Hyvä projektinhallinta tarkoittaa dokumentoinnin tekemistä, mitä teet ja mitä on tehty.Sekä hankkeen peruskirja että projektin laajuus luodaan alkuvaiheessa hankkeen aloitusvaiheessa, ja kukin auttaa ohjaamaan hanketta oikeaan suuntaan. Vaikka molemmat asiakirjat ovat ratkaisevan tärkeitä hankkeen hankkimiseksi maasta, niillä on paljon eri tarkoituksia, yleisöjä ja sisältöä.
valtuutus
Perusoikeuskirjassa on yksi ensisijainen tarkoitus: valtuuttaa hankkeen johtaja käyttämään määrättyjä resursseja hankkeen loppuun saattamiseksi. Toiseksi peruskirjassa olisi osoitettava hankkeen sponsori. Nämä kaksi ihmistä hallinnoivat ja tukevat projektia useissa ryhmissä ja useiden vaiheiden kautta. Peruskirjan tulisi olla tiivis asiakirja, joka alkaa lyhyen johdanto-osan projektista, joka sisältää tavoitteet, tavoitteen ja tavoitepäivämäärän; sisällyttää taulukko, jossa luetellaan hankkeen johtaja, sponsori ja muut johtavat sidosryhmät; ja sulje allekirjoitukset nimettyjen osallistujien kanssa. Peruskirjan pitäisi olla harvoin pidempi kuin kaksi sivua.
Hyväksyminen
Koska peruskirja on allekirjoitettu vähintään yhdellä vanhemmalla toimihenkilöllä, sponsorilla, se antaa hankkeen dokumentoidun pätevyyden. Peruskirja toimitetaan usein esimiehille tai muille korkean tason jäsenille, ja se palvelee, että hanke on hyväksytty. Koska monia hankkeita hallinnoidaan osastojen kesken, tämä hyväksyntä palvelee myös muita tiimejä siitä, että heidän yhteistyöstään tarvitaan. Usein peruskirja esitetään yhdessä yrityksen kanssa, ja nämä kaksi asiakirjaa kirjaavat hankkeen syyn.
Tavoitteet
Projektin laajuus määrittelee projektin parametrit. Aluksi laaditaan alustava soveltamisasiakirja (yhdessä peruskirjan ja muiden aloitusasiakirjojen kanssa) tavoitteiden kartoittamiseksi. Tämä asiakirja esitetään yleensä ryhmän johtajille, jotka osallistuvat jäseniä projektiryhmään, mutta se ei sisällä sitä, miten tehtävät suoritetaan. Esimerkiksi rakennushankkeessa alustavassa laajuudessa kuvataan rakennettava rakenne, mukaan lukien huoneiden lukumäärä, neliömetriä ja sisäänkäyntien määrä.
vastuullisuutta
Soveltamisasiakirja auttaa sidosryhmiä määrittämään, onko hanke valmis. Koska laajuusasiakirjassa määritellään, mitä hanke toimittaa, on koko hankkeen ajan hyödyllistä määritellä, onko hanke aikataulussa päättyäkseen onnistuneesti. Jos projektisi toteuttaa ohjelmistopaketin, joka sisältää kolme sovellusta, ja olet suorittanut kaksi, et ole antanut luvattua soveltamisalaa. Soveltamisalan asiakirjat muuttuvat usein projektin aikana tästä syystä. Toisin kuin peruskirja, laajuusasiakirjoja pidetään "elävinä" asiakirjoina, ja kun uusia tietoja löydetään, tavoitteet voidaan muuttaa.
