Tehokasta liiketoimintaa varten on tärkeää seurata paperityötä. Sopimuksia. Ehdotukset. Laskut. Laskut. Lisenssejä. Jopa 21. vuosisadalla, kun useimmat paperityöt ovat digitaalisia, tiedostojen hallinta on edelleen välttämätöntä, jotta hallintotoiminnot pysyvät sujuvina. Monet liiketoiminnan asiakirjojen hallinnan periaatteista pysyvät samoina riippumatta siitä, onko digitaalinen arkistointijärjestelmä tietokoneessa tai pilvessä.
Tiedostonhallinnan periaatteet
Hyvä tiedostonhallinta on, että järjestelmä helpottaa asiakirjojen löytämistä. Jos ei, niin se ei ole mitään käyttöä.
Hyvä arkistointijärjestelmä, riippumatta siitä, perustuuko se teräskaappiin tai pilviin, tekee arkistoinnista vähemmän tylsiä ja vaikeaa; sinun ei pitäisi joutua viettämään useita minuutteja vain selvittämällä, mikä tiedosto tämän kuukauden myyntiraportissa menee sisään. Sinun pitäisi myös olla helppo hakea haluamasi tiedot. Hyvä arkistointi ei ole riippuvainen ihmisistä: jos hallintoavustajasi tai tietotekniikkahenkilösi sulkeutuu, heidän korvaavansa pitäisi pystyä selvittämään järjestelmä. Tiedostoluokkien tulisi olla selkeitä ja helposti tunnistettavissa. Järjestelmän tulisi helpottaa inaktiivisten tietueiden tunnistamista ja puhdistamista.
Joustavuus on myös tärkeää erityisesti ohjelmistojen osalta. Asiakirjojen arkistointijärjestelmä, joka lukitsee yrityksesi yhdeksi myyjäksi tai tietylle tietokonealustalle, voi osoittautua ongelmaksi tiellä.
Järjestelmän on myös kyettävä käsittelemään kasvua. Tiedostot kerääntyvät väistämättä, kun yrityksesi kasvaa, lisää uusia asiakkaita ja laajentaa henkilöstöä. Hyvä järjestelmä pystyy käsittelemään enemmän dataa ja asiakirjojen tallennusta kuin mitä tarvitset.
Tiedostonhallinnan edut
Hyvä asiakirjahallinta voi tuottaa konkreettista hyötyä yrityksellesi. Nopeampi arkistointi ja hakeminen säästävät aikaa ja tehostavat ja tuottavat henkilöstöä. Jos järjestelmä pienentää väärinkäytöksiä, se voi säästää paljon aikaa ja ongelmia. Tämä pätee erityisesti silloin, kun käydään tuomioistuimessa tai suoritetaan tilintarkastus: ilman keskeisiä asiakirjoja kätevä voi johtaa onnettomaan tulokseen.
Tehokas ja hyvin harkittu järjestelmä vähentää arkistointilaitteiden lukumäärää ja tallennustilaa. Se helpottaa myös uuden henkilöstön kouluttamista.
Digitaalinen ja kova kopio
Digitaalisen tiedostonhallintajärjestelmän käyttäminen on huomattavaa. Digitaalinen arkistointi mahdollistaa asiakirjojen etsimisen avainsanoilla, jotka voivat toimittaa tarvitsemasi paperityöt nopeammin. Hyvällä järjestelmällä on muita etuja:
- Se voi tallentaa erilaisia dokumenttityyppejä, kuten tekstinkäsittelytiedostoja, sähköposteja ja PDF-tiedostoja.
- Se rajoittaa pääsyä luottamuksellisiin asiakirjoihin.
- Se valvoo kuka lukee mitä asiakirjaa.
- Jos joku tekee muutoksia, voit seurata niitä. Voit tarvittaessa peruuttaa ne.
- Ohjaa, kun vanhemmat asiakirjat voidaan poistaa.
- On helppo käyttää ja muokata asiakirjoja matkapuhelimilla ja muilla mobiililaitteilla.
Joidenkin asiakirjojen on kuitenkin pysyttävä paperilla, vaikka skannaat ja digitoitaisiin ne. Säännöt edellyttävät usein, että pidätte kopioita yritystodistuksista ja lupista paperilla, ei vain kyberavaruudessa. Muita asiakirjoja, jotka saattavat kannattaa säilyttää paperilla, ovat vuosiraportit, todistukset, vakuutusasiakirjat ja velkakirjat. Riippuen työsi rivistä voi olla erityisiä asiakirjojen säilytystä koskevia säännöksiä.
Fyysiset asiakirjat ovat vaarassa tuhoutua tulipalosta, maanjäristyksestä, hurrikaanista tai yksinkertaisesti putkesta, joka katkeaa ja virtaa toimiston. Yrityksen tulee ryhtyä toimiin, jotta:
- Asiakirjat dokumentoidaan puhtaissa, turvallisissa, ympäristöystävällisissä ja palonkestävissä säiliöissä.
- Tee varmuuskopioita joko digitaalisista, mikrosiruista tai valokopioista.
- Etsi paikka, jossa voit tallentaa kopioita sivustosta riippumatta, jotta jos kyseessä on tulipalo tai muu katastrofi, ne eivät täytä samaa kohtaloa kuin alkuperäiset.
- Varmuuskopiointitallennuksen sijaintisi pitäisi olla sellainen, jota voit käyttää katastrofin jälkeen. Pilvivaraston yksi etu on, että voit käyttää tietoja missä tahansa Internetissä.
Indeksointi tietueesi
Jotta saat mahdollisimman paljon irti arkistoinnista, se on indeksoitava tehokkaasti. Vakiokategoriat voivat sisältää esimerkiksi verot, sopimukset, asiakaskirjeenvaihdon, oikeusjuttuja, ostovelat ja myyntisaamiset. Paperin ja digitaalisten tiedostojen pitäisi noudattaa samaa indeksointijärjestelmää. Se helpottaa työntekijöiden kouluttamista tietopaperin löytämiseksi.
Asiakirjan hävittämistä koskevat säännöt
Kun suunnittelet tiedostojenhallintajärjestelmääsi, sinun on ratkaistava hyvä asiakirjojen säilyttämisohjelma tai ohjeet siitä, kuinka kauan tiedostojen säilyttäminen kestää. Digitaalinen arkistointijärjestelmä onkin tärkeää: jos yrityksesi jatkuu ja kasvaa, "raaka-aineita koskevan sopimuksen" tai vastaavan etsiminen saattaa aiheuttaa kymmeniä vanhentuneita asiakirjoja.
Asiakirjan säilyttämisaikataulussa on otettava huomioon sekä oikeudelliset että liiketoiminnan vaatimukset. Jos sinulla on veroilmoitukseen liittyviä asiakirjoja, kuten yritystodistuksia osoittavat luottokorttilaskut, IRS: n mukaan sinun pitäisi pitää ne vähintään kolme vuotta palautuksen lähettämisen jälkeen. Näin kauan IRS voi tavallisesti katsoa ja tarkastaa sinut. Säilytä työverotietueet neljän vuoden ajan ja pidä kiinni tuotoista, jotka vaativat huonoja velkakuluja seitsemän vuotta.
Eri tietueisiin sovelletaan erilaisia sääntöjä. Sinulla voi olla tiedostoja, jotka liittyvät ympäristövaatimuksiin, Securities and Exchange Commission -hakemuksiin, liittovaltion ja valtion työturvallisuussääntöihin ja syrjintäoikeudellisiin menettelyihin. Jokaisella säätimellä on omat vaatimukset. Tarvitset myös tavallisen liiketoimintatietueen. Et esimerkiksi halua poistaa sopimusta ennen kuin olet suorittanut allekirjoitetun työn. Käynnissä oleviin oikeudenkäynteihin liittyviä tietoja ei pitäisi tuhota, vaikka se olisi yrityksesi eduksi.
Sinun velvollisuutenne tai sen, joka käyttää ohjelmaa, on tietää, mitkä tietueet on säilytettävä ja kuinka kauan. Jokainen, joka käsittelee kirjaa, tuntee yrityksen politiikan ja kouluttaa kaikki heidän alaisuutensa. Säännölliset työntekijät tarvitsevat myös joitakin niistä. Jos työntekijä lähettää tai vastaanottaa sähköpostiviestin, joka on arkistoitava, he tarvitsevat tarpeeksi koulutusta tunnistaakseen tarpeen.
Fyysisiä asiakirjoja varten murskaaminen tarjoaa turvallisen hävittämisen lopullisen tason. Digitaalisia tiedostoja varten tarvitaan menettelyjä, jotka poistavat ne palautuksen jälkeen. Säilytä raportti, jossa seurataan, mitä kirjaa olet hävittänyt ja milloin hävitit ne.
Turvallisuus ja yksityisyys
Massiiviset häkit ja tietojen rikkomukset ovat 2000-luvun elämän rutiini. Tämä ei tarkoita, että he olisivat triviaaleja: tietosuojaus voi vahingoittaa mainettasi, maksaa sinulle rahaa tai käynnistää oikeusjuttuja tai sakkoja. Jopa yrityksen sisällä vuotavat tiedot voivat aiheuttaa ongelmia. Useat liittovaltion lait edellyttävät, että työntekijän lääketieteelliset tiedot pidetään luottamuksellisina. Jos muut työntekijät pääsevät käsiksi luottamuksellisiin tietueisiin, saatat olla oikeudellisen kivun maailmassa.
Osana tiedostojenhallintajärjestelmän käyttöönottoa sinun on pantava täytäntöön tietoturva- ja tietosuojakäytäntö. Työntekijöiden kyky nähdä asiakirjoja pitäisi olla tietoinen. Käyttöoikeuden olisi perustuttava valtuutusjärjestelmään sen sijaan, että vain luotettaisiin työntekijöihin, että he eivät tarkastele turvaluokiteltuja asiakirjoja.
Asiakirjojen jakaminen verkossa on yleistä, kun samassa projektissa työskentelee useita työntekijöitä. Se avaa uuden haavoittuvuuden ikkunan luottamuksellisten tietojen poistamiseksi. Tiedoston salaus tai tiedostojen jakamisjärjestelmän, kuten Dropboxin käyttäminen voi estää vuotoja.
Tämä on toinen syy vanhojen, tarpeettomien tiedostojen pilkkomiseen tai poistamiseen. Vaikka he eivät olisikaan hyötyä yrityksellesi, heillä voi olla luottamuksellisia tietoja entisistä työntekijöistä tai asiakkaista, jotka eivät arvosta sitä ulos.
Riippumatta siitä, mitä sääntöjä saat, on tärkeää kouluttaa kaikki työntekijät tietojen keräämisessä ja hakemisessa, mutta myös luottamuksellisuutta koskevat säännöt ja tietueiden säilyttämisohjelma.
