Monet yritykset aloittavat toimintansa manuaalisen kirjanpitojärjestelmän avulla. Useimmille yrittäjille tämä reitti mahdollistaa liiketoiminnan aloittamisen ilman suuria investointeja tietokoneistettuun kirjanpitojärjestelmään. Tietokoneistetun kirjanpitojärjestelmän asennuskustannukset sisältävät järjestelmän ostamisen, järjestelmän asentamisen työvoiman ja järjestelmän oppimisen kustannukset. Manuaalinen järjestelmä sisältää jokaisen tapahtuman kirjoittamisen kirjanpito-muistikirjaan ja kaikkien numeroiden laskemisen manuaalisesti. Usein yritys tunnistaa tarpeen muuttaa manuaalisesta järjestelmästä tietokoneistettuun kirjanpitojärjestelmään.
Asenna uusi järjestelmä
Ensimmäinen askel muunnettaessa manuaalisesta kirjanpitojärjestelmästä tietokoneistettuun kirjanpitojärjestelmään edellyttää kirjanpitojärjestelmän asentamista yrityksen tietokoneeseen. Yrityksen omistaja arvioi erilaisia ohjelmistopaketteja selvittääkseen, mikä täyttää hänen liiketoimintansa tarpeet ja ostaa kyseisen ohjelmiston. Omistaja lataa ohjelmiston tietokoneeseen, jossa kirjanpito tapahtuu.
Viimeistele tiedot manuaaliseen järjestelmään
Toinen vaihe muuntamista varten edellyttää, että yrityksen omistaja viimeistelee tiedot. Kun tietokonejärjestelmä on ladattu tietokoneeseen, omistajan on viimeisteltävä kaikki manuaaliseen järjestelmään sisältyvät tiedot. Omistaja varmistaa, että kaikki tapahtumat näkyvät kirjanpitoasiakirjoissa ja että kaikki laskelmat näkyvät oikein. Hän voi halutessaan palkata kirjanpitoyrityksen tarkastamaan manuaalisen kirjanpidon.
Siirrä saldot uuteen järjestelmään
Kun lopulliset tilinumerot on tallennettu manuaaliseen järjestelmään, omistaja voi siirtää lopulliset saldot tietokonejärjestelmään. Omistaja asettaa jokaisen tilin tietokoneistettuun järjestelmään kirjoittamalla tilin nimen, tilin tyypin ja alkuerän. Kun jokainen saldo on syötetty, omistajan täytyy verrata saldoja manuaalisen järjestelmän saldoihin varmistaakseen, että kaikki tiedot syötetään järjestelmään tarkasti.
Suorita rinnakkaisjärjestelmät
Neljäs vaihe edellyttää, että omistaja käyttää sekä manuaalista järjestelmää että tietokonejärjestelmää väliaikaisesti. Näin omistaja voi varmistaa, että uusi järjestelmä toimii odotetulla tavalla.
Lopeta manuaalinen järjestelmä
Kokeilujakson lopussa omistaja lopettaa manuaalisen järjestelmän. Omistajan on keskityttävä käyttämään tietokoneistettua kirjanpitojärjestelmää. Kaikki manuaalisen järjestelmän tietueet voidaan pakata ja tallentaa.
