Valituksen kirje toimii pysyvänä kirjana valituksestasi yksilön tai organisaation kanssa. Hyvin kirjoitettu kirje ilmoittaa selvästi ongelman, jonka olet kohdannut tiettyyn tuotteeseen tai palveluun ja odotettuun resoluutioon. Kun kirjoitat kirjettä, ota rauhallinen ja ammattimainen sävy. Vältä uhkia, kunnioittamattomia rantoja, sarkasmia tai sopimatonta kieltä. Useimmissa tapauksissa kirjoitat kirjeen henkilölle, joka ei ollut vastuussa ongelmastasi, mutta hän voi olla avuksi sen ratkaisemisessa.
Osoita kirjeenne tietylle henkilölle. Älä käytä "Dear Sir" - tai "Kenelle se voi huolehtia". Soita puhelinkeskukseen ja kysy asianmukaisen johtajan nimi ja nimi. Vahvista hänen nimensä oikea oikeinkirjoitus. Jos et voi tunnistaa nimeä, käytä sopivaa otsikkoa, kuten "Asiakaspalvelupäällikkö".
Käytä kynää ja paperia tai tekstinkäsittelyohjelmasi luonnosversiota tallentaaksesi kaikki valitukseen liittyvät tiedot. Sisällytä tietoja, kuten tuotteen nimi ja kuvaus, tilausnumero, tuotenimi, mallinumero, hinta ja ostopäivä. Kopioi kaikki valitukseen liittyvät asiakirjat. Lue kaikki tiedot uudelleen ja varmista, että valitus on oikeutettu.
Aloita kirjain positiivisella merkinnällä. Käytä ensimmäistä kohtaa keskustelemaan organisaation joistakin myönteisistä näkökohdista. Voit esimerkiksi mainita uskollisuutesi tuotemerkkiin tai erityisiin asioihin yrityksen henkilöstön kanssa. Esimerkiksi "Aiemmin olen nauttinut ostoksestasi. Monet myyntiedustajat tervehtivät minua nimeäni ja menevät pois varmistaakseen, että olen tyytyväinen ostoksilleni."
Ilmoita valituksen luonne toisessa kohdassa. Sisällytä kaikki yksityiskohdat, jotka lukijan on tiedettävä, jotta voit käsitellä valituksesi. Esimerkiksi "Palautan 30 päivän takuun ehtojen mukaisesti 7.3.2011 ostamani näytön 373,89 dollaria. Suljettu on kopio kuitista." Älä lähetä alkuperäiskappaleita kuitista tai muista asiakirjoista.
Käytä kolmannen kohdan avulla selkeästi odotuksiasi. Esimerkiksi: "Koska leivänpaahdin ei toimi valmistajan ilmoittamien ohjeiden mukaisesti, odotan, että palautus on kokonaisuudessaan 47,83 dollaria ja postikulut, jotka maksoin leivänpaahtimen palauttamisesta. Odotan neljä viikkoa vastauksestasi. Jos en kuule sinulta, otan yhteyttä Better Business Bureauen."
vinkkejä
-
Sisällytä nimesi, osoitteesi, puhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi. Kirjoita lyhyitä kappaleita ja pidä kirjaimen pituus yhtenä sivuna. Pyydä luotettua ystävääsi tai sukulaisestasi oikaisemaan kirjeenne. Sen lisäksi, että hän tarkistaa oikeinkirjoituksen ja kielioppivirheet, hänen on varmistettava, että kirjeen sävy on sopiva.
