Liiketoimintatarkastusten kirjoittaminen poikkeaa henkilökohtaisten tarkastusten kirjoittamisesta siinä, että tarkistaa enemmän tietoja - yleensä tarkistuspalvelussa - niin, että sekä sinä että maksunsaaja tietävät tarkasti, miten maksua käytetään. Myös kaikki yrityksesi tarkastukset lähetetään tilillesi, jotta käteisvarat ja maksettavat tilit pidetään ajan tasalla. Yritystarkastus voi tulla kahtena tai kolmena kappaleena, joten tarkista kopiot voidaan säilyttää myöhempää käyttöä varten. Lopuksi, liiketoiminnan tarkastukset, toisin kuin henkilökohtaiset tarkastukset, voivat vaatia useamman kuin yhden allekirjoituksen. Aseta järjestelmä, jonka avulla voit tarkistaa liiketoimintasi ja tehostaa prosessia ja säästää virheitä.
Pidä kaikki tiedot, jotka tarvitaan yritystarkastusten kirjoittamiseen. Tarvitset kaikkien maksunsaajien nimet, maksunsaajien osoitteet, maksettavien laskujen tai tilien numerot ja määrät sekä tarkistusmäärät. Jos käytät tietokonepohjaista kirjanpito-ohjelmaa tulostustesi tulostamiseen, noudata ohjelmiston käyttöoppaan ohjeita - sinun on todennäköisesti valittava jokainen lasku tai tili maksettavaksi ja tulostettava sitten raportti varmistusta varten ennen tulostuksen tarkistamista.
Kohdista yrityksesi tarkastukset tulostimeen, jos käytät tietokonetta tarkastusten tarkistamiseen. Muussa tapauksessa valmistaudu kirjoittamaan tarkistuksesi käsin.
Tulosta tai kirjoita kaikki maksutietosi yrityksesi tarkistuspalikoihin. Jos käytät tietokoneen kirjanpito-ohjelmaa, jokainen tarkistuspainike tulostetaan automaattisesti. Jos kirjoitat tarkastuksia käsin, merkitse maksunsaajan nimi, maksun saajan toimittajan tilinumero, sekin päivämäärä, maksettavan laskun tai tilin numero ja kyseisestä laskusta maksettu määrä tai tili. Huomaa lopuksi sekin kokonaismäärä.
Tulosta yrityksesi tarkastukset. Jos käytät tietokonetta, jokainen tarkistus tulostuu automaattisesti. Sinun tarvitsee vain seurata tulostinta varmistaaksesi, että tarkistuksesi pysyvät linjassa. Jos kirjoitat yritystarkastuksia käsin, sekin ylä- ja oikealla puolella on paikka tarkistuspäiväksi. Tulosta päivämäärä, joka alkaa vasemmalta puolelta, ja syötä maksunsaajan nimi sen jälkeen, kun maksu on maksettu järjestykseen. Jos tila sallii, myös maksunsaajan osoite. Tulosta saajan tiedot vasemmanpuoleiselta alta tulostamalla summan tarkistus käyttämällä sanoja koko dollarille ja numerolukuja sentteihin - "Sata ja 100/100 dollaria". Täytä lopuksi oikealla puolella dollarin määrä numeroilla - "$ 100.00".
Tallenna yrityksesi tarkastukset tarkistusrekisteriin. Jos käytät tietokoneistettua kirjanpito-ohjelmaa yritystarkastusten tulostamiseen, nämä tiedot voidaan tallentaa automaattisesti, tai sinun on ehkä lähetettävä se myöhemmin. Tulosta täydellinen raportti paperitietueille. Jos tallennat sekin manuaalisesti, sisällytä tarkistuspäivä, maksunsaajan nimi, laskut tai maksetut tilit, jokaiselle laskulle tai tilille maksettu summa ja sekin kokonaismäärä. Päivitä merkkijonot kaikkien tileille.
Korjaa tarkistuksesi! Kaikki tekevät satunnaisia virheitä. Esimerkiksi ylimääräinen nolla voi olla tuhoisa virhe.
Tee varmuuskopiot tiedoista, jos käytät tietokoneistettua kirjanpito-ohjelmaa. Jos sitten sinun on tehtävä erillinen vaihe tarkastusten lähettämiseksi, tee se nyt.
Pyydä yrityksesi tarkastuksia allekirjoittamaan henkilö, jolla on valtuudet allekirjoittaa tarkastuksia. Jotkin yritystarkastukset edellyttävät useampaa kuin yhtä allekirjoitusta. Varmista, että saat kaikki tarvittavat allekirjoitukset ennen tarkistusten lähettämistä.
Jos käytät kaksoiskappaleita tai kolmoislomakkeita, tallenna maksulliset laskusi tai laskusi tiedostoihin. Jos sinulla ei ole valintakappaleita, merkitse tarkistusnumero, päivämäärä ja maksusumma jokaiselle maksetulle laskulle ennen hakemuksen jättämistä.
