Projektinhallintatyökalut ovat yleisiä laitteita, joilla seurataan projektin toimintaa, määräaikoja ja resursseja. He ovat yleensä visuaalisia työkaluja, jotka on suunniteltu edustamaan hankkeen tavoitteita ja toimia - esim. Gantt-kaavioita - tai hankkeen eri vaiheissa työskentelevien vastuualueita, kuten uimakaistakaavioita.
Pro: Organisaatio
Projektinhallintatyökalut auttavat sinua järjestämään projektin alusta alkaen. Tunnistamalla kaikki toiminnot ja niiden kesto, resurssit ja vastuulliset ihmiset, sinun ei tarvitse koskaan miettiä, mitä tehdä seuraavaksi tai kuka on vastuussa. Tiedot ovat helpompia seurata, koska ne on kirjoitettu ja merkitty, kun ne on täytetty. Hankkeen aikana parempi organisaatio auttaa säästämään aikaa ja stressiä ja välttää viime hetken salauksen.
Pro: Helposti jaettu
Projektinhallintatyökalut luovat yleensä yhden asiakirjan, joka toimii ”projektina yhdellä silmäyksellä”. Tämä projekti on helppo jakaa kaikkien kanssa, jotka työskentelevät sen eri osissa. Jokainen tietää niiden toimintojen tilan, jotka voivat vaikuttaa heidän työhönsä. Tietyt ohjelmistot mahdollistavat avoimen käytön muokkaamisen, jotta jokainen voi nähdä kaikki projektin tilan yksityiskohdat.
Con: Aikainvestointi
Oppimiseen voidaan investoida huomattavasti ja hankkeen valinnainen hankkeenhallintatyökalu voidaan luoda. Tietyt työkalut ovat melko helppo oppia, mutta toiset voivat olla yksityiskohtaisia ja teknisiä. Jokaisella projektissa on opittava tulkitsemaan työkalu; jonkun täytyy myös olla vastuussa oppimisesta työkalun luomiseksi. Joskus erikoistuneen ohjelmiston oppiminen voi kestää niin kauan kuin asiakirjan luominen tapahtuu.
Con: Ylläpito
Projektinhallintatyökalut ovat hyödyllisiä vain, kun niitä päivitetään säännöllisesti. Alkuperäinen suunnitelma on arvokas, mutta todellisuudessa hankkeet eivät koskaan mene suunnitelmien mukaan. Kun muutoksia tapahtuu, kuten uusia tehtäviä tai viiveitä, asiakirjaa on päivitettävä vastaavasti. Joku on vastuussa tästä säännöllisestä tehtävästä.
