Yritysten omistajien on oltava tarkkoja jokaisen pyrkimyksensä kanssa. Huolimattomat tai laiskat yrittäjät menettävät aikaa ja rahaa lajittelemalla löysien päiden kautta; Lisäksi, jos liiketiedot ja kirjanpitojärjestelmät eivät ole tarkkoja, omistajalle voidaan veloittaa valtion ja liittovaltion työlainsäädännön rikkominen. Yksi tällainen järjestelmä, jonka on oltava tarkka, on palkkajärjestelmä.
Luo tarkat vuosittaiset raportit työntekijöiden tuloihin
Palkkalaskujärjestelmän on pystyttävä pitämään ja tuottamaan tarkkoja raportteja työntekijöiden tuloista. Yrityksen omistajan näkökulmasta se, että kykenevä tuottamaan vuotuisia tuloraportteja, tekee yritysverojen jättämisestä hieman helpommaksi: työntekijöiden liiketoimintakulujen verovähennysten laskentaan käytetty summa (erityisesti työntekijän tulot) voi olla helposti saatavilla. Työntekijän näkökulmasta se, että hän voisi pyytää työnantajalta tietoja hänen tuloistaan, voisi olla ratkaisevan tärkeää lainojen tai valtiontukien turvaamiseksi (kuten työkyvyttömyys- tai työttömyysetuudet).
Luo Paychecks ja Pay Stubs
Yhtä tärkeä palkkahallintojärjestelmän tavoite on tuottaa palkkakirjoja ja maksaa palkkioita. Tämän tehtävän tietokoneistaminen säästää johtajia ja yritysten omistajia aikaa ja rahaa; Sen sijaan, että tarkistettaisiin aikakortteja manuaalisesti ja lasketaan tarkistusmäärä laskettujen työtuntien perusteella, palkkasummajärjestelmä olisi suunniteltava laskemaan nämä luvut automaattisesti. Työntekijät arvostavat myös ajoissa maksettavaa palkkajärjestelmää: se vähentää ahdistusta, joka koskee tarkastusten vastaanottamista ajoissa ja ahdistusta väärän summan tarkistamisesta.
Ohje Omistajat noudattavat työlainsäädäntöä
Palkkahallintojärjestelmän on helpotettava valtion ja liittovaltion työlainsäädännön noudattamista samalla kun autetaan omistajaa vähentämään yleiskustannuksia. Esimerkiksi liittovaltion laki velvoittaa työntekijöitä maksamaan ylitöitä, jos he työskentelevät yli 40 tuntia yhdessä työviikossa.
Palkkahallintojärjestelmän on automaattisesti otettava huomioon ylityökorvaus. Tämä auttaa työnantajia pysymään lain sisällä, kun on aika maksaa ylitöitä. Lisäksi, koska työnantaja voi käyttää järjestelmää tarkistaakseen, kuinka monta tuntia työntekijä työskentelee, työnantaja voi siirtää aikatauluja välttääkseen ylimääräisiä ylityökustannuksia (mikä auttaa työnantajia pitämään kustannukset alhaisempina).
Palkkalaskujärjestelmän pitäisi myös pystyä tulostamaan verolomakkeita ja muita valtion edellyttämiä lukuja (kuten FICA-määrät), jotta työlainsäädännön noudattaminen olisi helpompaa.
