Asiakastietokannan luominen voidaan tehdä monin eri tavoin, ja se voi olla yhtä yksinkertainen kuin luettelo asiakastietojen tiedoista viivoitetussa muistikirjassa. Tietokoneessa pidettävä asiakastietokanta on kuitenkin paljon puhtaampi, helpompi jäljentää ja helpompi tarkistaa. Microsoft Excel, yhteinen taulukkolaskentaohjelma, joka on vakiona monissa tietokoneissa, on yksinkertainen ja tehokas työkalu asiakastietokannan luomiseen ja hallintaan. Se on helppo säätää suurille tai pienille tietokannoille ja se on myös tulostettavissa.
Avaa Microsoft Excel. Valitse ”Tiedosto, Tallenna nimellä”. Valitse tietokannan nimi, jotain mieleenpainuvaa, joka liittyy palveluun, kuten “Cake Clients tai Lawn Care Clients.” Kirjoita tämä nimi ”File name” -ruutuun ja napsauta ”Save”.
Merkitse sarakkeet sen mukaan, mitä tietoja he pitävät. Esimerkiksi “Etunimi, Sukunimi, Osoite, Puhelinnumero, Tilin tila”. Jos haluat lisätä sarakkeet, siirrä valintatyökalu sarakkeiden väliin. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja vedä, kunnes sarake on niin laaja kuin haluat. Tee tämä kunkin tiedon sarakkeen avulla.
Lajittele sarakkeiden otsikot selkeyden vuoksi. Valitse ensimmäinen solu, pidä Control-painiketta painettuna ja napsauta jokaista muuta solua tarroilla. Siirry työkaluriville ja napsauta "B.".
Anna ensimmäisen asiakkaan tiedot seuraavaan soluun valittujen otsikoiden alla. Erottamalla sukunimet etunimistä tai käyttämällä muotoa “sukunimi, etunimi” Excel voi lajitella asiakkaan tiedot helpommin, kun tarvitset hakua.
Jatka asiakastietojen syöttämistä, kunnes luettelo on valmis. Tallenna usein klikkaamalla levykkeen kuvaketta työkalurivillä tai valitsemalla ”Tiedosto, Tallenna”.
Lajittele tiedot tarpeen mukaan. Järjestäminen on helppoa Excelin avulla. Voit lajitella tiedot valitsemallasi kentällä. Voit esimerkiksi lajitella sukunimen, ostetun kohteen tai kaupungin mukaan. Tee tämä napsauttamalla niiden sarakkeiden tietoja, joiden haluat nähdä asiakkaasi lajiteltuna. Napsauta “Data, Sort, OK.” Voit myös napsauttaa “AZ-kuvaketta”, kun haluat lajitella nopeasti.
vinkkejä
-
Microsoft Excelin avulla voit muuttaa tietokannan kaavioita tai kaavioita.
Varoitus
Tallenna usein, jotta et menetä tietoja.
