Yrityksen rahoitustapahtumien kirjanpito on tärkeä tehtävä päivittäisessä toiminnassa. Asianmukaisen kirjanpitojärjestelmän kehittäminen ja käyttäminen varmistaa, että kaikki liiketoimet kirjataan oikein ja tarkasti yhtiön pääkirjaan. Teknologinen kehitys helpottaa monien yritysten kirjanpitoprosessia.
Manuaalinen järjestelmä
Manuaaliset kirjanpitojärjestelmät käyttävät useita paperirahastoja rahoitustransaktioiden kirjaamiseen. Yrityksillä on erillinen kirjanpito jokaiselle kirjanpitojärjestelmän osalle, kuten ostovelat, myyntisaamiset ja myynti. Kirjanpitäjät yhdistävät nämä päälliköt yhteen pääkirjaan ja antavat tasapainon jokaiselle kirjanpitäjälle. Pääkirjan muistikirja auttaa tilinpäätöksen laatimisessa.
Manuaaliset kirjanpidon edut
Vaikka tylsää ja aikaa vievää, manuaaliset kirjanpitojärjestelmät tarjoavat joitakin etuja. Kirjat ovat helposti tarkastettavissa, ja kirjanpitäjät voivat tehdä yksinkertaisia muutoksia tarvittaessa; yksittäiset tilit on helppo sovittaa yhteen, koska tieto on järjestelmällisesti kunkin pääkirjan kautta. Kirjanpitäjät hyötyvät myös jokaisen kirjanpidon fyysisestä käsittelystä ja muistiinpanojen luomisesta asiakastileillä kaikista ongelmista, jotka tarvitsevat selvennyksiä tai korjauksia.
Tietokoneistettu järjestelmä
Laskentataulukot ja kirjanpitotietojärjestelmät edellyttävät kirjanpitäjiltä taloudellisten tietojen syöttämistä, ja sitten matemaattiset algoritmit laskevat tiedot tarvittaviin kirjastoihin ja tilinpäätöksiin. Tietokoneistetut järjestelmät mahdollistavat myös tilintarkastajien luoda trenditutkimuksia ja raportoimaan mahdollisista poikkeamista nopeasti ja tarkasti. Lisäksi kaikkien yritysryhmittymien liiketoiminnot ovat saatavilla tietokoneistettujen kirjanpitojärjestelmien kautta, jolloin kirjanpitäjät pääsevät paremmin taloudellisiin tietoihin.
Tietokonepohjaiset kirjanpidon edut
Tietokoneistettu kirjanpito tarjoaa useita muita etuja kuin manuaalinen kirjanpito; kirjanpitäjät käsittelevät enemmän tietoa nopeammin, kaavat tarkistavat lasketut summat ja virheet ovat harvinaisempia. Kirjanpitojärjestelmät ovat myös teollisuudelle muokattavissa, joten tilintarkastajat voivat käyttää esiasetettuja malleja pääkirjaansa varten. Tilintarkastajat voivat myös tallentaa useita vuosia taloudellisia tietoja suhteellisen helposti, jolloin he voivat tarkistaa edellisen vuoden tiedot lajittelematta paperiarkkeja.
Paras tapa
Useimmat yritykset käyttävät tietokoneistettua kirjanpitojärjestelmää taloudellisten tietojensa tallentamiseen ja esittämiseen. Järjestelmän avulla ne voivat tallentaa liiketoimia tarkasti ja tuottaa taloudellisia raportteja nopeasti johdon arviointia varten. Vaikka manuaalisen kirjanpidon toiminnot ovat muuttuneet, se ei koskaan mene kokonaan pois. Kirjanpitäjien tulee tarkistaa kirjanpitojärjestelmän taloudellisissa raporteissa esitetyt tiedot tarkkuuden ja pätevyyden varmistamiseksi. Tilintarkastajien on myös varmistettava, että kaikki taloudelliset tiedot noudattavat yleisesti hyväksyttyjä kirjanpitoperiaatteita ja muita sääntelyvirastojen antamia ohjeita.
