Termit ”hankekustannukset” ja ”hankkeen budjetti” heitetään usein löyhästi projektin suunnitteluvaiheessa. Vaikka jotkut uskovat, että nämä kaksi termiä ovat keskenään vaihdettavissa, toiset tietävät, että näiden välillä on ero. On tärkeää, että projektipäällikkö ymmärtää näiden ehtojen merkityksen ja osaa käyttää niitä asianmukaisesti, jotta vältetään sekaannus hankkeen hallinnoinnissa ja yhteydenpito yrityksen johtajien kanssa sen etenemisestä.
Hankkeen talousarvio
Termi ”hankkeen budjetti” viittaa talousarvioon, joka osoittaa, miten hankkeen rahat käytetään. Se hajottaa taloudelliset tiedot kustannuksista ja hankinnoista, jotka ovat tarpeen hankkeen onnistumiseksi. Talousarviossa esitetään esimerkiksi työntekijöiden palkat, koneiden hankinnat, toimitukset, työkalut ja vuokrat väliaikaisille toimipaikoille. Toisin sanoen, projektipäällikkö pystyy raportoimaan jokaisesta hankkeeseen käytetystä penniäkummasta.
Hankkeen kustannukset
Termi ”hankekustannukset” viittaa kokonaissummaan, joka kyseiselle hankkeelle maksaa yritykselle. Johtajat käyttävät tätä lukua muutoksiin yhtiön muissa budjeteissa, kuten toimintatalousarvioissa, pääbudjetissa ja kustannusbudjeteissa, jotta kyseinen projekti voidaan tehdä. Hankkeen kokonaiskustannukset lasketaan lisäämällä kokonaiskustannukset hankkeen talousarvioon, joten yritysten omistajat tietävät, kuinka paljon on varattava.
Projektin kehittäminen ja muutokset
Hankkeen kokonaiskustannussuunnitelma vaikuttaa, jos hankkeen budjetti mukautetaan projektin kehittämisen ja toteuttamisen aikana. Esimerkiksi hankkeeseen voivat vaikuttaa odottamattomat olosuhteet, kuten huonot sääolot tai työvoiman puute kentällä. Talousarvio voi muuttua, jos kone keskeytyy ja se on vaihdettava. Jos budjetti muuttuu sen jälkeen, kun se on hyväksytty, hankkeen kokonaiskustannussuunnitelmaa muutetaan.
Kustannusten ja talousarvion käyttäminen
Yhtiön johtajat pitävät alun perin suunnitellut hankekustannukset ja hankkeen lopulliset kustannukset tulevaisuuden suunnittelussa. Kustannuserot osoittavat, missä suunnittelussa oli puutteita, mikä on hyödyllistä tuleville hankkeille. Se on myös hyödyllinen riskienhallinnan ja ennaltaehkäisevien toimenpiteiden kannalta, joten talousarvio voi olla tarkempi tulevien hankkeiden tai tehtävien osalta.
