Kohdista tavoite, kun lähetät valituksen tai kun pyydät asiakaspalvelua. Voita asiakaspalvelukirjeen taistelu hallitsemalla omaa turhautumistasi ja koottamalla kohtelias, johdonmukainen pyyntö korjaamiseksi. Kirjoita asiakaspalvelukirje saadaksesi tuloksia seuraamalla muutamia yksinkertaisia ohjeita, aivan kuten sanomalehtien toimittajien perinne.
Kuka?
Osoita kirjeenne huolellisesti. "Varmista, että lähetät sen … sen, joka voi toimia sen mukaan", sanoo Rosalie Maggio, How to Say It.
Tutki sopivaa nimeä ja osoitetta; älä arvaa tai oleta. Osoita valituksenne "John Smith, asiakaspalvelun johtaja, ABC Gadget Corporation", jolla on asianmukainen katuosoite eikä vain "asiakaspalveluosasto".
Soita tiedotustoimistoihin, etsi verkkopohjaisia resursseja, kuten Hooverin (resurssi alla), tai kokeile Better Business Bureau -ohjelmaa, jos tarvitset lisää apua.
Mitä, missä ja milloin?
Käytä arvokasta kieltä kirjeenne. Tunnista tuote tai palvelu, joka on valituksen aihe. Määritä tiedot, kuten merkki, malli, vuosi, toimituspäivä tai asennuspäivä.
"Kun kuvailet ongelmaa, olkaa erityisiä ja pisteitä. Ainoastaan toteamalla, että tuote ei toimi, ei ole riittävästi tietoa. Yksityiskohtainen yhteenveto valituksestasi auttaa yritystä ratkaisemaan ongelman," ehdottaa RocketLawyer-sivusto. joka tarjoaa asiakasvalituskirjeitä.
"Ostin MagnaGadgetin, joka on asetettu kolme viikkoa sitten, ja alkoi kokea ongelmia heti, kun purin sen. Gadgetit eivät pysy telineellä tai kahvalla," antaa paljon enemmän tietoa kuin "Tuotteesi haisevat!" Anna yritykselle työkalut, joita he tarvitsevat kantelunsa käsittelemiseksi.
Millä tavalla?
Luettele tähän mennessä toteuttamasi vaiheet ongelman ratkaisemiseksi. Selitä, mitä olet tehnyt ja mitä vastausta olet saanut.
"Kauppa, jossa ostin sarjan, viittasi paikalliseen asiakaspalveluun täällä Metro: ssa. George Allenby ilmoitti, että he eivät pystyneet auttamaan minua, koska ostin sarjan alennusmyymälästä. luotettavien gadgetien maine ja olen hyvin pettynyt tähänastiseen vastaukseen."
Tarjoa erityinen ja tyydyttävä ratkaisu ongelmaan. "Uskon, että ABC tekee hyvän tuotteen. Tämä on luultavasti vain pieni häiriö yritykselle, mutta se on minulle suuri ongelma. Jos ABC korvaisi viallisen MagnaGadget-sarjan, olisin onnellinen." Anna yritykselle tapa tehdä asiat oikein, mutta olla kohtuullinen.
Miksi?
Käsittele kirjeen vastaanottajaa, jota haluat käsitellä: Arvokkuus ja hyvät hyvät käytännöt antavat sinulle paremman tuloksen kuin epäkohteliasta ja loukkaavaa käyttäytymistä. Noudata seuraavia ohjeita: "… muista olla taktinen, mutta vakaa. Jos sinusta tuntuu, että olet pahoinpidelty, pidä kiinni aseistasi ja älä ole tyytyväisiä, kunnes ongelma on korjattu", Margaret McCarthy korosti tässä kirjeessä Helppo. Ansaitse kirjeen vastaanottajan kunnioitus kohteliaalla ja kohtuullisella lähestymistavalla ja saat paljon todennäköisemmin, että ongelma ratkaistaan tyydyttävällä tavalla.
Lisää kirjoitusviestitietoja
Valituslomakkeet kiireisille ihmisille; John Bear ja Maria Bear, 1999
Shocked, Appalled ja Dishayed: Miten kirjoitat valituksia, jotka saavat tuloksia; Ellen Phillips, 1998
