Ammattilaiset, kuten kirjanpitäjät ja asianajajat, kirjoittavat usein kirjeitä asiakkaille tärkeistä liike-elämän asioista. Yrityksen on noudatettava tiettyjä menettelyjä, jotta ne voivat tuottaa selkeitä ja tehokkaita asiakaskirjoja. Ammattilaiset kirjoittavat asiakaskirjeitä useisiin tarkoituksiin, joihin kuuluu uuden asiakkaan ottaminen vastaan, keskustelu liiketoiminta-asiasta tai neuvojen tarjoaminen. Kirjoita asiakaskirje ammattimaisesti ja on helppo lukea, ja lukija ymmärtää sen selkeästi.
Käytä kirjelomakkeita. Useimmat ammattimaiset yritykset käyttävät kirjelomakkeita kaikille kirjeille, myös asiakkaille. Kirjelomakkeessa on yrityksen nimi, osoite ja puhelinnumero.
Osoita kirje. Kun kirjoitat kirjeen asiakkaalle, kirjoita se suoraan henkilölle ilmoittamalla henkilön nimi. Se voi alkaa sanalla "Dear", jota seuraa henkilön nimi tai sana "To". Lisää päivämäärä kirjeen yläreunaan.
Aloita kirje lyhyesti. Pidä esittely miellyttävänä ja keskustelevana. Kiitos asiakkaalle yrityksesi käytöstä ja ilmoita kirjeen syy.
Kehitä kirjeen runko. Tämä kirjeen osa sisältää kirjeen tarkoitusta koskevat tiedot. Se voi sisältää neuvoja tai muita asiakkaalle tärkeitä tietoja.
Vältä sellaisten termien käyttöä, joita vain alan ammattilainen ymmärtäisi. Asianajajat ja kirjanpitäjät käyttävät usein termejä, jotka ovat omalla alallaan, mutta voivat olla asiakkaille tuntemattomia. Valitse sanat, jotka ovat selviä kenelle tahansa, riippumatta niiden taustasta.
Pyydä asiakasta soittamaan kysymyksiin. Kutsumme ottaa yhteyttä yritykseen lisätietoa ja apua varten on tavallinen osa kaikkia asiakaskirjeitä.
Kirjoita kirjain. Lisää allekirjoituksesi kirjeen alareunaan ja lähetä asiakirja asiakkaalle.
