Käsitteet "kirjanpito" ja "palkkahallinto" ovat usein keskenään vaihdettavissa. ”Kirjanpito” on termi, jota käytetään kuvaamaan sitä osaa liiketoiminnasta, joka käsittelee kaikki liiketoiminnan transaktiot ja kassavirrat. ”Palkkalaskenta” on työntekijöiden palkkakirjojen valmistelu, joka on koko kirjanpidon yksikkö. Kirjanpito- ja palkkahallinnolla on liiketoiminnassa kaksi erillistä tehtävää ja tavoitetta, jotka on määriteltävä toimivan kirjanpidon osastolla.
Kirjanpitotoiminto
Kirjanpito-osaston tehtävänä on seurata ja ylläpitää liiketoiminnasta tulevaa rahaa. Osasto on vastuussa kaikkien tapahtumien kirjaamisesta kulujen ja ostojen seurantaan, talousrekisterien säilyttämiseen ja taloudellisten raporttien kirjoittamiseen, tarvittaessa yrityksen sisäisten tarkastusten suorittamiseen ja yrityksen valmisteluun verotusta varten. Kirjanpito-osaston johtajan on raportoitava kirjanpitokysymyksistä tai budjetointiongelmista johtoryhmän kanssa, varsinkin jos talousarvio vaikuttaa tuotekehitykseen tai yksittäisiin hankkeisiin, jotka ovat tällä hetkellä aktiivisia.
Kirjanpidon tavoitteet
Kirjanpito-osastolla on joukko tavoitteita, joita työntekijät työskentelevät. Yhteisiä kirjanpitotavoitteita ovat yhtiön työntekijöiden palkanlaskennan seuranta, kaikkien liiketoiminnan harjoittamiseen tehtyjen ostosten seuranta, kaikkien myynti- ja tuloslaskelmien seuranta, taloudellisten raporttien tutkiminen taloudellisten virheiden määrän vähentämiseksi ja yrityksen eri talousarviotilanteiden käsittely.
Palkkalaskutoiminto
Yrityksen työntekijöiden palkanlaskennan käsitteleminen ja valmistelu on vain yksi kirjanpito-osaston tehtävä. Palkkasumma on kaikkien työntekijöiden palkkojen valmistelu. Tähän sisältyvät myös bonukset ja myyntimaksu. Tilinpitäjän on lisättävä kullekin työntekijälle työtuntien kokonaismäärä ja kerrottava summa työntekijöiden tuntikohtaisesta palkasta. Tämä olisi tehtävä kahdesti kuukaudessa, joten työntekijöiden palkat ovat ajoissa.
Palkkalaskelmat
Työntekijän, joka hoitaa tilinpäätösosaston palkkahallintotehtäviä, on noudatettava tiettyjä menettelyjä ja sen on pyrittävä asettamaan tavoitteita. Tavallisiin palkkasumman tavoitteisiin kuuluvat työntekijöiden tuntien ja maksujen säilyttäminen, palkkioiden ja palkkioiden laskeminen, kunkin palkkakohtaisen veronmaksun laatiminen ja palkkaselvitysten tulostaminen päätalousarvion ja kustannusbudjetin osalta. Nämä budjetit valmistelee kirjanpito-osasto yrityksen omistajalle tai johtokunnalle.
