Menneet ovat päivät, jolloin kirjanpitäjät käyttivät paperirekisterikirjoja ja terävän lyijykynän kirjanpitotietojen tallentamiseen. Tietokonepohjainen kirjanpito on yleistynyt monissa yrityksissä, Fortune 100 -yrityksistä aina yhden henkilön solopreneur-yrityksiin asti.
Internetin ja sekä verkko- että työpöytäpohjaisten järjestelmien saatavuuden ansiosta kirjanpito-ohjelmistojen kustannukset ovat laskeneet, ja jotkut toimittajat tarjoavat jopa vähentyneitä online-kirjanpitojärjestelmiä maksutta. Vaikka näillä järjestelmillä voi olla joitakin rajoituksia, kuten se, ettei se pysty seuraamaan varastoja, ne tarjoavat tyypillisesti riittävän toiminnallisuuden pienemmille tai palvelupohjaisille yrityksille, kuten konsultointiin ja muihin palveluihin liittyviin yrityksiin.
Mikä on tietokoneistettu kirjanpitojärjestelmä?
Tietokoneistettu laskentajärjestelmä koostuu ohjelmista, jotka on suunniteltu seuraamaan kaikkia yrityksesi kirjanpitotapahtumia. Tavoitteena on tuottaa kuukausiraporttien, vuositilinpäätösten, veroilmoitusten ja muiden raporttien kokoonpanojen taloudellista tuotantoa, jota käytetään yrityksen toiminnan, tehokkuuden ja kannattavuuden analysointiin.
Vaikka ilmaiset tai edulliset online-ohjelmistot eivät tarjoa paljon muokattavuutta tiettyyn liiketoimintaan, suuret yritykset käyttävät usein tietokonepohjaista laskentajärjestelmän ohjelmistopakettia, joka on asennettu yhtiön keskusyksikön tietokonepalvelimiin ja joka on saatavilla useille käyttäjille.
Tämäntyyppinen laajamittainen tietokoneistettu ohjelmisto on usein hyvin mukautettavissa. Yrityksillä voi olla ohjelmisto, joka on suunniteltu useiden valuuttojen, eri puolilla maailmaa sijaitsevien liiketoimintayksiköiden ja eri tuoteryhmiä myyvien yritysten toimipisteisiin. Lisäksi sitä voidaan räätälöidä tuottamaan joukko taloudellisia raportteja, joissa lasketaan keskeiset suorituskyvyn mittarit, jotka on suunnattu erityisesti yrityksen teollisuus- ja operatiivisiin vertailuarvoihin.
Kuka käyttää tietokoneistettuja kirjanpitojärjestelmiä?
Näyttää siltä, että lähes kaikki yritykset voivat käyttää tietokoneistettua kirjanpitojärjestelmää näinä päivinä, koska tarjolla on erilaisia ratkaisuja, jotka sopivat käytännöllisesti katsoen minkä tahansa koon ja yrityksen tarpeisiin. Esimerkiksi hyvin suosittu kirjanpito-ohjelmisto, Quickbooks, on ollut useiden vuosien ajan käytössä pienissä ja keskisuurissa yrityksissä. Yhtiö tarjoaa sekä online- että työpöytäversioita ohjelmistostaan, ja ohjelmistoon mahtuu kohtuullinen määrä räätälöintiä melko edulliseen hintaan.
Järjestelmän asentaminen
Tietokoneistetun kirjanpito-ohjelmiston perustamiseen liittyvä työ vaihtelee yrityksen koon ja rakenteen mukaan. Jos esimerkiksi työskentelet konsulttina, jolla ei ole työntekijöitä, voit ehkä aloittaa online-kirjanpito-ohjelmiston käytön heti tallentaaksesi asiakkaalle kuluneet tuntikausesi, tallentaa kaikki asiakkaan nimen ja osoitetiedot, tuottaa laskut ja tallentaa maksut asiakkailta.
Jos annat asiakkaille mahdollisuuden maksaa 30 päivän kuluessa, esimerkiksi hyllyssä olevilla kirjanpito-ohjelmilla on sisäänrakennettu saamisetili, jonka avulla voit tallentaa tapahtumat ja nähdä kaikki maksamatta olevat maksusi asiakkailta sekä päivämäärä olet laskenut laskun, jotta voit nähdä maksamatta olevien laskujen iän.
Monimutkaisempia toimintoja käyttävälle yritykselle useimmat ohjelmistot mahdollistavat tilikartan suunnittelun, joka sisältää yrityksellesi ja liiketoiminnallesi ainutlaatuisia tunnuskoodeja ja luokkia. Tämä voi auttaa pitämään tiedot järjestyksessä, kun tallennat tietyille liiketoimintayksiköille tai osastoille tehtäviä tietoja. Sen avulla voit myös luoda joukon tilinpäätöksiä tai raportteja, joiden avulla voit tarkastella yrityksesi kannattavuutta yksikön tai osaston mukaan riippuen siitä, miten olet suunnitellut järjestelmän.
Cash Versus Accrual Accounting järjestelmässä
Voit tallentaa kirjanpitotapahtumat joko käteisellä tai suoriteperusteisesti useimmissa kirjanpito-ohjelmistoissa. Yksinkertaisesti sanottuna pääasiallinen ero käteis- ja suoriteperusteisten kirjanpitojärjestelmien välillä on saatavien ja velkojen olemassaolo. Käteisvarat ja suoriteperusteinen kirjanpito poikkeavat toisistaan sen mukaan, miten kirjaat myyntitulojen ajoituksen ja kulut maksasi kulut.
Kun maksat asioista tai maksat käteisellä, myynti ja kulut kirjataan reaaliajassa. Kun käytät suoriteperusteista kirjanpitoa, tallennat myynnin, kun ansaitset ne ja kulut, kun ne aiheutuvat, vaikka et olisi saanut myyntituloja tai maksanut kustannuksia vielä. Esimerkiksi suoriteperusteisessa kirjanpitojärjestelmässä kirjaudut joka kuukausi keräämään rahaa vakuutuspolitiikasta, joka sinun on maksettava vuoden lopussa. Voit tallentaa tämän merkinnän ennakkomaksujärjestelmään nimitetylle tilitilille. Voit tallentaa tapahtuman ikään kuin rahat olisi jo vietetty vähentämällä yhtiön kassatilin saldoa ja vastaavasti lisäämällä kuukausittain ennakkomaksujärjestelmän saldosi.
Ovatko veroilmoitukset käteistä tai suoriteperusteista?
Hyviä syitä käyttää kirjanpito-ohjelmistoa ovat tiedonkeruu- ja raportointitoiminnot. Kun verotusaika tulee, ohjelmisto helpottaa sinun keräämään tulo- ja kulutustietojasi, jotta yrityksesi liittovaltion ja valtion veroilmoitukset saataisiin täysipainoisesti ja tehokkaasti päätökseen.
Veroilmoituksen täyttämiseen käytettävät kirjanpitotiedot voivat olla joko käteisellä tai suoriteperusteisesti riippuen yrityksen koosta ja käyttämästäsi laskentamenetelmästä. IRS: llä on tiettyjä sääntöjä, jotka auttavat sinua päättämään, sopiiko käteisellä tai suoriteperusteisella kirjanpidolla yrityksesi parhaiten.
Esimerkiksi jos yrityksesi ansaitsee vuosittain alle miljoonan dollarin tuloja, voit käyttää käteislaskennan menetelmää. Jos sinulla on inventaario, IRS: n mukaan sinun on käytettävä kaupankäyntiperustetta liiketoimintasi varaston osassa. Muutama poikkeus, jos yrityksesi on C-yhtiö, IRS edellyttää, että käytät suoriteperusteista kirjanpitoa, jotta voit jättää veroilmoituksen suoriteperusteisesti.
Kun yritys esittää ensimmäisen veroilmoituksensa, valitset joko käteis- tai suoriteperusteisen menetelmän. IRS edellyttää, että valitset minkä tahansa menetelmän, joka antaa täydellisen ja tarkan kuvan yrityksesi tuloista ja kuluista. Se edellyttää myös, että käytät samaa menetelmää vuodesta toiseen. Muussa tapauksessa on hyvin vaikeaa, jos IRS: n on vertailtava nykyisiä tietojasi historiallisiin lukuihin. Jos päätät muuttaa laskentamenetelmääsi, sinun on käytettävä IRS-lomaketta 3115 pyytäksesi lupaa.
Järjestelmän toiminnallisuus
Tietokoneistettu kirjanpito-ohjelmisto voi olla paljain luut, joka tarjoaa kirjanpidon perusasiat, tai voit käyttää täydellistä ohjelmistoratkaisua, joka tarjoaa ei vain kirjanpitoa, vaan myös varastojen hallintaa, jakelun seurantaa, valmistusta ja jatkuvaa seurantaa, asiakassuhteiden hallintaa., ajan ja projektinhallinta ja paljon muuta.
Jatkuvan ohjelmistokehityksen ansiosta kirjanpitopaketit voivat tehdä enemmän päivittäisistä transaktiotehtävistä ja vapauttaa sinut tekemään muita lisäarvoa tuottavia töitä yrityksessäsi.
On syytä miettiä, miten kuvittelet liiketoimintasi kasvua ja varmista, että kirjanpito-ohjelmisto on skaalautuva, joten se voi sisältää ylimääräisiä tilejä, ylimääräisiä liiketoimintayksiköitä ja pystyä käsittelemään suuremman määrän varastoyksiköitä tai sitomaan kolmannen osapuolen viivakoodiin ohjelmistojärjestelmä. Jos käytät vähittäiskauppaa, voit esimerkiksi tallentaa kassakoneesi automaattisesti kirjanpito-ohjelmistoon valitsemasi järjestelmän mukaan viivakoodinlukijalla ja koodatuilla tuotetunnisteilla tietojen syöttämiseksi järjestelmään.
Kirjanpito-ohjelmistojen edut
Kirjanpito-ohjelmiston käyttö tarjoaa yrityksellesi useita etuja. Ensinnäkin tietokoneistetun kirjanpitojärjestelmän rakenne ja kurinalaisuus varmistavat, että yrityksesi voi tuottaa tarkkoja tilinpäätöksiä. Tämä on erityisen tärkeää, jos yrityksesi tarvitsee tarjota niitä ulkoisiin käyttötarkoituksiin, kuten pankkien rahoitukseen, tai jos sinun on esitettävä tilinpäätöksesi yleisesti hyväksyttyjen tilinpäätösperiaatteiden (GAAP) mukaisesti.
Kirjanpito-ohjelmisto voi säästää aikaa, varsinkin jos haluat luoda budjetin tai ennusteen. Sinun tarvitsee vain luoda raportti historiallisista tiedoistasi ja suunnitella se eteenpäin muutamalla tweaksilla, jotta saat ensi vuoden talousarvion tai ennusteen.
Voit myös virtaviivaistaa ja lisätä tehokkuutta yleiseen kirjanpitoprosessiinsa, varsinkin jos voit kouluttaa hallinnollisia työntekijöitä auttamaan joidenkin rutiinisempien kirjanpitotehtävien suorittamisessa, kuten esimerkiksi laskujen syöttämisessä maksujärjestelmään.
Kun luot yrityksen laskut, kirjanpito-ohjelmisto lisää automaattisesti summat yrityksen myyntisaatavien saldoon. Kaikki nämä toiminnot, jotka toimivat yhdessä saman kirjanpito-ohjelmiston kanssa, vähentävät virheitä ja auttavat varmistamaan, että et salli mitään tapahtumia liukua halkeamien läpi.
Ohjelmistojen haitat
Tietokonepohjaisten kirjanpitojärjestelmien käyttämiseksi on olemassa muutamia haittapuolia, vaikka ne ovat yhä järkevämpiä kuin kirjan pitäminen pääkirjapaperilla ja lyijykynällä. Kun olet ymmärtänyt mahdolliset haittapuolet, voit ryhtyä toimiin varmistaaksesi, että nämä ongelmat eivät aiheuta ongelmia yrityksessäsi. Kirjanpitojärjestelmät voivat olla monimutkaisia ja henkilöstön käytössä hieman vaikeaa. Barebones-kirjanpitopaketti voi olla aivan oikeassa, jos sinulla tai henkilökunnallasi ei ole halua tai vaatimusta ymmärtää kirjanpidon vivahteita ja yksityiskohtia.
Jos sinulla on vakiintuneempi yritys tai sellainen, jolla on monimutkainen rakenne, joka sisältää varaston, keskeneräiset työt, useat liiketoimintayksiköt ja yritysten väliset liiketoimet, yrityksesi tarvitsee paljon monimutkaisemman kirjanpitojärjestelmän sekä korkeamman koulutuksen. henkilöstöä hallitsemaan sitä.
Sinulla voi olla jatkuvia kustannuksia kirjanpitojärjestelmästä. Jos valitset esimerkiksi Quickbookin online-version, sinulla on jatkuva kuukausimaksu. Suuremmat ohjelmistopaketit, erityisesti ne, jotka on asennettu yrityksen palvelimelle, veloittavat usein lisensseistä. Sano esimerkiksi, että yritykselläsi on 10 henkilöä, jotka tarvitsevat pääsyn kirjanpitojärjestelmään. Ohjelmistotoimittaja voi veloittaa jokaisesta käyttäjälisenssistä kertaluonteisen, vuosittaisen tai kuukausimaksun ohjelmiston ostohinnan lisäksi.
Kuten mitä tahansa ohjelmistoa varten, kehittäjät jatkuvasti parantavat ja päivittävät ohjelmistoa niin, että se voi kehittyä tietojenkäsittelyn muutoksilla tai kentän muutoksilla. Tästä syystä oletetaan, että sinulla on satunnaisia seisokkeja, varsinkin jos käytät online-pohjaista ohjelmistoa, ja teet säännöllisen tietojen varmuuskopioinnin tärkeäksi osaksi kirjanpitojärjestelmääsi.
Tee tutkimuksesi valitsemalla yrityksellesi oikea tietokoneistettu ohjelmisto. Ei ole hauskaa, kun teet kaiken työn ohjelmiston toteuttamiseksi ja lataat tietojasi vain, kun löydät vuoden tai kahden vuoden kuluttua, että valitsemallasi ohjelmistolla on liian vähän ominaisuuksia ja se ei pysty vastaamaan kasvavaan liiketoimintaan tai sillä on liian monta ulkopuolista ominaisuutta jotka tekevät sen monimutkaisemmaksi kuin sen on oltava.
Asiakaspalvelu on toinen keskeinen tekijä, joten valitse yritys, joka voi tarjota sinulle mieluiten 24/7 tukea ja elävää henkilöä puhumaan pikemminkin kuin pelkästään verkkotietokannasta. Muista myös, että jos käytät pilvipohjaista kirjanpitojärjestelmää, arkaluonteiset taloudelliset tiedot voivat altistua online-hakkereille, joten varmista yrityksesi internet-yhteyden ja tietojen suojaaminen.
Järjestelmän päivittäminen
Jos aloitit yrityksesi käytöstä käyttämällä laskennallisia kirjanpito-ohjelmistoja tai jopa manuaalista kirjanpitojärjestelmää, saatat joskus päättää päivittää tietokoneistetun kirjanpidon ja tuoda yrityksesi seuraavalle tasolle. Jotta siirtymä olisi kivuton ja asetettaisiin yrityksesi kirjanpitoon, se auttaa tekemään joitakin valmistelutöitä ennen siirtymistä uuteen kirjanpito-ohjelmistopakettiin.
Aloita puhdistamalla historialliset tiedot, koska jos sinulla on kirjanpitotietoja, jotka sisältävät virheellisiä, virheellisiä syötteitä tai puutteellisia tietoja, nämä virheet siirtyvät uuteen järjestelmään ja vaikeuttavat teille luotettavuutta kirjanpitokirjoissasi.
Siirtyminen uuteen järjestelmään vuoden lopussa tai ainakin vuosineljänneksen lopussa, niin että sinulla on puhdas lopetuspäivä. Tämä auttaa sinua tulevaisuudessa, kun sinun on tarkasteltava tiettyjä historiallisia tapahtumia. Seuraavaksi voit tarkastella yrityksen tilikarttaa mahdollisten virheiden varalta ja lisätä tarvittaessa uusia tilejä. Tarkista asiakkaiden luettelo, toimittajien luettelo, luettelo työntekijöistä ja muista kirjanpito-ohjelmiston luetteloista, joihin voi sisältyä vanhoja, käyttämättömiä tilejä tai kaksoiskappaleita.
Pyydä kirjanpitäjäsi tarkastamaan jokaisen pääkirjan tilin yrityksesi kokeilutaseessa varmistaaksesi, että tilin saldo on todellakin tarkka. Uusi järjestelmäsi ei ehkä sovi näiden tapahtumien yksityiskohtiin, mikä tarkoittaa, että jos siirrät virheitä sisältävää tilin saldoa, uudessa järjestelmässä ei ole tietoja virheiden tai epätarkkuuksien ratkaisemiseksi. Lopuksi, ota yhteyttä kirjanpitäjään tai CPA: han, jos haluat tarkistaa, voitko tarkistaa järjestelmäsi asetukset, ja suosittele muutoksia, jotka voisivat tehostaa tai lisätä tehokkuutta kirjanpidon työnkulkuun.
