit tyypistä tai käyttötarkoituksesta riippumatta kattavat tietyn ajan. Taloudelliset raportit kattavat tietyn ajan. Yhtiön talous vaihtelee vuosittain ja kuukausittain. Jopa raportti käytettävissä olevista tuotteista on tarkka vain tietyn ajanjakson ajan, kun uusia tuotteita tuodaan ja vanhemmat lopetetaan.
Muodollinen tai epävirallinen. Raportti voisi olla muodollista tai epävirallista sen tarkoituksesta riippuen ja kuka näkee sen. Muodolliset raportit ovat niitä, jotka johtajat, ylin johto, asiakkaat, potentiaaliset asiakkaat tai sijoittajat tai jopa yleisö näkevät ja tarkistavat. Kuten kaikki raportit, niiden pitäisi olla hyvin kirjoitettuja ja esitettyjä ilman kirjoitusvirheitä tai kirjoitusvirheitä, helposti ymmärrettäviä ja tarkkoja penniäkään.
Epäviralliset raportit eivät ole yhtä tärkeitä. Niille työntekijöille, joiden on täytettävä kustannusraporttinsa, he ovat erittäin tärkeitä. Nämä raportit sisältävät tyypillisesti epävirallisia kuvauksia, päivämääriä ja dollarin määriä, jotka on merkitty yrityksen muotoon. Jos työntekijät eivät täytä raporttia perusteellisesti ja ajoissa, heille ei saa maksaa korvausta lentolipuista, takseista ja asiakkaiden aterioista, jotka he maksoivat äskettäisestä työmatkallaan.
Raportit muilla nimillä. Monia, ellei eniten, liiketoimintaraportteja ei edes kutsuta raporteiksi. Ne voivat olla lausuntoja, kuten tuloslaskelma tai tuloslaskelma tai muut tilinpäätökset kuten taseet. Tai ne voivat olla budjettikatsauksia tai myyntiennusteita.
Syyt käyttää liiketoimintaraportteja
Valmistellaksesi erinomaisen mietinnön se auttaa ymmärtämään, mitä raporttia käytetään.
Tee yhteenveto. Raportit auttavat selittämään monimutkaisen ajatuksen, prosessin tai yrityksen taloudellisen aseman selkeällä ja ymmärrettävällä tavalla. Lyhyt raportti voi tiivistää kuukausia kertyneistä tiedoista tai vuosien tutkimuksista. Tietenkin ei välttämättä ole kaikkia tutkimuksessa paljastuneita yksityiskohtia, mutta raportti antaa niille, jotka ovat lukeneet raportin, tiivistelmän tutkimuksesta tai tiedoista.
Yksinkertaistaa. Ihmiset, jotka tarkastelevat raporttiasi, eivät välttämättä tarvitse aikaa, halua tai taitoa arvioida kaikkia sen takana olevia tietoja ja tutkimusta. Joka tapauksessa heillä on omat työpaikat. Raportti antaa heille mitä he tarvitsevat tietää.
Selventää. Jos 10 ihmistä olisi lukenut ja tarkistanut kaikki keräämät tiedot ja tutkimustulokset, ne tulisivat erilaisiin johtopäätöksiin. Raporttisi varmistaa, että ne kaikki toimivat samasta näkökulmasta, koska annat heille kaikki samat tiedot.
Suostutella. Sano, että yritys haluaa vakuuttaa sijoittajat sijoittamaan pääomaa uuden idean rahoittamiseen. Raporttisi sisällytetään liiketoimintasuunnitelmaan, joka jaetaan sijoittajien kanssa. Muut osakkuusyhtiöt laativat yhtiön tuloslaskelmaan ja muihin taloudellisen tilan raportteihin, mutta raporttisi on myyntiennuste, jossa kuvataan, mihin yritys uskoo käyttämättömät markkinat, ja myynnin, jonka ne voisivat tuottaa. Tilinpäätös on tärkeä, mutta raporttisi on se, joka voisi suostuttaa aidan sijoittajia tulemaan kyytiin.
Osoita pistettä. Liiketoimintaraportteja käytetään usein silloin, kun on tehtävä raskaita päätöksiä, kuten vähennettävä, mikä saattaa aiheuttaa irtisanomisia. Kukaan ei halua mennä tähän suuntaan, mutta kun mietintö on niiden edessä, mikä osoittaa voittojen tasaisen laskun verrattuna palkkojen kaltaisiin kustannuksiin, on selvää, mitä on tehtävä. Tai myönteisillä puolilla raportit voivat osoittaa, onko yrityksellä mahdollisuus laajentaa mielenkiintoisia uusia suuntiin.
Ratkaise ongelma. Olet ollut kokouksissa, joissa keskusteltiin ongelmasta ympäriinsä ja ympärille ilman, että saavutettaisiin elinkelpoinen ratkaisu. Mutta jos jaat raporttisi suurella projektio-näytöllä, kaikki katsovat samaa asiaa samaan aikaan. Käyttäen konkreettista asiakirjaa, jossa on taulukoita ja kaavioita, jotka osoittavat tilanteen, jossa tilanne todella on, kaikki voivat analysoida samaa materiaalia yhdessä ja saavuttaa ratkaisun yhdessä.
Liiketoimintaraporttien tyypit
On olemassa ääretön määrä liiketoimintaraportteja, jotka voidaan kirjoittaa, varsinkin kun voit myös kirjoittaa oman räätälöitysi raportin ja otsikon haluamallasi tavalla. Yleisesti ottaen liiketoimintaraportit jakautuvat neljään luokkaan: selittävät, analyyttiset, edistysasiat ja lailliset. Tietenkin ne voivat ja eivät päällekkäisiä. Esimerkiksi edistymiskertomus voisi olla myös selittävä. Mutta sen ensisijaisena tarkoituksena on antaa ajan tasalle tilanteesta.
Selittävät raportit. Jotkut liiketoimintaraportit on kirjoitettu selittämään tilannetta tai aihetta, jotta jokainen voi ymmärtää sen. Voit esimerkiksi kirjoittaa selittävän raportin selittämäänne tutkimukselle. Jos esität vain taulukon, jossa esitetään tutkimuksen tulokset, olet luonnollisesti haudattu kysymyksiin tutkimuksen syistä, menetelmistäsi, otoksistasi ja enemmän. Joten vain tulosten taulukon sijasta kannattaa aloittaa lyhyesti selvittämällä syyt, miksi teit tutkimuksen ja miten menit siihen, kuten puhelin- tai postitutkimukset, tietojen seuranta jonkin ajanjakson aikana tai mitä tahansa menetelmääsi. Seuraavaksi selität tutkimuksen tulokset käyttämällä taulukkoa, kaaviota tai muuta menetelmää, joka tekee tuloksista selväksi. Sitten tiivistät tulokset muutaman lauseen.
Analyyttiset raportit . Tämäntyyppinen raportti antaa analyysin, ehkä vertaamalla kahta tilannetta tai mahdollisuuksia. Analyysiraportissa ei vain selitetä, vaan analysoidaan ainakin osa lukijan analyyseistä. Voit käyttää analyysiraportin visuaalisia esityksiä osoittamaan pisteitäsi, kuten kaavioita tai tietotaulukoita.
Raportit edistymisestä. Kuten kouluraportit, edistymiskertomukset osoittavat, miten asiat ovat menossa juuri nyt. Ne eivät perustu tutkimusten tai analyysien vuoristoon; ne ovat päivitys ihmisille, jotka tarvitsevat niitä. Vuosikertomukset, tilinpäätökset, kuten tuloslaskelma, ja muut raportit, jotka ovat ajankohtaisia tilannekuvia, ovat edistymiskertomuksia.
Oikeudelliset raportit. Kaikki raportit, jotka yhtiö on lain mukaan velvollinen kääntämään ja lähettämään, tiedostoon tai lähettämään toiselle yhteisölle, on eräänlainen oikeudellinen raportti. Oikeudellisia raportteja valmistetaan myös joskus suojaamaan yritystä mahdollisilta oikeusjutuilta tai muista oikeudellisista ongelmista. Jos raportti laaditaan verotusta varten tai arvopaperi- ja pörssikomissio, tuomioistuin tai muu virallinen yksikkö, se kuuluu oikeudelliseen luokkaan.
Esimerkki yhteisten raporttien kirjoittamisesta
Purduen yliopiston online-kirjoittamislaboratorion (OWL) mukaan useimmilla liiketoimintaraporteilla ei ole yleistä muotoa. Tarkista, onko yritykselläsi suositeltava muoto raportille, jonka kirjoitat. Jos ei, voit vapaasti säveltää sen millä tahansa tavalla. OWL: llä on kuitenkin ehdotuksia, jotka auttavat sinua varmistamaan, että olet peittänyt kaikki perusteet ja kirjoitat parhaan raportin.
- Pidä se lyhyesti.
- Tunne yleisösi ja kirjoita heille.
- Käytä otsikoita ja korosta tärkeitä kohtia.
- Laita tärkeimmät havainnot, argumentit tai kohdat ensin.
- Päätä, sisällytätkö päätelmät tai jätä se lukijoille.
Raportin sisältö vaihtelee sen tarkoituksen ja yleisön mukaan. Sisäistä raporttia varten yleisö tuntee jo yrityksen, joten sinun ei tarvitse täyttää niitä kyseisissä tiedoissa. Julkinen raportti, tai joku, jolla on useita yleisöjä, hyötyisi jonkin verran taustainformaatiota yrityksestä.
Otsikko / otsikkosivu. Jokainen raportti tarvitsee selkeän otsikon, jossa selitetään, mitä se paljastaa. Tämä ei ole paikka olla fiksu; Avoimuus on avainasemassa. Lyhyen tai epävirallisen raportin osalta sivun yläreunassa oleva yksinkertainen otsikko, jota seuraa päivämäärät, tehdään tarvittaessa. Esimerkiksi:
Yhteenveto tuloista ja kuluista, 2018
Muodolliset raportit tarvitsevat otsikkosivun, joka sisältää otsikon, päivämäärän ja tekijän, esimerkiksi:
Yhteenveto tuloista ja kuluista
Ensimmäinen neljännes 2018
Valmistellut
(sinun nimesi)
Jos raporttia valmistellaan tietylle henkilölle tai ryhmälle, lisää, että nimesi jälkeen, esimerkiksi:
varten
XYZ Company, Inc.
Johdanto. Aloita lyhyt historia tai asiaankuuluva taustatieto yrityksestä, jos se on tarpeellista. Selitä lyhyesti, miksi tämä mietintö on laadittu. Jos raportissa esitetään tutkimustuloksia, selitä lyhyesti tutkimusmenetelmät. Lyhyen raportin pitäisi olla muutama lause. Virallinen raportti voi sisältää koko sivun. Jotkut muodolliset raportit alkavat tiivistelmällä, joka antaa yleiskatsauksen tai yhteenvedon raportista, jotta jos joku lukee, he ymmärtävät edelleen raportin.
Sisällysluettelo. Laajenna raportissa luetteloita sivuja ja visuaalisia sivuja.
Raportin runko. Seuraavassa on tiedot, jotka ovat raporttisi keskeisiä tai tärkeimpiä tietoja. Sisällytä kuvioita, kuten kaavioita, kaavioita, taulukoita tai kaavioita, eikä pelkästään tekstiä. Visuals näyttää ihmisille, mitä haluat heidän tietää, ja ne ovat vuorovaikutteisia, mikä pitää lukijoiden huomion. Taulukot, kaaviot ja muut visuaaliset aineistot ovat "todiste" siitä, mitä raportoit. Aloita aina tärkeimmistä tiedoista ensin.
Tuloksiin. Tämä osa on valinnainen ja riippuu lukijoistasi.Haluatko kertoa heille, miten tulkita tuloksia, tai anna raportin puhua puolestaan? ****
Johtopäätökset. Muodollisissa raporteissa on päätettävä yhteenveto tuloksista, oliko ne odotettu tai tullut yllätyksenä, ja miten ne vaikuttavat tuleviin päätöksiin.
Poikkeuksia. Vuotuiset ja neljännesvuosittaiset raportit ovat esimerkkejä, jotka voivat olla luovempia. Erityisesti, jos yritys tavoittelee suurta yleisöä, kuten sairaalan vuosikertomusta tai neljännesvuosittaista raporttia, päivitykset voidaan parhaiten kertoa pakottavista tarinoista elämästään tai työntekijöistä, jotka suorittavat uusinta tekniikkaa. Yritykset saattavat myös yhdistää kehitystään tällä tavalla haastattelemalla huippututkimusta tekeviä työntekijöitä tai keksimällä uusia, jännittäviä tuotteita.
Lopulta, miten kirjoitat raporttisi, on sinun tehtäväsi. Pidä vain lyhyt, pidä yleisösi mielessäsi ja lisää tietoa, joka välittää selvästi viestisi. Ei hätää. Sinulla on se pomosi työpöydällä.
