Sähköposti on tehokas ja nopeampi tapa lähettää liiketoimintaa viestintään verrattuna postipalveluun. Se on myös helpompi tapa vaihtaa asiakirjoja. Joitakin asioita, joita on syytä tarkastella, kun lähetät liitetiedostoon liittyvän sähköpostiviestin, ovat sen koko, liitetiedoston luomiseen käytettävä ohjelma ja virusten mahdollisuus. On myös tärkeää muistaa, että vastaanottaja ei ehkä ole ainoa, joka näkee viestisi. Käytä ammatillista sävyä, joka jättää myönteisen vaikutelman.
Kirjoita aihe, joka heijastaa viestin asianmukaisesti. Tietyt aihepiirit auttavat työntekijöitä järjestämään sähköpostiviestejä yritysprojektien mukaan. Epätarkat otsikot, kuten ”Tärkeää” tai ”Ole hyvä lukea”, vaikeuttavat viestien löytämistä tulevaisuudessa.
Luo ytimekäs ja helposti luettava viesti. Työntekijöiden on selattava päivittäin suuria määriä sähköpostiviestejä ja niillä on vähän aikaa lukea pitkiä viestejä. Käytä luettavaa fonttia, sisältää paljon valkoista tilaa ja käytä isoja ja pieniä kirjaimia asianmukaisesti. Kirjoita viestisi kohtelias mutta ammattimainen sävy ja aloita ja lopeta ammattimaiset tervehdykset.
Katso liite. Varattuja työntekijöitä kiirehtii usein aikaa, ja he voivat unohtaa liitetiedoston, jos siihen ei ole viittausta. Anna vastaanottajalle tietää, mitä liitetiedosto sisältää ja mitä siihen tehdä.
Varmista, että olet liittänyt asiakirjan ennen lähettämistä. Janis Fisher Chan, kirjoittaja ”E-Mail: A It It Guide - Miten kirjoittaa ja hallita sähköpostia työpaikalla”, neuvoo asiakirjan liittämistä ennen kuin aloitat viestin kirjoittamisen.
Kerro lukijallesi mikä ohjelma tarvitaan tiedoston avaamiseen. Microsoft Office Suite ja Adobe Acrobat Reader ovat yleisiä sovelluksia, joita käytetään työpaikalla.
Harkitse, kuinka kauan vastaanottaja voi ladata liitetiedoston. Käytä suurten tiedostojen, kuten WinZip-tiedoston, pakkausohjelmaa tai katkaise tiedosto pienempiin osiin, jotka voit lähettää erikseen. Vastaanotettuina varattu työntekijä voi liittää asiakirjan viestin runkoon.
Korjaa viestisi. Oikeinkirjoitus ja kieliopilliset virheet näkyvät epäammattisina. Vältä myös slangin, lyhenteiden ja hymiöiden käyttämistä viestissä. Nämä voivat olla hyvin tunnettuja termejä, mutta ne eivät sovellu yritysviesteihin.
Skannaa viestisi ja liitteenä oleva asiakirja viruksille ennen lähettämistä.
Lisää vastuuvapauslauseke, joka kannustaa lukijaa tarkistamaan liitetiedoston viruksille ennen lataamista. Tämä voi suojata yritystäsi mahdollisilta oikeudellisilta toimenpiteiltä, jos vastaanottaja vastaanottaa viruksen liitetiedostosi kautta.
Varoitus
Älä lähetä ketjuja, roskapostia tai vitsejä liitteinä. Ne ovat ammattimaisia ja sopimattomia.
