Tietotekniikan nousu on aiheuttanut vallankumouksellisen vaikutuksen kirjanpitoon. Suuret ja manuaaliset yleiskatsaukset ja lehtikirjat ovat menneisyyttä. Tietokoneistettu kirjanpito on tehnyt koko prosessista paljon yksinkertaisemman ja virheetöntä. Mielenkiintoinen sivuvaikutus on se, että kirjanpitäjät ovat myös muuttuneet. Heidän maineensa bean-counting-introverteina on vähentynyt, kun ihmisten taidot ovat tärkeämpiä kuin sarakkeiden lisääminen.
Faktat
Teknologia on muuttanut muutamia asioita kuten kirjanpito. Vuosien varrella ja jopa 1980-luvulla termi ”pääkirja” viittasi melko suureen kirjaan, joka sisälsi yhden tai useamman sivun kullekin yritystilille. Esimerkiksi käteisellä, myyntisaamisilla, velkakirjoilla, omistajan omilla varoilla olisi vähintään yksi sivu.
Historia
Lehtimerkinnät syötettiin manuaalisesti kirjaan, jota todella kutsuttiin lehdeksi. Jokainen merkintä julkaistiin tai siirrettiin sitten asianmukaiseen pääkirjan tiliin. Lähettämisen tarkkuus oli erittäin tärkeä, koska virhe (tai virheellisesti laskettu numero) saattaa johtaa laskentatunteihin. Kirjanpitovirheen etsiminen voisi olla kuin neulan etsiminen heinäsuovasta.
Pääkirjan saldojen siirtäminen tilinpäätökseen oli myös ikävä prosessi. Suurella yrityksellä voi olla 10 käteistiliä, joiden yhteenlaskettu summa näkyisi taseessa "käteisellä". Koska tilinpäätöksen laatiminen oli käsin luontevaa, oli tärkeää tietää, mitkä yleiskatsauksen erät siirretään mihin taseeseen ja tuloslaskelmat. Veroilmoitusten valmistelu oli samalla aikaa vievä ja manuaalinen prosessi.
Muuttaa
Suuri osa tediumista jätti kirjanpidon tekemisen, kun kirjanpito-ohjelmisto tuli paikalle. Muutos ei tapahtunut yön yli, koska ensimmäinen kirjanpitojärjestelmän aalto jätti paljon toivomisen varaa. Mutta apu oli varmasti matkalla siihen, miten kirjanpito on tehty paljon helpommin.
hyötyjä
Ohjelmat, kuten QuickBooks, tekivät päivän käsin tasapainottamisen pääkirjaan menneisyydestä. Lehtimerkinnät voitiin kirjata kirjanpito-ohjelmistoon, joka vaati jokaisesta päiväkirjamerkinnästä veloituksia ja hyvityksiä. Tämän seurauksena QuickBooksin (tai muun tietokonepohjaisen) pääkirjan heittäminen oli paljon vaikeampaa.
Taloudellisen tilinpäätöksen valmisteluprosessi tuli myös yhä tietokoneistetuksi. Kirjanpitäjät eivät enää tarvitse huolellisesti kuljettaa kaikkia saldoja tilinpäätökseen, ja sen jälkeen heidät kirjoitti asiantuntija konekirjoittaja. Sen sijaan QuickBooks ja muut ohjelmistoratkaisut tulostavat ilmoituksia tehostamalla ja nopeuttamalla. Palkanlaskenta, palkanlaskennan verotuksen valmistelu, vuoden lopun veroilmoituksen valmistelu ja W-2-prosessointi tulivat yhä tietokoneistetuiksi.
tehosteet
Tekniikan muutoksilla, jotka mullistivat kirjanpidon tekemisen, oli samalla tavoin vallankumouksellinen kirjanpitäjiä yleensä. Kirjanpitäjillä oli aiemmin mainetta, koska se oli paksu lasit, jotka rakastivat istua nurkassa ja lisätä sarakkeita. QuickBooks ja sen kilpailijat automatisoivat laskutoimitukset, mutta antavat tilintarkastajille enemmän aikaa käyttää tietojen tulkintaan ja sen toteuttamiseen älykkään rahoituksen tekemiseen. Vaikka kirjat on vielä säilytettävä, kirjanpito-ohjelmisto antaa tilintarkastajille mahdollisuuden kiinnittää enemmän huomiota konsultointiin ja johdon neuvontaan kuin numeroiden sarakkeiden lisäämiseen. Henkilöstön taidot ovat nyt tärkeämpiä kirjanpitotoiminnalle kuin koskaan ennen kaikkea, koska tietokoneistetut kirjanpito-ohjelmat ovat muuttaneet kirjanpitoa.
