Jos aiot työskennellä sihteerinä tai hallinnollisena avustajana, sinun on varmistettava, että sinulla on oikeat taidot. Sihteerin ja hallinnollisen avustajan rooli on muuttunut nopeasti viime vuosina, ja myös heidän tarvitsemansa taidot ovat kehittyneet. Ymmärtäminen, mitkä taidot ja kyvyt ovat tärkeimpiä, voivat helpottaa työnhakua ja onnistua.
Tietokonetaidot
Useimmat sihteerityöt tehdään nyt tietokoneissa, joten sihteereillä on oltava vankka tietotekninen osaaminen. Näihin taitoihin kuuluu kyky käyttää suuria toimisto-ohjelmistopaketteja kuten Microsoft Office. Mahdolliset sihteerit tulisi tutustua useisiin eri Microsoft Office -versioihin, koska kaikki yritykset eivät käytä uusinta versiota.
Hyvät kommunikointitaidot
Sihteereillä on oltava vankat viestintätaidot, sekä kirjalliset että suulliset. Sihteereitä pyydetään usein kommunikoimaan pomojensa puolesta, ja heidän on kyettävä esittämään itsensä ja työnantajansa parhaalla mahdollisella tavalla. Sihteereitä pyydetään usein laatimaan kirjeitä, joissa on vain vähän opetusta pomojensa. Tämä tarkoittaa, että heillä on oltava erinomainen englanninkielinen käsky, ja heillä on tiukka käsitys liiketoiminnan etikettistä ja asianmukaisista liiketoimintakommunikaatiomuodoista. Erinomaisen viestinnän tarve ulottuu kaikkiin alueisiin, kuten suhteellisen epävirallisesta viestinnästä, kuten sähköposti- ja pikaviestit, liiketoiminta-ehdotuksista ja virallisista kirjeistä.
Kirjoitus- ja hallinnolliset taidot
Sihteerit tarvitsevat erittäin vahvoja kirjoitustoimintoja, koska hyvä osa päivästä kuluu kirjoittamalla kirjeitä, muistioita, sähköposteja ja muita kirjallisia viestejä. Monet työnantajat vaativat sihteeripalveluntarjoajia tekemään testitestiä, joten varaudu ja harjoita kirjoittamistaitojasi ennen haastattelua. Monet sihteerit suorittavat myös hallinnollisia toimintoja, kuten peruslaskenta ja palkkahallinto. Vahvat matemaattiset taidot ovat tärkeitä sihteeripalvelussa, joten näiden taitojen kunnioittaminen on erittäin tärkeää.
Vuorovaikutustaidot
Vahvat vuorovaikutustaidot ovat välttämättömiä sihteerille tai hallinnolliselle avustajalle. Nämä henkilöt työskentelevät rutiininomaisesti useiden eri osastojen kanssa, ja heidän on kyettävä saamaan aikaan kaikki organisaation jäsenet, jotta he voivat tehdä työpaikkoja tehokkaasti. Sihteerit työskentelevät myös organisaation ulkopuolisten tahojen kanssa, jotka usein toimivat standeiksi heidän päälliköilleen. Ystävällinen asenne ja kyky tulla toimeen muiden kanssa ovat välttämättömiä tämän työn kannalta.
