Toimistoprosessit ovat tärkeitä, jos haluat ajaa asioita sujuvasti ammatillisessa ympäristössä, olipa kyseessä sitten lakiasiaintoimisto, lääkäri tai julkinen laitos. On tärkeää, että kirjallinen menettely on näkyvissä. Jokaisella toimistolla pitäisi olla kirjallinen menettely, jonka esimies ja toimiston johtaja ovat kehittäneet etukonttorissa.
Mitkä Office-menettelytavat on määriteltävä
Työajan tulisi olla ensimmäinen asia, ja kaikkien työntekijöiden tulisi olla töissä ajoissa ja valmistautua päivälle. Jos asiakas saapuu toimistoon ja kukaan ei ole siellä, heillä on todennäköisesti kielteinen näkemys liiketoiminnasta ja he eivät voi koskaan palata. Lisäksi toimiston tulee olla siisti, puhdas ja hyvin toimitettu. Varmista, että sisäänkirjautumislista ja kynät ovat asiakkaiden käytettävissä kirjautua sisään ja mahdollisuuksien mukaan tehdä kahvia ja vettä. Ensimmäiset näyttökerrat ovat kaikki onnistuneessa liiketoiminnassa. Lisäksi jokaiselle asiakkaalle tulisi kohdella kunnioitusta ja ammattitaitoa riippumatta siitä, ovatko ne toimistossa tai puhelimessa. Jos puhelu saapuu esimiehelle, työntekijän on saatava kaikki tiedot ennen niiden liittämistä soittajalle, mukaan lukien nimi, puhelun luonne ja puhelinnumero, jos yhteys katoaa. Jos puhelu on tarkoitettu tapaamiselle, heidän tulisi selvittää vierailun luonne ja kertoa heille, mikä on saatavilla, varmistaen, että saat puhelinnumeron peruutuksen sattuessa. Heidän pitäisi aina toistaa, mitä sanotaan niin, ettei sekaannusta ole.
organisaatio
Järjestä ja ylläpidä työasemaa tuottavuuden maksimoimiseksi. Varmista, että kopiokoneessa on paperia, tietokoneet ovat käynnissä, postia jaetaan ja viestit toimitetaan. Jos työhön kuuluu matkajärjestelyjen luominen, muista tietää, mihin esimies haluaa pysyä ja tallentaa lentoaikoja ja vuokra-auton tietoja sekä selvittää matkakohteessa vallitsevaa säätä. Tarkista aina esimieheltäsi ennen matkasuunnitelmien varaamista. Kun kaikki varaukset ovat valmiit, tulosta kaksi reittiä - yksi sinulle ja toinen ohjaajalle - ja kirjoita matkapäivät kalenteriin.
Siirry päivän päätteeksi tapaamisiin esimiehesi kanssa ja tee hänet tietoisiksi seuraavien päivien tapaamisista. Aseta puhelinvastaaja puheviestiin tai vastaajapalveluun. Sammuta kaikki laitteet, kopiokoneet, tulostimet ja tietokoneet ja tyhjennä kahvinkeitin ja sammuta kahvinkeitin. Varmista lopuksi, että kaikki ovet on lukittu ennen hälytyksen asettamista.
