Hankkeen tai suuren hankinnan hyväksynnän pyytäminen voi olla hermostunut ja turhauttavaa. Oikeassa sanamuodossa ja asenteessa saat kuitenkin enemmän tarvetta. Tutkimus on myös avainasemassa: sinun on tiedettävä tarkalleen, mitä tarvitset, tiedä, mitä vaikutuksia yrityksellesi tulee ja kykenee selittämään sen, mitä pomosi ymmärtävät. Erityinen ja hyvin kirjoitettu pyyntökirje voi mennä pitkälle kohti ideasi tai projektin toteutumista.
Tutki ehdotustasi
Hyväksymisprosessin ensimmäinen vaihe on tutkia mitä tarvitset. Jos pyydät uuden yrityksen ajoneuvoa, tutkia tarkalleen, millaista ajoneuvoa haluat, kuinka paljon se maksaa ja miten se sopii yrityksen tarpeisiin. Älä anna yleistä lausuntoa siitä, mitä haluat hyväksyä. Kirjeesi vastaanottaja päättää todennäköisemmin, jos kirjeenne on selvää, että olet pyrkinyt selvittämään, mikä on yritykselle paras. Vielä tärkeämpää on, mitä tarkemmin olet, sitä todennäköisemmin hän on miellyttävä antamaan sinulle hyväksynnän hankkeelle tai ostolle, koska hän tietää tarkalleen, mitä teet hyväksynnän jälkeen.
Alusta kirje oikein
Aloita antamalla pomosi nimi ja nimi (esimerkiksi varapresidentti Smith). Jos sattumaltaan et tiedä, kuka lukee kirjettä, kirjoita kirjeen nimi (esimerkiksi "Hyvä komission jäsen."). Henkilökohtaistaminen on kuitenkin tärkeää, joten tee parhaanne selvittääksesi henkilön nimi ja oikea nimi. Voit usein löytää tämän organisaation verkkosivuilla tai noutamalla puhelimen ja pyytämällä henkilön nimeä.
Esittele sitten ostos tai ehdotus, jonka haluat hyväksyä. Yritä tehdä se kirjeesi ensimmäisessä virkkeessä. Näin lukija voi saada selkeän käsityksen siitä, mitä ehdotat heti, ja antaa hänelle kontekstin muulle kirjeelle. Tämän ansiosta hän tietää myös, että tiedät tarkalleen, mitä haluat.
Esimerkki:
Hyvä valvoja Cunningham,
Castle Rock High School marssiyhtye tarvitsee uusia univormuja.
Anna yksityiskohtaisia esimerkkejä
Selitä seuraavaksi, miksi ehdotettava toimenpide on toteutettava. Vaikka on selvää, miksi osto on välttämätöntä, selitä sen perusteet yksityiskohtaisesti. Jos kirjeen vastaanottaja ei näe hyvää syytä kirjeeseen ehdotetulle toiminnalle, se epäonnistuu. Tämän pitäisi kestää vain muutama lause.
Esimerkki:
Ostimme viimeksi univormut vuonna 1992, ja nykyinen kokoelma on erittäin repeytynyt ja kulunut.
Jatka mainitsemalla kaikki syyt, joiden vuoksi ehdotus olisi hyödyllinen yrityksellesi.Kyse on siitä, mitä yrityksesi tekee, eikä siitä, miksi olet henkilökohtaisesti sitä mieltä, että ehdotus on tärkeä.
Esimerkki:
Marssijoukkue edustaa koulumme paraateissa, jalkapallopeleissä ja muissa yhteisöjärjestelyissä. Uudet univormut asettaisivat koulumme paljon myönteisempään valoon.
Meidän on nyt maksettava räätälöintiyritys tuhansia dollareita joka vuosi säilyttääkseen vanhat univormut. Uudet poistaisivat nämä maksut.
Uusien moderneiden univormujen saanti lisäisi suuresti koko bändin moraalia, joka yleensä johtaa korkeampiin palkkaluokkiin kaikille jäsenopiskelijoille.
Tee arvokasta tietoa
Kirjoita kirjeenne nimesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi mukaan ja pyydä lukijaa ottamaan sinuun yhteyttä, jos sinulla on kysymyksiä kirjeestä tai ehdotuksesta. Ota tarvittaessa huomioon myös päivämäärä, jonka toivotte saavan vastauksen pyyntöön. Kun olet kirjoittanut kirjeen, sen pitäisi olla enintään yksi sivu, ellei sinulla ole erittäin hyvä syy jatkaa toiselle sivulle (kuten hyvin monimutkainen ehdotus, joka vaatii pitkää selitystä tai pitkä luettelo syistä, miksi pyyntösi olisi hyödyllinen).
Esimerkki:
Jos sinulla on kysyttävää, tapaan mielelläni milloin tahansa.
Kiitos,
Ben Warren, johtaja, [email protected] 555-1234
Lopulliset vinkit
Kirjoita aina kunnioittavasti ja muodollisesti. Esimerkiksi sen sijaan, että sanottaisiin: "Yritykselle olisi hienoa, jos voisimme ostaa muutamia uusia tulostimia", kirjoita jotain, "Jos yritys ostaa viisi uutta tulostinta, se hyödyttäisi esimerkki Corp.:ta, koska …" Jos sitä ei vielä tarvita, harkitse kirjeen tulostamista ja lähettämistä käsin sen sijaan, että se lähetettäisiin vastaanottajalle. Se osoittaa, että todella välität ehdotuksestasi, ja tekee todennäköisemmäksi, että hän muistaa vastaavansa kirjeeseen ajoissa.
Huomaa, että hyvin kirjoitettu hyväksymiskirje ei välttämättä pääse mihinkään - vastaanottaja voi päättää, että itse ehdotus on ongelma. Tällöin sinun täytyy esittää täysin uusi idea tai ajaa aikaa, kunnes voit yrittää uudelleen.
