Hyvin järjestäytyneen toimiston arkistointijärjestelmän merkitys ei ole koskaan selvempi kuin silloin, kun tärkeä asiakirja puuttuu. Tehokkaat arkistointijärjestelmät voivat johtaa tuhlattuun aikaan, rahaan ja johtaa huonoon päätöksentekoon, jos puuttuva asiakirja sisältää olennaisen tiedon ja sinun on tehtävä päätös ilman sitä. Yksi tapa luoda järjestys kaaoksesta on numeerisen toimiston arkistointijärjestelmän luominen, jossa voit määrittää numeroita tietueisiin, kuten ostotilauksiin, varastotuotteisiin ja arvioihin, ja tiedostotietoihin nousevassa järjestyksessä tai alimmasta numerosta.
Tarvittavat kohteet
-
Numerointijärjestelmä
-
Arkistokaappi
-
Tiedostonjakajan oppaat
-
Tiedostonjakajan välilehdet
-
Tiedostokansiot, valikoituja värejä
-
tarrat
Luo luokat ja numerointijärjestelmä
Määritä tiedostokategoriat ja määritä ohjausnumerot. Luettele organisaation yksittäiset osastot erikseen. Määritä jokaisen osaston päävalvontanumero. Pienyritys voi esimerkiksi määrittää sellaiset luokat, kuten "Taloudellinen", "Myynti", "Ostaminen", "Henkilöresurssit" ja "Laitteet". Määritä jokaisen pääryhmän, kuten 100: n ja Financialin, tunnusnumero. 200, Myynti; 300, osto; 400, Henkilöstö; ja 500, Laitteet.
Määritä tiedostokategoriat ja määritä alihankintanumerot kunkin alaryhmän määrittämiseksi ja tunnistamiseksi. Esimerkiksi Myynti-luokkaan voit lisätä 10 myyntiraporttia; 20, Myyntiarvioinnit; ja 30, myyntitulot.
Määritä jokaisessa alaryhmässä numerointijärjestelmä yksilöidäksesi alaryhmän sisällä olevat yksittäiset asiakirjat. Tästä tulee numero, jonka tulostat itse asiakirjaan. Jos esimerkiksi lähetät tilauksen esipainettujen myyntiennusteiden lomakkeille, luet ensimmäisen lomakkeen numeron 200-20-01 tai 200 20 01, jos haluat. Jokainen peräkkäinen asiakirja kasvaa yhdellä. Voit tulostaa esimerkiksi "200-20-02" toisen myyntiennusteen lomakkeelle.
Luo arkistointihakemistosi. Tämä toimii arkistokotelon sisällönä.
Aseta kaappi
Luo värikoodausjärjestelmä tunnistamaan pää- ja alaluokat. Voit esimerkiksi luoda säännön, jossa käytetään sinisen tiedostonjakajan tunnisteita pääluokkien tunnistamiseen. Värilliset tiedostokansiot voisivat sitten tunnistaa alaluokat, kuten myyntiraporttien punaisissa kansioissa, myyntiarviointien vihreät kansiot ja myyntitullien keltaiset kansiot. Tiedostojen kansioissa olevat merkinnät tunnistavat sen sisällön, kuten tarrat, jotka näyttävät 01-100, 101-200 ja niin edelleen.
Luo pääryhmän jakajan välilehdet ja sijoita arkistokaappiin. Merkitse ja aseta alaluokkien alikansiotiedostot arkistokaappiin ja lisää tarvittaessa.
Tiedosto asiakirjat asianmukaisessa numerojärjestyksessä.
vinkkejä
-
Ota aikaa selvittää yrityksesi tarpeet ja päättää luokka- ja numerointijärjestelmästä, joka on järkevä yrityksesi kannalta.
Jos käytät tietokoneistettua kirjanpitojärjestelmää ja tulostat omia lomakkeita, sinun on ehkä muutettava numerointijärjestelmä, jotta se vastaa arkistointivaatimuksia. Esimerkiksi myyntihinnoittelulomakkeiden numerointi voi alkaa 200-20-01 ja kasvaa yhdellä uudella arviolla.
Anna kaikille paikoille ja säiliöille kaikki asiakirjat, joita ei ole vielä toimitettu, jos tarvitset niitä väliaikaisesti.
Paras tapa varmistaa, että noudatat arkistointivaatimuksia, on luoda aikataulu, kuten päivittäin tai viikoittain.
