Kokouspöytäkirjassa kerrotaan kokouksen aikana toteutetuista toimista. Muoto noudattaa Robertin työjärjestystä ja sitä käytetään kaikkeen klubi- ja liikekokouksista hallituksen kokouksiin. Vuosittaisten HOA: n (asunnon omistajien) kokousten pöytäkirjat antavat kirjaa HOA: n hallituksen päätöksistä ja toimista. Merkintöjen ja kokouksen tallentamisen avulla hallituksen sihteeri voi tarkasti kirjata kokouksen jälkeiset minuutit. Lausunto on jätettävä pöytäkirjan ulkopuolelle, jotta asiakirja olisi tiivis ja objektiivinen.
Käytä kokouksen esityslistaa, kun haluat luoda kokouksen aihepiirien ääriviivat. Luettele aiheet ja jätä tilaa muistiinpanoille.
Toteutakaa kokouksessa muistiinpanoja, joissa käsitellään kokouksessa käsiteltyjä asioita, ehdotuksia ja päätöksiä. Huomaa, kuka sanoi mitä voit määrätä oikein. Äänitallentimen avulla voit välttää mitään puuttuvia. Sinun muistiinpanot pitäisi tiivistää keskustelu. Kirjoita kokouksen aika ja päivämäärä sekä kokouksen lopetusaika.
Kirjoita minuutit kirjoittamalla HOAn nimi ja kokouksen nimi. Luettelo, joka osallistui ja oli poissa. Ilmoita hallituksen jäsenet nimen ja nimen mukaan. Merkitse kokouksen aika ja päivämäärä.
Luettele aiheet, jotta niistä keskusteltaisiin, ja sisällyttäkää niihin kaikki aiheet, äänet ja päätökset. Luettele kaikki esitetyt tosiasiat ja jätä mielipiteesi ja olettamukset pois.
Liitä kokouksessa esitetyt raportit. Luettele, että ne esitettiin pöytäkirjoissa.
Tarvittavat kohteet
-
Muistikirja
-
Lyijykynä
-
Äänitys (valinnainen)
-
Tietokone
-
Kokouksen esityslista
