Kun suoritat pienyrityksen, sinun on usein tehtävä kaikki. Rahoituksesta henkilöstöresursseihin markkinointiin todennäköisesti kuluu monia hattuja. Tämä voi olla haastavaa, kun sinulla ei ole erityistä kokemusta näillä aloilla. Onneksi monet taloudelliset tehtävät voidaan opettaa itsenäisesti resurssien avulla, jotka löytyvät verkossa tai paikallisten pienyritysten neuvostojen kautta. Yksi tärkeimmistä tehtävistä on budjetin asettaminen ja harkittujen ja sitoutuneiden kiinteiden kustannusten määrittäminen.
Budjetointi ja liiketoimintasuunnitelmat
Budjetointi on yksi kriittinen osa pienten yritysten toimintaa. Jotta voisit saada lainan tai saada hallituksen hyväksynnän, tarvitset todennäköisesti budjetin ja liiketoimintasuunnitelman. Suunnitelma on yrityksesi taloudellinen etenemissuunnitelma tulevina vuosina. Vaikka olet itsenäinen ammatinharjoittaja yksityisyrittäjänä, suunnittele liiketoimintasuunnitelma niin, että sinulla on hyvä idea siitä, mihin rahat tulevat tulevaisuudessa. Saatat tarvita myös liiketoimintasuunnitelman, jos annat tietoja tietyistä laillisista liiketoiminnallisista nimityksistä, kuten yhtiöstä, joka tarvitsee hallituksen tai vakuutustarkoituksiin.
Useimmat liiketoimintasuunnitelmat sisältävät kustannuksia, joita voit hallita ja kustannuksia, joita et voi. Nämä kulut tunnetaan kiinteinä kiinteinä kustannuksina ja sidotuina kiinteinä kustannuksina. Nämä ovat monin tavoin samanlaisia kuin haluamasi ja tarpeet, jotka saatat tuntea omassa henkilökohtaisessa budjetissasi. Molempia pidetään kuitenkin kiinteänä tietyssä määrin, kun taas henkilökohtaiset haluasi, kuten elokuviin menossa, ovat paljon joustavampia. Liiketoimintasuunnitelmasi kannattavuuden määrittämisessä on hyvä mielessä, mihin liiketoimintasi talousarvioon sisältyvät kohteet ovat kiinteät ja joita voidaan muuttaa.
Mitkä ovat harkinnanvaraiset kiinteät kustannukset?
Vapaaehtoiset kiinteät kustannukset ovat sellaisia, jotka ovat vaadittuja menoja vain tietyn ajanjakson ajan tai hyödykkeen, joka on joskus tarpeetonta, mutta välttämättömyys muina aikoina. Useimmissa tapauksissa harkinnanvaraiset kiinteät kustannukset voidaan poistaa tai vähentää helpommin kuin sitoutuneet kiinteät kustannukset. Lisäksi niillä on vähemmän vaikutusta yrityksen kannattavuuteen, jos niitä leikataan tai vähennetään.
Tähän luokkaan kuuluvat kustannukset eivät ole pysyvästi poistettavia kustannuksia. Sen sijaan ne ovat yleensä kustannuksia, jotka lyhennetään väliaikaisesti tai jotka on varattu lyhyen aikavälin alariville. Ajan myötä harkittujen kiinteiden kustannusten poistaminen voi kuitenkin vahingoittaa liiketoimintaa monin eri tavoin aina alennetusta brändin altistumisesta alikäyttöisille työntekijöille ja vähentyneisiin tutkimus- ja kehitystuloksiin. Yrityksenne pitäisi aina jättää talousarvioon tilaa harkinnanvaraisiin kiinteisiin kuluihin tästä syystä.
Mitkä ovat sitoutuneet kiinteisiin kustannuksiin?
Sitoutuneet kiinteät kustannukset ovat kustannuksia, joita et voi yksinkertaisesti poistaa budjetistasi. Ne ovat välttämättömiä menoja, koska tarvitset tavaroita tai palveluita, joita nämä kustannukset tukevat liiketoiminnan ajamiseksi. Esimerkiksi T-paitoja valmistava yritys tarvitsee tehtaan ja kankaan ennen kuin se voi alkaa tuottaa paitoja. Yritys, joka tarjoaa kaikenlaista palvelua, tarvitsee yleensä toimiston, jotta asiakkaiden kokoukset ja työntekijöiden paikka työskennellä.
Sitoutuneiden kiinteiden kustannusten sitoumusaika on yleensä paljon pidempi kuin harkinnanvaraisissa kustannuksissa. Esimerkiksi toimistorakennuksen vuokrasopimus on todennäköisesti sellainen, joka on voimassa useita vuosia. Päätös tällaisten sopimusten päättämisestä johtaa usein seuraamusten aiheuttamiin tulonmenetyksiin. Usein on mahdollista, että vaikka halusit poistaa kustannukset tässä luokassa, se ei ehkä ole taloudellisesti mahdollista.
Lisäksi yrityksesi luonne todennäköisesti vaikeuttaa sitoutuneiden kiinteiden kustannusten muuttamista, kun ne on perustettu. Jos valmistat tavaroita tai tarjoat palveluja tietyssä paikassa, et yleensä voi vain sulkea kauppaa ja siirtyä ilman merkittävää taloudellista menetystä. Esimerkiksi ravintola on sijoitettava laitokseen, jossa on kaupallinen keittiö ja ruokailutila, jotta se voisi toimia laillisesti. Siirtäminen edellyttäisi, että yritys lopettaa toimintansa ja käynnistää sen uudelleen, kun uusi laitos löydettiin.
Sitoutuneiden kiinteiden kustannusten muuttamisen vaikeuksien vuoksi on parasta harkita näitä päätöksiä huolellisesti. Asianajajien, talousneuvonantajien, hallintoneuvostojen ja alueellisten kauppakamareiden kuuleminen on viisasta ennen pitkäaikaisten sitoumusten tekemistä.
Harkinnanvarainen kiinteä hinta-esimerkki
Koska kiinteät kiinteät kustannukset on määritelty sellaisiksi, jotka kulkevat ja kulkevat pitkiä aikoja, ne voivat vaihdella suuresti liiketyypin mukaan. Tähän luokkaan kuuluvat muutamia yleisiä kuluja ovat mainoskampanjat, henkilöstön koulutus, sijoittajasuhteet, suhdetoiminta ja tutkimus, laadunvalvonta, ylläpito ja liiketoiminnan kehittämistoimet. Muita esimerkkejä sitoutuneista kiinteistä kustannuksista ovat verkkosivuston ylläpitomaksut, vakuutuskustannukset, yritysluottojen maksaminen tai eräänlaiseen liiketoimintaan liittyvän erän maksut.
Kuten voitte kuvitella, mainoskampanjoiden lyhentäminen lyhyellä aikavälillä saattaa vaikuttaa hyvin vähän voittomarginaaleihin. Jos kuitenkin leikoit kokonaan mainosbudjettisi, yrityksesi näkisi todennäköisesti alentuneita marginaaleja ajan myötä. Samoin laadunvalvontaan varattujen varojen väliaikainen vähentäminen voisi olla hyvä valinta lyhyemmäksi ajaksi. Pitkän aikavälin rahoitussuunnitelmassa kuitenkin laadunvalvontaprosessien poistaminen olisi lähes varmasti haitallista yrityksesi maineelle ja lopulta voitolle.
Sitoutunut kiinteä hinta-esimerkki
Koska sidotut kiinteät kustannukset ovat sellaisia, joita ei voida poistaa yrityksen alimmasta rivistä, ne ovat usein suurempia lippuja. Näihin voivat sisältyä toimistotilojen vuokraus, yrityksen ostamiseen tarvittavan koneen tai hyödykkeiden maksaminen. Kaikki nämä kulut ovat välttämättömiä toiminnan jatkuvalle toiminnalle, joten niitä ei voida poistaa. Useimmissa tapauksissa näitä kustannuksia ei myöskään ole mahdollista vähentää mielekkäästi.
Kun otetaan huomioon kiinteät kustannukset, on tärkeää sisällyttää kaikki lisämaksut tai -maksut, jotka tulevat viime kädessä alkuperäisen ostoksesi seurauksena. Jos esimerkiksi ostat toimistorakennuksen 100 000 dollaria, mutta joudut maksamaan kuukausittaisen 250 euron suuruisen ylläpitomaksun toimeenpanopuistoon, sinun on sisällytettävä jälkimmäiset kulut myös osana sidottuja kiinteiden kustannusten budjetteja. Samoin, jos ravintola avautuu uuteen paikkaan, kaupallisen vastuuvakuutuksen, jota tarvitset kyseiselle fyysiselle kauppapaikalle, olisi oletettava kiinteänä kustannuksena. Kaikki niihin liittyvät kulut, jotka voivat aiheutua kiinteistä kustannuksista, on otettava huomioon.
Mikä ero on sitoutuneiden kiinteiden kustannusten ja kustannusten välillä?
Vaikka sidottujen kiinteiden kustannusten ja alentuneiden kustannusten välillä on joitakin yhtäläisyyksiä, termit eivät ole keskenään vaihdettavissa. (Huomaa, että upotettua kustannusta voidaan kutsua myös hukkakustannukseksi.) Kun sidotut kiinteät kustannukset ovat sellaisia, joita ei voida poistaa budjetistasi ja jonka avulla voit edelleen harjoittaa liiketoimintaa, upotettu hinta ei ole takaisin millä hyvänsä, kun se on maksettu.
Esimerkki upotetuista kustannuksista on mainostuskampanja uudelle palvelulle. Sano esimerkiksi, että yrityksesi johtajuus ajatteli, että ehdotettu tarjous osoitti valtavaa lupausta, ja mainontaan kohdistettiin 50 000 dollaria kohdeasiakkaille. Kuitenkin, kun kampanja oli valmis, uusilta tai nykyisiltä asiakkailta ei tullut liikkeelle palvelua. Myyntitiimi ei kyennyt vakuuttamaan asiakkaita kirjautumasta sisään ja palvelu lakkautettiin siksi tarjousluettelosta. Koska mainos epäonnistui, mainontaan käytettyjä 50 000 dollaria pidettäisiin upotettuna kustannuksena. Tämän esimerkin rahat oli käytetty ja niitä ei voitu periä takaisin.
Sitä vastoin sidotut kiinteät kustannukset olisivat, jos olisit ehdottanut samaa uutta palvelua ja monet asiakkaat olivat kiinnostuneita; myyntitiimi pystyi järjestämään lukuisia allekirjoitettuja sopimuksia uuden palvelun perusteella. Jotta saataisiin luvattuja tuloksia, on kuitenkin ostettava 50 000 dollarin kone. Tällöin konetta pidettäisiin sitoutuneena kiinteänä kustannuksena, koska yrityksesi on ehdottomasti oltava sitä varten, jotta se voi jatkaa liiketoimintaansa.
Miten tilillä on harkintavalta Vs. Sitoutuneet kiinteät kustannukset
Jos yrityksesi taloudellinen ohjelmisto tarjoaa sinulle mahdollisuuden erottaa harkinnanvaraiset ja sitoutuneet kiinteät kustannukset, tämä on erinomainen tapa erottaa nämä kaksi ja pitää budjetti tiellä. Jos et käytä tätä ominaisuutta käyttävää ohjelmaa, voit ehkä luoda oman budjettikohdan, jota käytetään yksinomaan harkinnanvaraisiin kustannuksiin. Harkitse kunkin luokan menoja uuden budjetin luomisessa. Etsi alueita, joilla voit vähentää harkinnanvaraisia kustannuksia, mutta olkaa realistisia. Talousarvio on sellainen määrä, joka sallii jonkin verran huoneeseen mennä eteenpäin. Älä koskaan budjeta juuri sitä, mitä olette viettäneet aiemmin, koska tämä voi johtaa harkintakulujen pakottavaan alentamiseen linjan alapuolella, jos tarvittavat varat eivät yksinkertaisesti ole käytettävissä. Ajan myötä nämä leikkaukset voivat vahingoittaa yritystäsi.
Kun kyse on sitoutuneista kiinteistä kustannuksista, budjetointi voi olla hieman helpompaa. Tiedät jo, kuinka paljon rahaa käytät tietyissä luokissa kuukausittain, koska se on tällaisen rahoitussitoumuksen luonne. Kuitenkin sisällyttää hieman rahaa kiinteiden kustannusten yläpuolella ja vain jossakin tapauksessa.
Varmista, että dokumentoit jokaisen omalla kustannuksellaan riippumatta siitä, kuinka pieni. Tämä on ainoa tapa varmistaa tulevaisuuden budjetoinnin ja liiketoimintasuunnitelmien päivitysten tarkkuus. Sinun on tiedettävä, kuinka paljon jaetaan harkinnanvaraisiin kiinteisiin ja sitoviin kiinteisiin kuluihin, joten luokittele, mitä nyt vietätte helpommaksi ajaksi tulevaisuudessa. Sitoutuneiden kiinteiden kustannusten pitäminen mahdollisimman alhaisina ja tarpeettomien harkintakustannusten hallitseminen on varma tapa pitää menot alhaisina ja budjetti radalla.
Kiinteä Vs. Muuttuvat kustannukset
Budjettia tai liiketoimintasuunnitelmaa laadittaessa on tärkeää ottaa huomioon myös kiinteät kustannukset ja muuttuvat kustannukset. Muuttuvat kustannukset poikkeavat harkinnanvaraisista ja sitoutuneista kiinteistä kustannuksista, koska ne muuttuvat usein kuukausittain. Jos yrityksesi käyttää esimerkiksi mainoksia sosiaalisen median avulla ja maksaa napsautusta, saatat huomata, että muutamassa kuukaudessa käytät 100 dollaria, kun taas muissa maissa veloitetaan yli 1000 dollaria. Nämä kustannukset ovat täysin riippuvaisia siitä, kuinka tehokas mainos on ja kuinka monta ihmistä päättää napsauttaa sitä.
Jotkin kustannukset voivat olla kiinteitä tai vaihtelevia riippuen siitä, miten yrityksesi rakentuu. Esimerkiksi rahamäärä, jonka olet velkaa kuukausittain, voi olla kiinteä kustannus, jos työntekijät ovat palkatut ja maksaneet samat määrät riippumatta siitä, kuinka monta tuntia he työskentelevät. Jos henkilökuntasi koostuu palkkioista tai tuntihenkilöstöstä, kuukausittaiset palkkakustannukset vaihtelevat todennäköisesti. Tällaisissa tapauksissa on järkevää varata ylimääräisiä varoja, jotta voit ottaa huomioon odotettavissa olevat virrat ja virrat.
