Viralliset kirjeet ovat osa lähes kaikkia ammatteja, riippumatta siitä, missä kentässä. Ilmoitukset, tiedustelut ja kutsut: ne ovat kaikenlaisia ja kokoisia, mutta lähes kaikki noudattavat samaa muotoa. Ammatillisten kirjeiden alku on tärkeää, koska ne asettavat lukijan äänen. Jos kirjeesi kuulostaa persoonattomalta tai epätarkalta, lukija voi kyseenalaistaa yrityksesi oikeutuksen tai kyvyn käsitellä työhön liittyviä tietoja kirjeen sisällä. Lukijan mielestä ammattikirjojen tulisi olla kohteliaita, ytimekkäitä ja informatiivisia.
Kirjoita osoite osoitteesi yläreunaan. Käytä yrityksen katuosoite, kaupunki ja postinumero. Osoite kertoo lukijalle, mihin kirje tulee ja mistä he voivat lähettää omia vastauksiaan.
Kirjoita päivämäärä, jona kirje on kirjoitettu yhden rivin alle osoitteen alla. Kirjoita kuukausi, päivämäärä ja vuosi (24.12.1997). Päivämäärä ilmoittaa lukijalle, milloin kirje on kirjoitettu.
Kirjoita lukijasi osoite päivämäärän alapuolelle. Aloita heidän nimensä kanssa (se on yleensä asianmukaista lisätä henkilökohtainen otsikko, kuten Dr. tai rouva) ja lisätä niiden katuosoite, kaupunki ja postinumero alla oleviin riveihin. Jos lähetät kirjeen ikkunan kirjekuoressa, tämä osa ilmoittaa postilaitokselle, mihin kirje lähetetään.
Aloita tervehdyksellä useita rivejä lukijan osoitteen alla. Aloita "Hyvä …" ja lisää heidän täydellinen nimi. Käytä henkilökohtaista otsikkoa osoittamaan kunnioitusta kirjeen vastaanottajalle. Lisää kaksoispiste nimen jälkeen (Dear John John:)
vinkkejä
-
Käytä ammattimaisia fontteja, kuten Arial tai Times New Roman. Kaksinkertainen tila ja käytä 12 pisteen kokoa.
Käytä kirjepaperia kaikille vastauksille, jotka sisältävät nimesi ja osoitteesi.
