Kykyäsi kommunikoida tehokkaasti vaikuttaa suoraan työsi menestykseen. On tärkeää, että tiedät, miten kirjoitat ja lähetät lyhyitä ja ymmärrettäviä kirjeenvaihtoja. Liiketoimintamuistio on lyhyt asiakirja, joka käsittelee tiettyä ihmisryhmää ja keskittyy tiettyyn tarkoitukseen. Hyvin kirjoitettu muistio auttaa sinua kommunikoimaan tehokkaasti ja saavuttamaan tuloksia. Sen lisäksi, että kirjoitat sen oikein, on tärkeää varmistaa, että muistio lähetetään oikein, niille, jotka tarvitsevat sitä eniten.
Muistion luominen
Ajattele yleisöäsi. Ennen kuin aloitat muistion laatimisen, ota huomioon niiden ihmisten koulutustaso ja kokemus, joiden kanssa olet yhteydessä. Muista myös vastaanottajien tarpeet. Jotkut henkilöt saattavat tarvita yksityiskohtaisempia ohjeita ja erityisiä, vakiintuneita suuntaviivoja, kun taas toisille voidaan antaa hyvin yleinen informaatio ja sitten aloittaa itse.
Käytä oikeaa otsikkomuotoa. Käytä "Päiväys" -rivillä vakiolistat. "Vastaanottaja" -kohdassa on lueteltava jokainen henkilö, joka vastaanottaa muistion nimen perusteella. Älä käytä lempinimiä. Käytä etu- ja sukunimiä ja laita ne järjestykseen joko aakkosjärjestyksessä tai yrityksen sisällä. Käytä "From" -riviltä etu- ja sukunimeäsi sekä tarvittaessa osastoa.
Valitse erityinen ja informatiivinen aihe. Usein ihmiset lähettävät muistioita, jotka ovat epämääräisiä ja yleisiä. Tietty ja ytimekäs antaa vastaanottajille paljon paremman käsityksen siitä, mitä muistio viittaa. Esimerkiksi yleinen aihealue lukisi "Kokous", mutta tietty aihealue saattaa sanoa: "Myyntitiimin esittely perjantain kokoukselle."
Avaa tietyllä tavalla. Älä tuhlaa aikaa chit-chatilla tai taustalla. Muistion ensimmäisessä osassa on sanottava, mitä tarvitset. Käyttämällä edellä olevaa esimerkkiä myyntitiimien esittelystä saatat avata: "Perjantain kokouksessa myyntitiimi esittelee diaesityksen, jossa on tuloja ja velkoja ensimmäisellä vuosineljänneksellä."
Kirjoita muistio, välttämällä passiivista ääntä. Muistio on suunniteltu jakamaan tietoja ja pyytämään apua, joten sinun on käytettävä aktiivista ääntä. Kielioppi ja kirjoittaminen tarkoittaa, että aktiivinen ääni tarkoittaa, että lauseen kohde on aktiivinen - tekemässä tai olemalla jotain - sen sijaan, että heille tapahtuu muita asioita. Aktiivinen ääni luetaan seuraavasti: "Myyntitiimi esittää diaesityksen." Passiivinen lähestymistapa muotoiltaisiin seuraavasti: "Haluamme, että myyntitiimi harkitsee diaesityksen esitystä."
Kirjoita johtopäätös. Päätelmää ei tarvitse olla monimutkainen, mutta sen pitäisi tiivistää itse muistion keskeiset kohdat.
Muokkaa työsi. Harvat asiat ovat yhtä kiusallisia kuin yrityskommentin lähettäminen ja sen jälkeen ymmärtäminen, että olet jättänyt jättiläisen kirjoitusvirheen suoraan sen keskelle. Korjaa muistio ennen sen lähettämistä ja poista tarpeettomat sanat korjausten tekemisen lisäksi. Pidä muistio tiivistettynä.
Lähetä muistio
Lähetä muistio. Jos lähetät sen toimistopalvelun kautta, varmista, että jokainen muistiossa oleva henkilö saa oman kopionsa. Kukaan ei saa koskaan jakaa muistion kaverin kanssa seuraavassa kotelossa.
Käytä sähköpostia, jos se on vaihtoehto. Sähköpostimuistio tulee lähettää kaikille samanaikaisesti, mutta haluat ehkä kopioida joitakin vastaanottajia. Jos lähetät muistion sähköpostitse, aseta muistion aihe sähköpostin otsikkoriville. Älä käytä söpöjä tai värikkäitä fontteja, kuvia tai muita sähköpostiosoitteita.
Seuranta, kun olet lähettänyt muistion. Jos muistiinpanossa on mainittu määräaika, varmista, että tarkistat takaisin vastaanottajien kanssa myöhemmin.
vinkkejä
-
Varmista, että muistiosi noudattaa kaikkia yrityskohtaisia ohjeita, jotka koskevat luettelomerkkejä, kappaleiden väliä jne.
Varoitus
Jos käytät sähköpostiviestiä lähettämällä muistio, tarkista ennen kuin lähetät "Lähetä" -näppäimen. Haluat olla varovainen siitä, kuka vastaanottaa omaa tai luottamuksellista tietoa sähköpostitse.
