Se hyödyttää ammattilaisia, joilla on vahva käsitys yritysten kirjoittamisesta, erityisesti jos he ovat hallinnollisessa asemassa. Kun pomosi pyytää sinua kirjoittamaan jotain liiketoimintamuodossa, kuten muistion, sinun täytyy tietää oikea tapa tehdä se. Muussa tapauksessa sinulla ei ole vaikutusta, jota haluat vastaanottajille. Voit välttää tämän skenaarion tuntemalla muistion normaalissa liiketoimintamuodossa.
Luo muistio, joka sisältää kaikki standardiosat, jotka sisältävät otsikon, tarkoituksen, keskustelun ja sulkemisen, neuvoo Hodu.comia. Yhteenveto on valinnainen osa.
Määritä muistion otsikko. Kaikissa muistioissa on vakiootsikko, joka sisältää neljä riviä, jotka on merkitty "To", "From", "Date" ja "Subject".
Täytä muistion otsikko. Kun olet kirjoittanut “To”, kirjoita, kenelle kirjaa jaetaan, kuten tietty henkilö, henkilöryhmä tai osasto. Kun olet lähettänyt, aseta joko nimi tai henkilön nimi, johon kirjoitat kirjeen, kuten esimiehesi. Kirjoita jakelupäivä sanan ”Päivämäärä” jälkeen. Sisällytä muutama sana, joka tiivistää muistion tarkoituksen ”Aihe” -rivillä.
Kirjoita lyhyt kappale, jossa selitetään muistion tarkoitus muutamassa lauseessa. Muistio voi olla informatiivisista syistä, ongelman selittämiseen tai tiettyjen toimien pyytämiseen vastaanottajilta.
Keskustele muistion tarkoituksesta yksityiskohtaisesti seuraavissa kohdissa. Älä anna tarpeettomia tietoja tai toista itseäsi, mutta tarjoa tarpeeksi yksityiskohtia, jotta kaikki vastaanottajat ymmärtävät muistion syyn ja sen merkityksen.
Kirjoita mahdollinen toimenpide, jonka vastaanottajien on tehtävä lopullisessa kappaleessa. Selitä, mitä on tehtävä ja miten se tehdään.
Lisää yhteenveto-osio muistion loppuun, jos se on pidempi kuin yksi sivu tai sisältää hyvin yksityiskohtaisia ja monimutkaisia tietoja. Tämä auttaa selventämään muistion tarkoitusta ja antamaan vastaanottajille viittauksen, jossa he voivat katsoa takaisin ilman, että koko muistio on luettava uudelleen. Sisällytä kaikki keskeiset kohdat sekä kaikki tarvittavat toimenpiteet yhteenveto-osiossa.
