Vaihto manuaalisesti tietokoneistettuun kirjanpitoon on vaiheittainen prosessi, joka voidaan toteuttaa helposti ja tehokkaasti. Jos se on tilikauden loppu, voit aloittaa uuden tilikauden alusta. Edeltävien kausien tietoja ei tarvitse syöttää vuoden lopun tilinpäätöstä lukuun ottamatta. Jos se ei ole vuoden loppu, sinun on päätettävä, haluatko odottaa vuoden loppuun mennessä tai syöttää järjestelmään kaikki yksityiskohtaiset tiedot tähän vuoteen saakka.
Tutki ja päättää tietokonelaitteistosta, jota tarvitset tietokoneistettuun kirjanpitojärjestelmään. Useimmilla tietokoneilla on nykyään kapasiteettia pienyritysten kirjanpitopaketille. Varmista, että tietokoneessa on kiintolevy, jossa on useita gigatavuja tallennustilaa. Ajan myötä tietokoneistetut tietueet kasvavat ja haluat, että tietokone kestää muutaman vuoden. Haluat myös tekstinkäsittely- ja taulukkolaskentaohjelmat sekä Internet- ja sähköpostiominaisuudet.
Määritä tietokoneesi laitteet ja luo Internet-yhteys. Tämä vaihe on tärkeä, koska kaikilla kirjanpito-ohjelmistopaketeilla on online-ohje, jos ongelma ilmenee. Voit myös luoda tietokoneen varmuuskopioinnin osana tietokoneen asetuksia. Sinun pitäisi varmuuskopioida tiedot päivittäin tai jopa useammin, kun työskentelet jotain kriittistä. Tiedostoja voidaan helposti varmuuskopioida kannettavilla asemilla. On tärkeää ymmärtää, että kirjanpitojärjestelmä on tietokanta, josta tiedot haetaan tarvittaessa.
Tutkimus ja päättää, mikä kirjanpito-ohjelmistopaketti on parhaiten yrityksellesi. Suurin osa pienistä yrityksistä tekee hienosti ohjelmistopaketin, kuten QuickBooks tai Peachtree.
Asenna ohjelmistopaketti noudattamalla sisäänrakennettuja valikoita. Luo pääkirjan tilikartta. Määritä pankkitilit ja lisää tarvittavat tiedot toimittajistasi ja asiakkaistasi.
Syötä yksityiskohtaiset tapahtumatiedot, jotka ovat tarpeen tietokoneistettujen kirjojen saattamiseksi ajan tasalle. Sinun on annettava vuoden lopun tilinpäätökset kuluvan vuoden alkusaldoina. Näppäile sitten yksityiskohtaiset tapahtumatiedot kuluvan vuoden kuukaudelle, kunnes olet ajan tasalla. Jos se on vuoden loppu, perustaa yksinkertaisesti uuden vuoden alkujäämät ja toimita eteenpäin, kirjoittamalla kirjanpitotiedot tapahtumiksi ja tapahtumiksi. Käytät nyt tietokoneistettua kirjanpitojärjestelmää.
Päätä, haluatko aikaisempien vuosien tilinpäätökset järjestelmään. Jotta saataisiin historiaa tietokoneistetuissa tietueissa, voit lisätä aikaisempien vuosien tilinpäätökset. Voit tehdä tämän kuukausittain, neljännesvuosittain tai vuosittain useita vuosia. Yksityiskohtaisia transaktiotietoja ei tarvitse lisätä historiaan, mutta manuaaliseen tietueeseen tulee olla polku.
