Henkilöresurssien suunnittelu alkaa työvoiman tarpeiden määrittämisestä: organisaation tehtävien ja tavoitteiden toteuttamiseen tarvittava henkilöiden taso, kannat ja lukumäärä. Tällainen suunnittelu tapahtuu yleensä ennen kuin yritys avaa ovensa yrityksille. Yrityksen kasvun, lisääntyneen tulon, uusien markkinoiden kasvun ja työntekijöiden epävarmuuden kaltaiset tekijät voivat myös vaatia lisää henkilöstöä. Kun istut pöydässä johtotehtävissä, on viisasta saada kirjallinen ehdotus, joka oikeuttaa pyyntösi ylimääräiseen työvoimaan.
Aloita Essentials-ohjelmalla
Organisaation koosta ja henkilöstötaulukon monimutkaisuudesta riippuen lisähenkilöstöpyynnönne pitäisi sisältää vähintään neljä perusosaa:
- Tiivistelmä
- Tarvitsee arviointia
- Metodologia
- talousarvio
Jotkut ehdotukset voivat vaatia lisää osia, kuten hankkeiden arviointia ja viestintästrategiaa, mutta henkilöstöresurssien suunnitteluehdotuksessa ei ehkä tarvita enempää kuin neljä perusasiakirjaa. Ehdotus edellyttää koko henkilöstöryhmän panosta, koska henkilöstöön kuuluu rekrytointi, työntekijöiden koulutus ja kehittäminen sekä korvaus.
Kirjoita tiivistelmä
Ilmoittakaa ehdotuksen tarkoitus ja määrittele, kuka toimitti syötteen. Yhteenveto sisällöstä ja anna tietoa siitä, miten aiot suorittaa suunnitelman lisähenkilöstöstä. Lukijoiden, joilla on pääsy vain yhteenvetoon, on ymmärrettävä täydentävän henkilöstön pyynnön perustelut. Selvitä myös, miten päädyit siihen johtopäätökseen, että tarvitset enemmän työntekijöitä ja miten budjetti kattaa kustannukset, jotka aiheutuvat rekrytoinnista, kouluttamisesta, aluksella ja maksamisesta.
Esimerkki:
ABC Company Human Resource Manager, lisää nimi, esittää tämän päivätyn päivämäärän päivätyn ehdotuksen perustellakseen viiden lisähenkilöstön lisäämistä kahteen osastoon: Corporate Sales ja Accounting. HR-ryhmä tutki yrityksen tarpeita, arvioi nykyistä työmarkkinoita ja arvioi kokonaiskustannukset ylimääräisille työntekijöille. Yksityiskohdat esitetään tässä ehdotuksessa, jonka ABC Companyn johtoryhmä hyväksyy.
Kuvaile lisähenkilöstöehdotusta
Kuvaile syitä, miksi yritys tarvitsee lisähenkilöstöä, ja selittäkää menetelmä, jonka avulla voit määrittää, kuinka monta henkilöstöä tarvitaan organisaation toiminnan ylläpitämiseksi. Tarpeiden arviointi sisältää todennäköisesti yrityksen nykyisen henkilöstösuunnitelman tarkastelun ja sen toteutuksen. Siinä olisi myös esitettävä vaiheet, joita olet ottanut tarkastelemaan kunkin osaston nykyisiä resursseja ja mitä odotat tulevaisuuden henkilöstöresursseista. Esimerkiksi tarpeiden arvioinnissa voi olla kuvauksia keskimääräisestä työntekijän hallintokunnasta, peräkkäisen suunnittelun, työntekijöiden koulutuksen ja kehittämisen sekä heikkenemisen ja liikevaihdon kuvauksesta.
Kuvaile metodologiaa
Tässä prosessissa päätellään, että organisaatio tai osasto tarvitsee lisähenkilöstöä. Kuvaile jokaisen tarpeesi arvioinnin osatekijät tietojesi lähteet ja miten käytit näitä tietoja. Esimerkiksi työntekijän toimikauden keskiarvo on yksinkertainen laskenta:
- Tarkista työntekijöiden henkilöstötiedostot vuokrauspäiviä varten
- Laske käytettyjen vuosien määrä
- Työvuosien kokonaismäärä
- Jaa kokonaismäärä työntekijöiden lukumäärällä
Joidenkin osastojen kohdalla saatat haluta tutkia yksittäisen työntekijän toimeksiantoa arvioidaksesi hälvenumerot. Menetelmään olisi sisällytettävä myös työntekijöiden saatavuus, koska ei ole mitään järkeä hakea lisähenkilöstöä, jos työmarkkinat ovat sellaiset, että sinulla ei ole mahdollisuutta houkutella päteviä hakijoita. Työmarkkinoiden saatavuus määrittää, onko sinulla pääsy henkilöresursseihin, kuten lähistöllä oleviin kouluihin, jotka valmistavat tutkinnon suorittaneita, tai yleiseen työmarkkinoihin työmatkaliikenteen alueella. Voit myös sisällyttää tähän metodologiaan mitä voisi tapahtua, jos yritys ei pysty palkkaamaan pätevää lisähenkilöstöä. Esimerkiksi nykyisten työntekijöiden ylityöt, tuottavuuden tai myynnin menetys tai alhainen työntekijöiden moraali, koska nykyinen työvoima kantaa liiallisen työtaakan rasitusta.
Esitä budjetti
Lisätyöntekijöiden budjetti on enemmän kuin vain se, mitä työntekijät ansaitsevat. Korvaus kustakin työntekijästä sisältää vuosipalkat ja etuuksien kustannukset. Joulukuussa 2017 Yhdysvaltojen työministeriön työtilastotoimisto ilmoitti, että yksityisen sektorin työntekijöiden korvausten kustannukset olivat 31,7 prosenttia palkoista. Esimerkiksi 50 000 dollaria vuodessa ansaitsevan henkilön palkkaaminen on noin 15 850 dollaria, jolloin työntekijän kokonaiskustannukset ovat 65.850 dollaria vuodessa. Etuihin sisältyvät maksetut loma-, vakuutus- ja eläkesäästöt. Työntekijöiden palkkaamiseen, kouluttamiseen ja aluksella työskentelyyn liittyy myös kustannuksia, jotka riippuvat henkilöstöryhmän jäsenten palkkaamisesta ja palkkaamisesta. Monet organisaatiot perustavat palkkauspäätökset kustannuksiin, joten ehdotuksen budjettiosassa on kuvattava kustannukset ja ennusteiden perusteet.
Sum It All Up
Ehdotuksenne lisähenkilöstölle pitäisi ilmoittaa aikataulu, joka perustuu siihen, kun saat hyväksynnän, koska et voi tavallisesti määrittää täsmällistä päivämäärää, jolloin voit todella tuoda ihmisiä alukseen. Epäonnistumiset, kuten taustatarkastukset ja ehdokkaat, jotka tarvitsevat lisäaikaa ilmoituksen antamiseksi nykyisille työnantajille, voivat aiheuttaa viivästyksiä. Älä ryntäi aikataulua, johon voit tuoda lisähenkilöstöä.
