Arkistointi on yksi niistä tärkeimmistä työpaikoista, joita kukaan meistä ei halua tehdä. Kun luot uuden arkistointijärjestelmän, haluat tehdä sen niin, että sitä on helppo käyttää. Jotkut haluavat perustaa järjestelmänsä aakkoset ja jotkin numerot. Toiset asettivat sen luokkaan ja sitten aakkoset. Valitse, mikä toimii sinulle.
Tarvittavat kohteet
-
Arkistokaappi
-
Manila-tiedostoja
-
Kartonkipaperin välilevyt
-
Hieno pistemerkki
Järjestä luokat, kuten vuokra tai kiinnitys. Aseta rakennuksen, apuohjelmien ja tarvikkeiden tiedostot. Mene läpi kaikki paperityöt. Anna jokaiselle aiheelle luokka. Yritä tehdä luokkasi samanaikaisesti IRS-luokkien kanssa, se helpottaa vuoden lopussa.
Tee jakaja kullekin luokalle. Kirjoita jakajaan mikä luokka on. Laita ne syrjään.
Kun maksat laskun, kirjoita päivämäärä, jonka maksit sen laskun osassa, jonka pidät tai kuitti. Jos käytät tarkistuksia, kirjoita shekissä oleva summa ja maksettu summa. Jos maksat sähköisesti, kirjoita vahvistuksen numero ja maksettu summa. Päivämäärä kaikki paperityötsi päivämääränä, jona olet työskennellyt, vaikka se ei olisi laskutus. Esimerkkejä muista paperityöistä voivat olla pankkien sovittelu, laskut asiakkaille lähetetyistä tilauksista ja laskuista. Sitten dokumentoi jokainen kuitti tai paperityö kirjanpitojärjestelmään. Quickbooksilla ja Microsoft Moneyilla on erinomaiset ohjelmat pienyritysten kirjanpitoon.
Määritä manila-kansio jokaiselle vaiheessa 1 luetellulle kategorian erilliselle osalle. Esimerkkinä voidaan mainita, että luokka on Apuohjelmat ja kansiot ovat ABC Electric, CITY-vesi ja viemäri sekä INT-internet-yhteydet. Jos yrityksessäsi on toimittajia, määritä yksittäiset tiedostot jokaiselle myyjälle. Määritä tiedostot jokaiselle asiakkaallesi. Siirry kunkin luokan läpi ja määritä kaikki yksittäiset kansiot.
Määritä jokaiselle työntekijälle tiedosto. Koska useimmilla pienyrityksillä ei ole henkilöstöosastoja, jotka käsittelevät työntekijöitä ja pitävät kirjaa niistä, sinun on säilytettävä ainakin yksinkertainen tiedosto. Aseta palkkakirjat. Dokumentoi kaikki koulutukset, jotka he ovat suorittaneet. Säilytä lisenssien kopiot, jos ne ovat tarpeen. Haluat myös dokumentoida mahdolliset riidat, joita heillä on ollut. Kirjoita muistiin, mitä riita oli ja mikä oli tulos.
Pidä erillinen tiedosto kuittiisi, kun ostat jotain yrityksellesi. Dokumentoi ne ensin pääkirjasi. Haluat sitten laittaa ne tiedostoon. Mene kerran kuussa kuitti-tiedostoon ja aseta ne oikeaan tiedostoon ja luokkaan. Voit kuitata kuukausien kuitit yhteen ja kirjoittaa kuukausi niihin. Vaikka käytät luottokorttia, tämä on ylimääräistä dokumentaatiota, jos IRS tarkastaisi sen.
Aseta luokanjakajat arkistokaappiin niiden aakkosjärjestyksessä. Merkitse jokainen kyseisen luokan kansio. Aseta ne jakajan taakse. Mene läpi jokainen luokka ja lähetä ne.
vinkkejä
-
Voit muokata mitä tahansa arkistointijärjestelmää, jotta voit käyttää sitä helposti. Niin kauan kuin löydät tiedot nopeasti, se on hyvä arkistointijärjestelmä.
