Laskutusjärjestelmä on liiketoiminnan myyntisaamisten ydin. Laskut valmistetaan myytyjen tuotteiden tai palvelujen perusteella. Laskun tiedot vastaavat muiden liiketoimintatietojen sisältämiä myyntikirjoja, asiakkaiden tilitietoja, myyntisaamisia ja kassatilejä.
Elektroninen ja manuaalinen
Laskutukseen käytettävät ohjelmistojärjestelmät edellyttävät pienyrityksiltä alkutietojen syöttämistä ennen laskujen tulostamista. Jokainen järjestelmä vaatii erilaisia muuttujia ja kehottaa käyttäjää siitä, mitä tarvitaan. Järjestelmä integroi tiedot sähköisesti saamisiin. Sitä vastoin pienyritysten omistaja tai kirjanpitäjä päättää manuaalisen järjestelmän perustamisessa, mitä tarvitaan, ja muotoilee sen osana kirjanpitojärjestelmää. Riippumatta siitä, tarjoaako pienyritys palveluja tai myy tuotteita, yksi laskutusjärjestelmän käyttöönoton alustavista vaiheista on määrittää, mitä laskutoimitukseen sisällytetään tällaisten perusasioiden lisäksi myös yhteystietona.
Numerointijärjestelmä
Jokaisessa laskussa on oltava yksilöllinen tunnistenumero, joka perustuu joko myynnin aikajärjestykseen tai asiakasnumeroon. Joka tapauksessa pienyritysten omistaja valitsee nämä yksilölliset numerot viitaten tiettyyn laskuun tulevaisuudessa.
Laskun runko
Laskun kuvausosassa kirjanpitäjä haluaa lisätä eriteltyjä tietoja, jotta asiakas tietää tarkasti, mitä laskuasiakirjat ovat. Esimerkiksi palvelua koskeva lasku, joka yksinkertaisesti ilmaisee "palvelupyynnön", on liian epämääräinen, jotta asiakas tai pienyritys voivat käyttää niitä myöhempää käyttöä varten. Kuitenkin, jos kuvaus kertoo jotain tarkempaa, kuten "Vaihdetut suodattimet, puhdistetut puhaltimet, testattu sytytys", sekä asiakas että palveluntarjoaja tietävät suoritetun työn tarkasti. Jos maksu on per palvelu tai tunti, tämä tieto on sisällytettävä kuvaukseen. Kun lasku on tuotteille, sisällytetään määrä ja hinta yksikköä kohti. Nämä tiedot vastaavat myyntiraportin merkintöjä.
Luottoehdot
Määritä luottoehdot, joita asiakkaille tarjotaan, ja sisällyttäkää se laskuun. Esimerkiksi jos maksua odotetaan viipymättä, laskussa on oltava merkintä "Netto maksun saamisen jälkeen". Myynnin aikana, jos asiakkaalle kerrotaan, että hänellä on 30 päivää aikaa maksaa, sisällyttäkää se eräpäiväksi laskussa.
Tuo kaikki yhteen
Laskutusjärjestelmä on valmis, kun se sopii oikeaan paikkaan kirjanpitoprosessissa. Kun laskut on laadittu, on aika kerätä saatavia. Yksi kopio kustakin laskusta lähetetään asiakkaalle, ja yritys säilyttää yhden kopion. Laskutettu summa lähetetään asiakkaan tilille myyntiraportissa. Kun maksu on vastaanotettu, summa vähennetään asiakkaan tililtä myyntiraportissa ja lisätään yrityksen kassatilille. Kuukauden lopussa pienyritysten omistaja voi tarkistaa tilit huomatessaan jäljellä olevat laskut ja tarpeen seurata maksun hakua, kuten lähettää toisen laskun, joka on merkitty "erääntyneenä".
