Yhteisön palvelu on jalo työtä - mutta se ei useinkaan tapahtuisi ilman, että kulissien takana tapahtuisi huomattavaa työtä. Yhteisöllisen palvelun tapahtuman järjestäminen on monipuolinen pyrkimys, ja puheenjohtajan vastuulla on huolehtia kaikista yksityiskohdista. Ennakkosuunnittelu on ratkaisevan tärkeää, ja siinä on mukana kaikki tavoitteiden asettamisesta tehtävien siirtämiseen. Jos osoitat komponenttien luettelon etukäteen, lisäät todennäköisyyttä, että tapahtuma onnistuu.
Valitse syy. Monet projektityypit kuuluvat yhteisöpalveluun. Joissakin ideoissa on mukana hankkeita, joilla edistetään ympäristöä, edistetään turvallisuutta, torjutaan rikollisuutta tai autetaan asunnottomia.
Harkitse ensisijaista syytä, miksi hanketta tarvitaan. Jos suunnittelet tapahtumaa organisaation puolesta, ota huomioon, onko tapahtuma organisatorisen tehtävänsä hengessä.
Asettaa tavoitteita. Määritä hankkeen erityistavoitteet ja varmista, että ne ovat mitattavissa. Mitattavissa olevat tavoitteet auttavat sinua arvioimaan tapahtumaa sen jälkeen, kun se on ohi.
Suunnittele tapahtuma. Valitse päivämäärä, aika ja paikka. Harkitse sitten, mitä se ottaisi - kuten mielenkiintoinen puhuja, ruoka tai ainutlaatuinen toiminta - jotta ihmiset voivat pitää tapahtumaa hauskaa ja kannattavaa.
Huomioi henkilöstön tarpeet. Yksityiskohtaiset tehtävät ja kuka suorittaa nämä tehtävät. Rekrytoi vapaaehtoisia täyttämään nämä kannat.
Luettele tarvittavat resurssit, materiaalit ja tarvikkeet. Jos haluat budjetoinnin, ota huomioon, että jokainen kohde luovutetaan tai ostetaan. Jos lahjoitat, tallenna luontoissuoritukset.
Kutsumalla mahdollisia yhteistyökumppaneita - kuten mahdollisia tapahtuma-sponsoreita - joko kirjallisen viestinnän tai henkilökohtaisten esitysten kautta osallistua tapahtumaan. Jaa kiinnostava tarina siitä, miten projekti vaikuttaa myönteisesti yhteisöön. Selitä heille, mitä he voivat tehdä auttaakseen.
Täydennä ehdotettu talousarvio, jossa ilmoitetaan kaikki ennakoidut tulot ja kulut. Sisällytä kaikki resurssit, materiaalit ja tarvikkeet luettelostasi kustannusbudjettiin. Varmista, että lahjoitettujen kohteiden arvo näkyy talousarviossa.
Edistää tapahtumaa. Ilmoita tapahtumasta kaikin mahdollisin keinoin, kuten tiedotteissa, suoramainoksissa, henkilökohtaisissa kutsuissa, julisteissa, verkkosivustojen ilmoituksissa ja eri sosiaalisen median kautta. Yksinkertainen sana suusta on myös erittäin tehokas sanan saamiseksi. Muista mainostaa tapahtumaa alueellisille kouluille (tarvittaessa), koska monet opiskelijat ovat velvollisia suorittamaan yhteisötyötunteja ja saattavat olla halukkaita osallistumaan.
Suunnittele vaihtoehtoinen suunnitelma, jos jokin menee vikaan - se ei koskaan sattuu suunnitelmaan B. Kuvaile mahdollisia ongelmia (kuten huono sää), jotka voivat haitata hankkeen onnistunutta suorittamista. Sitten muotoile ratkaisuja näihin ongelmiin (kuten tapahtuman siirtämiseen sisälle).
Laadi erityinen toimintasuunnitelma. Luettele erityiset vaiheet, joilla hanke saatetaan onnistuneesti päätökseen. Näytä kunkin vaiheen suunnitellut päivämäärät. Toteuta tapahtuman päivän vaiheet erilliselle listalle, koska tämä voi olla kaikkein yksityiskohtaisin ja viitatuin luettelo tapahtuman aikana.
