Projektipäälliköt vastaavat siitä, että heidän työntekijänsä suorittavat tehtävän aikataulussa ja alibudjetissa. Monissa hankkeissa henkilöstöön liittyvät kustannukset muodostavat suurimmat kustannukset talousarviossa. Tehokkaan henkilöstömallin rakentaminen antaa esimiehille mahdollisuuden ennustaa, kuinka paljon henkilöstön tukea tarvitaan hankkeen tehtävien suorittamiseksi tuhlaamatta arvokkaita työvoimakustannuksia liikaa työllistämistä varten. Henkilöstömallin rakentamisen oppiminen auttaa sinua kehittämään vakuuttavan hanke-ehdotuksen tai optimoimaan olemassa olevan projektin.
Määritä tehtävät työnkulun suunnitelmasta jokaiselle paikalle. Pidä tehtävät riittävän yksityiskohtaisina, jotta ne jäävät vain yhden sijainnin työn kuvauksen alle. Esimerkiksi projektissa, joka edellyttää sekä sisällöneditoria että kopiointitoimintoa, tulisi listata ”muokata sisältöä tosiasiallista tarkkuutta varten” ja ”muokata sisältöä kielioppi ja selkeys” tehtävinä pikemminkin kuin yleisempää ”muokkaa sisältöä”.
Lisää yhteen kunkin tehtävän suorittamiseen tarvittava aika. Käytä työnkulun suunnitelman projekteja. Jos esimerkiksi "muokkaa sisältöä tosiasiallista tarkkuutta varten" vaatii 14 tuntia jokaiselle kappaleelle ja sisällöneditorin muut tehtävät edellyttävät 80 tuntia viikossa, niin hankkeen, joka tuottaa kolmea sisältöä viikossa, tarvitaan 122 tuntia (42 tuntia + 80 tuntia) tehdä työtä sisällön muokkaajilta.
Jaa viikoittain vaadittavat työtuntien lukumäärä organisaation kokoaikaisen työviikon pituudella. Jos esimerkiksi organisaationne kokopäivätoiminen työntekijä työskentelee 40 tuntia viikossa, jaa 122 tuntia 40 tuntia viikossa työntekijää kohti kolmen kokoaikaisen työntekijän työn arvoon ja kaksi ylimääräistä työtuntia.
Toista jokaiselle paikalle. Tarkista, että kaikki projektissa vaaditut tehtävät otetaan huomioon koko työtunnissa.
Säädä henkilöstön mallia projektin alkaessa. Jatka jokaisen tehtävän budjetoidun ajan säätöä tarkkailemaan havaittua suorituskykyä.
