Microsoft kuvaa Outlook-kalenterin "kalenteri- ja ajoitusosana, joka on täysin integroitu sähköpostiin, yhteystietoihin ja muihin ominaisuuksiin", jonka avulla käyttäjä voi luoda tapaamisia ja tapahtumia, järjestää kokouksia, tarkastella ryhmän aikatauluja ja suorittaa muita tehtäviä. Outlookissa on myös muistiinpanomahdollisuuksia, päiväkirjaa ja web-selailua, ja kolmannet osapuolet voivat hallita yrityksen ja yksittäisiä kalentereita syrjäisistä paikoista. Outlook voidaan konfiguroida ja synkronoida yksilön PDA- tai älypuhelimella, jotta voit käyttää niitä ja käyttää kalenterin hallintaa.
Avaa Outlook tietokoneella, PDA: lla tai älypuhelimella. Outlook avaa postilaatikon, sähköpostisovelluksen näyttämisen. Yksi näytön vasemmassa reunassa on kalenteri-välilehti, kun haluat käyttää kalenterisovellusta.
Tuo kalenterisovellus napsauttamalla kalenteri-välilehteä. Kalenteri näyttää usein viikon tai viikon yhteenvedon nykyisen päivän, jossa luetellaan kaikki aiemmat merkinnät tai tapaamiset yrityksessä oleville yksittäisille tai useille henkilöille.
Etsi kotipainike näytön yläreunasta ja valitse uudet kohteet avattavasta valikosta. Tapahtumasta riippumatta tapahtuma on uusi kohde ja jokainen uusi tapahtuma on syötettävä erikseen.
Valitse koko päivän tapahtuma-välilehti, jos tapahtuma tapahtuu koko päivän aikana. Useimmissa tapahtumissa on alkamis- ja loppumisaika. Uusi tapahtuman ponnahdusikkuna luodaan.
Syötä aiheen aihe aiheen kenttään. Aihe on se, mitä näkyy kalenterin yhteenvedossa tapahtuman luomisen jälkeen. Myös tapahtuman sijainti on annettava.
Napsauta Asetukset-kuvaketta, jos haluat ilmoittaa kalenterin muille katsojille tapahtuman tilan. Tilan ilmaisimet ovat värikoodattuja ja ne sisältävät toimiston ulkopuolella olevan tilan, varattu, vapaana tai tila on alustava.
Valitse tapahtuman aloitus- ja lopetusaika avattavasta valikosta. Jos tapahtuma kestää useita päiviä, ilmoita se alkamis- ja päättymisaikojen mukaan, ja tapahtuma näkyy kalenterin päivä- / viikko / kuukausi -näkymässä useiden päivien aikana.
Tallenna tallennettu tapahtuma napsauttamalla Tallenna-painiketta ja sulje selainikkuna. Tapahtuma tulee näyttää kalenterin Päivä / Viikko / Kuukausi-yhteenvetonäkymässä. Jos kalenteri sijaitsee julkisessa kansiossa, toiset voivat tarkastella tapahtumaa heti, kun se on lisätty.
Toista yllä olevat vaiheet jokaiselle tapahtumalle. Muut kuin niihin liittyvät tapahtumat on lisättävä kalenteriin erikseen. Päivä / viikko / kuukausi -näkymässä olevaan päivämäärään kaksoisnapsauttamalla pääset pikakuvakkeeseen add-on-tapahtuman ponnahdusikkunaan.
