Politiikan muutoskirjeitä on vaikea kirjoittaa, koska muutos ei yleensä edistä asiakasta tai työntekijää, vaikka se olisikin tarpeen. Poliittiset muutoskirjeet, kuten kaikki negatiivisia uutisia välittävät kirjeet, edellyttävät huolellista valmistelua ja harkintaa. Jos kirjoitat kirjeen huolellisesti, se voi selittää muutoksen perustelut ja säilyttää asiakkaiden tai työntekijöiden hyvän tahdon.
Käytä yrityksesi kirjelomakkeita. Koska tämä kirje on oikeudellinen ilmoitus politiikan muutoksesta, sen pitäisi näyttää viralliselta ja muodolliselta.
Kirjoita koko päivämäärä. Ohita riviväli.
Kirjoita vastaanottajan nimi, organisaatio ja osoite. Jos tämä kirje on massapostitus kaikille työntekijöille tai kaikille asiakkaille, voit joko jättää nimen ja osoitteen tai käyttää tekstinkäsittelyohjelman yhdistämistoimintoa automaattisesti lisäämällä kunkin kirjaimen nimen ja osoitteen. Ohita toinen riviväli.
Kirjoita "Dear Mr./Ms. (Name)", jota seuraa kaksoispiste. Jos tämä on massakirje, käytä yleistä tervehdystä, kuten "Hyvä arvostettu asiakas" tai "Hyvä työntekijä". Ohita toinen riviväli.
Aloita kirje selittämällä ongelman, joka johti politiikan muutokseen. Käytä tosiasioita tai tilastoja, jotka auttavat vakuuttamaan vastaanottajan. Keskustele ongelmasta aina negatiivisessa viestissä - jos vastaanottaja ymmärtää ongelman, hän todennäköisesti hyväksyy ratkaisusi.
Selitä politiikan muutos tietyllä, selkeällä kielellä. Selitä, milloin uusi politiikka tulee voimaan, seuraukset siitä, että käytäntöä ei noudateta, ja kaikki yksityiskohdat, joita työntekijän tai asiakkaan on tehtävä muutoksen suorittamiseksi.
Kiitos asiakkaalle tai työntekijälle hänen työstään ja yhteistyöstään. Anna hänelle yhteystietoja, joita hän voi käyttää, jos hänellä on kysymyksiä politiikasta.
Kirjoita "Vilpittömästi" ja ohita kolme riviväliä. Kirjoita täydellinen nimi ja nimi. Kirjoita nimesi kirjoittamasi nimen yläpuolelle.
Tee kopio kirjeestäsi ja anna toinen kopio oikeudelliselle osastolle. Lähetä alkuperäiset kirjaimet. Jos politiikan muutos on tärkeää tai se johtuu muutoksesta laissa, lähetä kirjeet sertifioidulla postilla, niin että sinulla on kirjaa siitä, milloin kukin vastaanottaja sai kirjeensa.
vinkkejä
-
Pidä kirjain lyhyt ja kohtelias. Älä selitä negatiivisia uutisia, jotka voisivat aiheuttaa tahattomia porsaanreikiä politiikan muutoksessa.
