Tietojen on aina oltava helposti saatavilla, jotta työntekijät voivat työskennellä tietojen kanssa milloin tahansa ja mistä tahansa. Internet on ollut hyödyllinen työkalu tietojen saatavuuden lisäämisessä. Tietojen saatavuus verkossa, esimerkiksi silloin, kun työntekijä matkustaa, on yksi tekniikka, jota käytetään suurten tietomäärien hallintaan.
Tiedon syöttö
Osa tietohallintatekniikoista tapahtuu ennen kuin tietokantaan tulee jopa tietoja. Tietojen on oltava oikein ensimmäisellä merkinnällä, mikä tarkoittaa, että henkilö, joka alun perin korjaa tietoja, on tallennettava tiedot oikein. Esimerkiksi kun asiakas ilmoittaa osoitteenmuutoksen puhelimitse, asiakaspalvelun edustajan on kuultava asiakasta oikein, jotta osoite syötetään oikein tietokantaan. Yksi tapa välttää virhe on toistaa tiedot takaisin asiakkaalle.
Datan varmuuskopio
Kadonneista tiedoista voi olla haitallista vaikutusta yhtiöön maksamalla yrityksen aikaa, kun se yrittää korvata kadonneita tietoja IBM: n mukaan. Yritykset luottavat usein varmuuskopiointimenetelmiin, jotka tallentavat tärkeitä tietoja, jotta nämä tiedot voidaan hakea, jos nämä tiedot menetetään.
Tietojen puhdistus
Tietojen puhdistus on virheellisten tietojen vahvistaminen, tietojen yhdistäminen ja merkityksettömien tietojen poistaminen. Tietojen puhdistus käyttää sekä automatisoituja ohjelmistoja että manuaalista syöttöä tietokannan ylläpitäjältä. Tietojen puhdistus poistaa virheitä ja voi lisätä yrityksen tuottavuutta ja tallennustilaa, mutta tietojen puhdistusprosessi voi olla kallista ja aikaa vievää.
Korvaustiedot
Tietoja tuetaan joskus ohjelmistolla, kuten aiemmin mainittiin. Kun dataa muutetaan mistä tahansa syystä ja data lakkaa toimimasta kunnolla, tiedot voidaan korvata aikaisemmin toimineilla varmuuskopiotiedoilla. Sitten ohjelmoijat voivat määrittää, mitkä muutokset vioittivat tietoja ja määrittää, miten nämä tiedot voidaan päivittää paremmin tulevaisuudessa.
Asiakkaan tietojen syöttö
Yritykset voivat luoda sivustoja, joiden avulla asiakkaat voivat syöttää tietoja suoraan. Tämä suora tietojen syöttö säästää yrityksen rahat, koska ne eivät vaadi heitä työntekijöille täyttämään tarvittavat lomakkeet. Asiakkaat voivat myös korjata tiedot itse, jos on virhe. Kaikki asiakkaat eivät kuitenkaan ole tarpeeksi teknisiä, jotta he tietävät, miten Internet-tietokantoihin pääsee käsiksi.
KAKSOISVALVONTAJÄRJESTELMÄ
Erittäin ratkaisevia tietoja on aina tarkastettava kahdella silmäparilla. Kun yksi työntekijä muokkaa tietoja, tiedot on muokattava käyttämällä eri väriä, jotta muutos tehtäisiin. Sitten toinen työntekijä voi tarkastella tietojen muokkausta varmistaakseen, että virheitä ei tapahtunut.
Data Management Consultants
Monet konsulttiyritykset ovat erikoistuneet tietojen laadun hallintaan. Nämä yritykset tutkivat, miten yritys toteuttaa tietohallintaprosesseja ja antaa suosituksia siitä, miten näitä prosesseja voidaan parantaa.
