Muistio, lyhyt muistiinpano, on usein käytetty sisäisen viestinnän muoto. Tietäen, miten ilmaista ja järjestää muistio tehokkaasti, voi olla hankalaa. Ohjeet, jotka seuraavat keskittymistä muistion muodollisempaan versioon - joka todennäköisesti tulostetaan ja jaetaan tai lähetetään virallisessa sähköpostissa.
Tunnista tarkoituksesi ja yleisösi ja päättää sopiva sävy. Jos haluat puhua uudesta yrityspolitiikasta, käytä tiukkaa sävyä. Jos tarkoituksena on kertoa työtovereille tulevasta yrityksen puolueesta, mene kevyesti.
Käytä oikeaa ja yleisesti hyväksyttyä muotoa. Tämä voi vaihdella yrityksen tai organisaation mukaan, mutta se sisältää usein monia samankaltaisia näkökohtia: "To", "From", "Date" ja "Subject" elementtejä, joista kukin seuraa kaksoispiste ja vastaava teksti.
Pidä muistio lyhyt ja piste. Yleensä kannattaa pitää muistiinpanoja yhdelle sivulle. Erota jokainen kappale rivivälillä. Älä lisää kappaleita. Muista jättää noin kaksi tuumaa yrityksen logon / otsikon yläreunaan, joka usein tulostaa tai ilmestyy kirjallisiin muistiinpanoihin.
Valitse sanasi huolellisesti. Käytettävissä olevien sanojen lukumäärää rajoittaa tila.
Luo viesti, joka ilmaisee selkeästi ja ytimekkäästi huolen, jota haluat välittää.
